INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE I EF HALSSKOVGADE 2 – 4
Dato og tidspunkt:
Torsdag den 3. oktober 2016, kl. 18.00.
Inviteret til at deltage:
Carsten Fogt (bestyrelsesmedlem)
Claus Holmer (bestyrelsesmedlem)
Børge Kristensen (bestyrelsesmedlem)
Peter Vestergaard (bestyrelsesmedlem).
Startinfo:
Mødets hovedformål er, at bestyrelsen tager endelig stilling til det regnskabsmateriale m.m. der skal forelægges på Foreningens ordinære generalforsamling for foreningsåret 2015/16 den 31. oktober d.å.
Herudover vil bestyrelsen søge at gennemgå og tage stilling til en række punkter, der er blevet aktuelle siden sidste møde den 1. september d.å. og, i det omfang tiden tillader det, følge op på de uafsluttede sager, der er oplistet i referatet af dette møde.
DAGSORDEN
Punkt 1
Endelig stillingtagen til:
1.1, Foreningens regnskab for 2015/16
1.2, Budgetforslaget for 2016/17
1.3, Bestyrelsens forslag til forelæggelse på generalforsamlingen.
Info:
Udkast til alle 3 materialer er tilsendt bestyrelsens medlemmer.
Referat:
1.1, Bestyrelsen tog stilling til de sidste korrektioner til det endelige foreningsregnskab for 2015/16. Årsresultatet viser et underskud på 68.429 kr. Regnskabet eftersendes i uge 42.
1.2, Bestyrelsen tog stilling til de sidste korrektioner til sit endelige budgetforslag for 2016/17. Budgetforslaget eftersendes i uge 42.
1.3, Bestyrelsens 2 forslag og 2 ejeres forslag er allerede rundsendt den 7. oktober d.å.
Punkt 2
Behandling af følgende aktuelle sager:
2.1, Forretningsgang mht. abonnement på elevatorservice, igangsætning af - og opfølg-
ning på elevatorarbejder
2.2, Forretningsgang mht. igangsætning af - og opfølgning på VVS-arbejder
2.3, Opdatering mht. uafsluttede sager med Foreningens ventilationssamarbejdspartner,
herunder tidsplan for ventilationssagen
2.4. Tidsplan for udbedring af de tærede faldstammer
2.5. Stilling til - og opfølgning på vandskaden på 4. sal/5. sal i Halsskovgade nr. 2.
Info:
Oplysninger og undermateriale om de oplistede sager er tilsendt bestyrelsens medlemmer.
Referat:
Følgende punkter af ovennævnte punkter blev behandlet som følger:
2,3, Den besluttede og i tidligere referater omtalte TV-inspektion af ventilationskanalerne i Halsskovgade nr. 2-halvdelen af ejendommen er aftalt til at finde sted den 28. oktober d.å.
Bestyrelsen har sammen med DK IndeklimaService foretaget gennemgang af ventilations-huset på taget af Halsskovgade nr. 2. Gennemgangen viste defekte ventilationslejer og mulighed for forbedret udluftning fra pumpehuset. Bestyrelsen har den 27. september d.å. modtaget tilbud på udbedringsarbejderne.
På grundlag af tilbuddet vil DK IndeklimaService udskifte de defekte lejer den 21, oktober d.å., mens den mulige forbedring af ventilationsaftrækket er ved at blive undersøgt nærmere.
Påbud om frakobling af ethvert individuelt opsat mekanisk udsugnings-/ventilationsanlæg vil blive rundsendt til samtlige ejere sammen med det eftersendte regnskabsmateriale. Dog ikke til ejerne af ejendommens 2 5.-sals penthouselejligheder, der ikke er tilsluttet det øvrige centrale ventilationsanlæg.
2,4, Bestyrelsen har overgivet de modtagne 15 tæringsanmeldelser til Aktuel Byggerådgivning ApS (ABR) med anmodning om at udarbejde udbudsmateriale, indhente tilbud på arbejdet fra 2 VVS-firmaer og være tilsynsførende med selve arbejdsprocessen på bestyrelsens vegne.
2.5, Det var ikke muligt for ABR at fastslå vandskadens præcise årsag i deres sagsrapport, men på grund af dens ordlyd mente bestyrelsen, at skaden med overvejende sandsynlighed ikke var et foreningsanliggende. Det medførte, at hverken Foreningens - eller de skadelidte ejeres forsikringsselskaber ville acceptere de indsendte skadesanmeldelser.
Bestyrelsen har derfor foreslået de skadelidte ejere at lade VVS Solution undersøge nogle konkrete punkter angående skaden, der meget vel kan forventes at kunne genopstå, eftersom den præcise årsag ikke er fastslået. Forslaget er accepteret og sat i værk.
Punkt 3
Opfølgning m.m. af de i referatet af bestyrelsesmødet den 1. september d.å. oplistede uafsluttede sager, hvoraf følgende kan meldes endeligt afsluttede:
Referat:
Følgende punkter blev behandlet, og de nævnte tiltag iværksat:
Vandbruddet ud for nr. Halsskovgade nr. 4, Bestyrelsen har den 28. september d.å. anmodet Foreningens administrator om at skadesanmelde de endelige arbejder, der beløb sig til 75.771 kr., til Foreningens forsikringsselskab, Gjensidige Forsikring. Foreningens
selvrisiko er på 40 %, hvorfor forsikringsdækningen vil udgøre 60 % eller 45.562 kr. Dækningsbeløbet er endnu ikke afregnet.
Skade på dykpumpen i elevatorbrønden i Halsskovgade 2, Der er blevet konstateret en ny skade, herunder også nogle følgeskader. Dykpumpen er genudskiftet på garantien, og reparationsarbejderne er afsluttet. Foreningen har modtaget fakturaer på i alt 11.202 kr. for reparationsarbejderne.
Storskraldsproblemerne på flisearealet i gården ved indgangsdøren til Halsskovgade nr. 2, er tilsyneladende nu helt løst. Desuden er samtlige containere nu placeret midt under ejen-dommen, sådan at flisearealet ikke mere umiddelbart indbyder til placering af storskrald.
Punkt 4
Eventuelt:
Referat:
Da der herefter ikke fremkom yderligere punkter til behandling på mødet, afsluttedes det.
Punkt 5
Sager, der ikke er endeligt afsluttet. Der tale om følgende punkter og underpunkter:
Bakteriesagen, angående ejendommens brugsvand
Brandsagen, endelig afleveringsforretning har endnu ikke fundet sted
Kanylesagen, angående viceværtens fund af brugte kanyler i affaldsskaterne
Igangsætning og opfølgning på elevator- og VVS-arbejder, opfølges efter generalforsamlingen
Istandsættelse af kælderlokalet i nr. 2, videreføres efter generalforsamlingen
Opdatering af bestyrelsens forretningsorden, kommunikationsform internt og eksternet samt central arkivering af væsentlige foreningsdokumenter og -oplysninger, videreføres efter generalforsamlingen.
Dato for mødeindkaldelsen:
Den 2. oktober 2016
Dato for referatet:
Den 16. oktober 2016
Dagsorden og referat, Carsten Fogt
Referatet er udlagt på Foreningens hjemmeside.
031016 Bestyrelsesmøde referat