INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE I EF HALSSKOVGADE 2 – 4
Dato og tidspunkt:
Onsdag den 8. juli 2015, kl. 18.00
Inviteret til at deltage:
Carsten Fogt (bestyrelsesmedlem)
Børge Kristensen (bestyrelsesmedlem)
Niels Brix (bestyrelsesmedlem)
Peter Vestergaard (bestyrelsesmedlem)
Per Banke (bestyrelsesmedlem)
Stig Stender Sapru (suppleant), deltog ikke
Mogens Bilde (gæst).
DAGSORDEN
Punkt 1
Bestyrelsen tager stilling til praktisk opfølgning på den faktiske levering af den løbende viceværtservice, der er aftalt i den ny viceværtoverenskomst. Organiseringen af Foreningens viceværtservice overvejes overordnet.
Info:
Der er opnået gensidig enighed om honoreringen af den fremtidige viceværtservice, hvorfor den ny viceværtoverenskomst er underskrevet af bestyrelsen og afsendt til underskrift af viceværten. Bestyrelsen anser overenskomsten for trådt i kraft pr. 1. juni d.å., men den er, efter flere rykkere, endnu ikke returneret i underskrevet stand af viceværten, hvilket indgår i ovennævnte overvejelser.
Referat:
Den ny viceværtoverenskomst foreligger nu underskrevet både af Lars Scherlund og af bestyrelsen, således at alle formalia angående dens ikrafttræden er på plads.
Bestyrelsen har aftalt med Lars Scherlund, at hans team til brug for opfølgning på løbende arbejdsopgaver, der skal udføres med intervaller på mere end 1 uge, udfylder et skema med angivelse af dato for opgavernes udførelse og medarbejderinitialer. Der er mulighed for tilføjelse af eventuelle bemærkninger. Bestyrelsen vil gennemgå skemaerne på månedsbasis.
Målet med hele tiltaget er dels opdatering og dels stramning af de arbejdsopgaver, der indgår i Foreningens viceværtfunktion. Bestyrelsen overvåger løbende resultaterne.
Punkt 2
Bestyrelsen opsummerer og orienterer sig mht. udviklingen i følgende løbende sager:
Afskærmning af lamperne på den store fællesterrasse på 5.-sal
Brandsagen
Malerarbejder mm. i ejendommens 2 trappeopgange
Murerarbejderne i skelmuren til AB Holbækgården og ved indgangspartierne til nr. 2 og 4
Ventilationssagen.
Info:
Sagerne er tidligere behandlet på bl.a. Foreningens seneste generalforsamling og i referaterne af bestyrelsens seneste møder. Til dette møde henvises der til det tidligere udsendte materiale samt til den løbende e-mailkorrespondance mm.
Referat:
Bestyrelsen har på den store fællesterrasse ladet montere tape hen over midten på lampeskærmene. Det kraftige lys skulle herefter være dæmpet væsentligt.
I de 2 lejligheder, der berørtes af branden umiddelbart før nytår i 2012, gennemførtes den 25. marts d.å. en besigtigelse til afklaring af omfanget af endnu ikke udbedrede skader og af fejludbedrede skader. AktuelByggerådging ApS (ABR)'s rapport over besigtigelsen konkluderer, at de involverede entreprenører i sagen skal rette de fejludbedrede skader. Entreprenørerne er blevet kontaktet, og sagen følges op efter sommerferien. Angående de ik-ke udbedrede skader har Foreningens administrator sendt rapporten til vores forsikringsselskab for at orientere om disse yderligere forsikringsskader. Henvendelsen er endnu ikke besvaret. I forhold til referatet af 25. maj d.å. for sidste bestyrelsesmøde foreligger der beklageligvis ikke meget udvikling i sagen, også den følges op efter sommerferien.
Selve malerarbejderne i ejendommen 2 trappeopgange er nu afsluttet. Der mangler stadigvæk nogle mindre opfølgningsarbejder, og istandsættelsen af de 2 elevatorstole er end-nu ikke påbegyndt. Hele projektet afsluttes efter sommerferien. Bestyrelsen har besluttet, at der frem over én gang om året skal følges op istandsættelsen af de 2 trappeopgange i form af opmaling af nye skrammer mv., således at liftet i udseendet i videst muligt omfang fastholdes.
De anførte murerarbejder er afsluttet.
Angående ventilationssagen henvises også til referatet af 25. maj d.å. for sidste bestyrelsesmøde. Det nye i sagen er, at bestyrelsen mener at have fundet nogle nye til- og fraluftventiler, der er praktiske til brug i vores ventilationssystem. Bestyrelsen er i dialog med ABR om sagen. Endelig har bestyrelsen anmodet administrator om at skrive til samtlige ejere om nødvendigheden af, at udsugningsanlægget ikke er lukket/spærret i nogen lejlighed. Brevet er endnu ikke rundsendt.
Punkt 3
Bestyrelsen gennemgår og drøfter følgende sager, som det tidligere har været overvejet og fortsat overvejes at igangsætte:
Maling af ejendommens altangange
Renovering af ejendommens dørtelefonanlæg
Tiltag til fællesanskaffelse og -montering af termostatventiler i de lejligheder, hvori de stadigvæk mangler
Tiltag til at forbyde ejere at opsætte udvendige altankasser på de private altaner, da de pga. vandudslip kan forårsage skjolder på facaden og generelt udgør et faremoment.
Info:
Sagerne er tidligere behandlet på bl.a. Foreningens seneste generalforsamling, under drøftelser på bestyrelsens seneste møder og i tidligere udsendt materiale. Der henvises hertil.
Referat:
Bestyrelsen har anmodet ABR om indhentning/beregning af prisoverslag for maling af betonvæggene ind mod de 10 lejligheder på hver af ejendommens 4 altangange.
Bestyrelsen drøftede muligheden for at renovere ejendommens dørtelefonanlæg. Bestyrelsen har for flere år siden af ABR modtaget et prisoverslag på arbejdet. Der blev ikke på mødet taget endelig stilling til sagen, men den følges op.
Bestyrelsen drøftede tiltaget til fællesanskaffelse og -montering af termostatventiler i de nævnte lejligheder. Der blev ikke på mødet taget endelig stilling til tiltaget, men det følges op.
Bestyrelsen drøftede tiltaget til forbud mod de nævnte altankasser og besluttede at besigtige de altaner og altankasser, sagen drejer sig om, for ar orientere sig mere præcist, således at emnet kan behandles på den kommende generalforsamling.
Punkt 4
Bestyrelsen tager stilling til følgende forslag og tilbud på følgende 4 konkrete arbejder:
Terrazzogulvene i de 2 opgange renses og pudses, når det øvrige malerarbejde er afsluttet, forslag
Montering af vaskbare (plast)plader under lågerne til affaldsskakterne, forslag
Reparation af betonkant mod opgang nr. 2 på svalegangen, 3. sal, tilbud kr. 9.840,00 før moms
Reparation af ridser på de nymalede områder i opgang nr. 2, skønnet tidsforbrug max. 2 timer.
Info:
De 2 første forslag er stillet af én af Foreningens ejere, tilbuddet på betonkantsreparationen er afgivet af BTK Murerservice og timeforbruget til udbedring af ridserne er skønnet af Malerholdet, der er entreprenør på malersagen. Materialet er rundsendt tidligere.
Referat:
Bestyrelsen besluttede at udføre de 4 nævnte arbejder sammen med følgende yderligere arbejde: Låsene på lågerne til affaldsskakterne i de 2 opgange skal justeres/repareres, således at lågerne kan lukkes tæt. Bestyrelsen har anmodet ABR om at iværksætte alle 5 ar-bejder.
Punkt 5
- Eventuelt.
Info:
Op til mødet foreligger der følgende emner til drøftelse under dette punkt.
Åbentstående døre i opgang nr. 4 mod altangange mm. i modstrid med bestemmelserne i ejendommens husorden
Bestyrelsens krav til dokumentation, kvalitet og specifikation mm. i svar på forespørgsler til Foreningens samarbejdspartnere
Dato for det næste bestyrelsesmøde (i august), hvor bestyrelsens tiltag mm. til den kommende ordinære generalforsamling for 2014/15 skal behandles.
Referat:
På mødet tilføjedes yderligere følgende punkter:
Nedtagning af den defekte afskærmning på den lille fællesterrasse på 5.-sal mod Korsørgade
Undersøgelse af hvorvidt støjen fra specielt den motor, der driver ventilationen i nr. 2, kan dæmpes
Baseret på lydmæssige observationer undersøges det, hvorvidt der er vand i kælderniveau under de 2 elevatorer.
Angående de åbentstående døre i opgang nr. 4 mod altangange mm. skal bestyrelsen oplyse at udover, at det er i modstrid med bestemmelserne i ejendommens husorden, er følgende begrundelser oplyst i flere på hinanden følgende formandsberetninger og senest i følgebrevet af 4. april 2014 til den genrundsendte husorden:
"Viceværten har oplyst, at dørpumperne tager skade af, at vi holder dørene mellem trappeopgangene og altangangene åbne, og dørenes træværk slår sig, så de bliver skæve og støjer unødigt, når de lukkes.
Når dørene står åbne, opstår der desuden unødvendig træk og kulde i opgangene, ligesom der er mulighed for vandskader efter kraftig regn."
Såfremt nogen er uenig i de gældende regler, opfordrer bestyrelsen den/de pågældende til at stille ændringsforslag til reglerne, eller i det mindste opfordre til en drøftelse af dem, på den kommende generalforsamling. I modsat fald er det fortsat husordenens nuværende bestemmelser, der er gældende.
Angående kvaliteten mm. i samarbejdspartnernes svar på bestyrelsens forespørgsler, påtog et bestyrelsesmedlem sig at udarbejde nogle mere præcise retningslinjer, der sidenhen vil blive videreformidlet.
Det bestemtes at næste bestyrelsesmøde afholdes tirsdag den 25. august d.å.
Bestyrelsen besluttede at lade viceværten fjerne den defekte afskærmning på den lille 5.-salsterrasse mod Korsørgade, hvilket han er blevet anmodet om at gøre.
Bestyrelsen har anmodet ABR om at undersøge de resterende 2 punkter.
Dato for mødeindkaldelsen:
Den 7. juli 2015
Carsten Fogt, bestyrelsesmedlem
Dato for referatet:
Den 25. juli 2015
Referent, Carsten Fogt
250715 Mødereferat 080715