150119 Generalforsamlings referat 2018

E/F Halsskovgade 2 - 4

GENERALFORSAMLINGSREFERAT 2018

År 2018, tirsdag den 23. oktober 2018, kl. 19.00, afholdtes ordinær generalforsamling i E/F Halsskovgade 2 - 4 i mødelokalet i Østerbrohuset, Århusgade 103, 2100 København Ø med følgende

Dagsorden:

1.    Valg af dirigent og referent.

2.    Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år.

3.    Forelæggelse til godkendelse af årsregnskab med påtegning af revisor.

4.    Forelæggelse til godkendelse af budget for næste regnskabsår.

5.    Indkomne forslag.

       5 AForslag fra Birte Bilde vedr. vedligeholdelsesplan.

       5 BForslag fra Birte Bilde vedr. stigning i fællesudgifterne.

       5 C Forslag fra Carsten Fogt vedr. udbedring af asfaltskader, skader i trappeopgangene, ejendommens 2 elevatorstole og gelænderudskiftning på alle udendørsområder og renovering af altangangenes beton.

6.    Valg af medlemmer til bestyrelsen samt valg af suppleanter.

7.    Valg af revisor.

8.    Eventuelt.

Ad 1.  Valg af dirigent og referent

Efter en kort præsentation af den øvrige tilstedeværende bestyrelse foreslog bestyrelsesformand Gitte Holler, at advokat Jens Anker Hansen, Qvortrup Administration A/S, valgtes til dirigent og referent, hvilket de tilstedeværende enstemmigt tilsluttede sig.

Dirigenten konstaterede herefter, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet i henhold til foreningens vedtægter samt beslutningsdygtig i relation til de rejste dagsordenspunkter.

Dirigenten kunne endvidere konstatere, at følgende medlemmer enten personligt eller ved fuldmagt var repræsenteret på generalforsamlingen:

Lejl. nr. 1, 15, 22, 23, 29, 39, 41, 48, 56^F, 58, 62^F, 64, 80, 82 og 84 repræsenterende et samlet fordelingstal på 846/4.030.

Ad 2.  Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år

På bestyrelsens vegne aflagde Gitte Holler følgende beretning.

Nedenfor følger en redegørelse for bestyrelsens arbejde siden sidste generalforsamling.

Afsluttede opgaver:

• Reparation af ventilationsanlæg i nr. 2 er afsluttet. Ulovlige installationer er udbedret og indreguleringen af ventilation tilpasset. Således er der i alle lejligheder nu monteret nye ventiler. Ventilatoren sat for højt og indreguleres umiddelbart efter den ekstraordinære generalforsamling.
• Bestyrelsen har indhentet tilbud fjernaflæsning af varmemålere, som alternativ til Brunatas årlige måling. Fjernaflæsning af varmemålere effektueres fra medio 2019.
• Facebookgruppe E/F Halsskovgade er oprettet
• Nyt tilbud med væsentlig prisregulering modtaget fra Fibianet og implementeret.
• Udskiftning eller delvis reparation af tærede faldstammer afsluttet; I alt blev 13 lejligheder inspiceret. Blot i 5 lejligheder var der på baggrund af inspektionen konstateret behov for deludskiftning af faldstammen.
• Indkøb af nye planter til den sydvendte fælles tagterrasse.
• Løbende reparationer, tilpasninger udløst af ABR månedlige synsrapporter;
• Udspyere indsat på fællesterasser for at forebygge vandskade ved kraftigt nedbør.
• Kontrolmåling af fugt i tagterrasserne på 5. sal.
• Loftplade over p-pladsen repareret
• Løbende vedligeholdende reparationer

Igangværende opgaver

• Ny forsikringsdækning.

Gældende pr. 1.7. 2018 ændrede Gjensidige Forsikring forsikringen for Ejerforeningen således, at vandskader som følge af vand fra rør og installationer er undtaget på policen.

På Qvortrups anbefaling blev der nytegnet forsikring med Codan. Der er afholdt indledende møde med Codan og Qvortrup. I forlængelse heraf udestår følgende at blive afdækket med henblik på hurtigst muligt at få tegnet fuld forsikring, således at vandskader som følge af vand fra rør og installationer også dækkes af Ejerforeningens forsikring:

• Det hidtidige skadesforløb hos Gjensidige afdækkes v. Qvortrup
• Der indhentes omkostningsoverslag på gennemgang af stigrør ved Qvortrup – fra en leverandør, der kan godkendes af Codan. v. Qvortrup
• Der kigges på forebyggende foranstaltninger – fx installation af ”vandstop ved trykfald” mv v. Codan.

Der afholdes et opfølgende møde før jul.

• HOFOR ønsker at øge trykket i fjernvarmenettet for at gøre varmeforsyningen mere bæredygtig og effektiv. Varmecentralen er blevet besigtiget, og det er konstateret, at dele af anlægget i varmecentralen skal ændres. HOFOR dækker omkostningerne til de nødvendige ændringer. Den endelige dato for arbejdet er endnu ikke planlagt. Det finder sted i perioden 2018/2020. Bestyrelsen har opgivet kontaktpersoner, der vil blive kontaktet en måned før arbejdet igangsættes.
• Istandsættelse af opgange
• Udskiftning af motorer i elevatorer

Bestyrelsen vil i det nye år afslutte de igangværende arbejder og arbejde videre med følgende:

• Renovering af altangangenes beton og udskiftning af ejendommens gelændere
• Vurdering af udlejningsregler og procedurer i Ejerforeningen jf. nyt udspil til NORMALVEDTÆGTEN for ejerforeninger, der påregnes godkendt ultimo indeværende år,
• Opgradering af hjemmesiden

Foreningens økonomi

Regnskab

Resultatet for foreningens økonomi er tilfredsstillende med et samlet overskud/opsparing på 708 t.kr. og dermed en forøgelse af egenkapitalen fra 913 t.kr. til 1.620 t.kr.

Resultatet er 433 t.kr. bedre end budgetteret og skyldes lavere omkostninger. Der var lavere omkostningen til udskiftning af faldstammer (171 t.kr), den almindelige drift (50 t.kr.), og drift af elevator (35 t.kr.).

Endvidere er budgettet på 250 t.kr - pga. andre presserende opgaver - ikke som forventet brugt på forundersøgelser vedr. Svalegangene mv.

Omvendt forventes udgifterne til ventilationssystemet dyrere (85 t.kr.) end budgetteret.  

Budget

For næste år budgetteres med uændrede indtægter fra fællesudgifter på 2055 t.kr. og dermed holdes bidraget til fællesudgifterne uændret.

Der budgetters med samlede udgifter på 1.855 t.kr., hvilket er en stigning på 510 t.kr i forhold til de realiserede udgifter.

Bag stigningen ligger en forventning om især følgende større udgifter: ”Afhjælpende foranstaltninger/ udskiftning af stigrør for at opnå forsikringsdækning for vandskader i ejendommen (400 t.kr), forundersøgelser bl.a. af svalegangene (250 t.kr.), maling af opgange (80 t.kr), reparation af elevatorer (84 t.kr). Omvendt forventes færre udgifter til ventilationsanlæg (160 t.kr.), system til fjernaflæsning af varme og vand (190 t.kr). De almindelige vedligeholdelsesomkostninger forventes stort set uændret (ca. 900 t.kr).

Overskuddet (indtægter på 2.055 t.kr. minus omkostninger 1.855 t.kr.) er budgetteret til 200 t.kr. og dermed en budgetteret egenkapital på 1.820 t.kr.

Afrunding

Det har været et år med store projekter og jeg vil benytte anledningen til at takke alle deltagerne i bestyrelsen, der på frivillig basis løfter opgaven med at forvalte de mange opgaver på beboernes vegne. Særligt fremhæves Peter Vestergårds utrættelige indsats med at understøtte varslinger, opsætte opslag i opgangene, skrive navneskiltene etc. Ligeledes takkes Hovedstadens Ejendomsservice for løbene vedligehold af ejendommen, hjælp til forbedringer i det daglige samt for altid at stille op med kort varsel.

Vi glæder os desuden over den store aktivitet på fællesterrasserne samt brugen af Ejerforeningens facebookgruppe E/F Halsskovgade, hvor 38 er tilmeldt. Det betyder meget for kommunikationen på tværs af ejere, at man kan spørge hinanden – og udveksle viden. Det kan kun anbefales, at flere tilslutter sig gruppen.

Vandskade i enkeltstående lejligheder

En række medlemmer forespurgte, hvorvidt udbedring af hovedvandskade i enkeltstående lejligheder er udbedret. Bestyrelsen oplyste, at det primært er et anliggende mellem forsikringsselskabet Gjensidige og de respektive ejere

Fibia fibernet

Andre medlemmer forespurgte til information af prissætning på Fibia fibernet. Bestyrelsen henviste til den tidligere omdelte genforhandling af kontraktsvilkårene.

Faldstammer

En række medlemmer forespurgte, hvornår faldstammerne i ejendommen udskiftes. Det blev oplyst, at faldstammer var blevet udskiftet successivt efter behov.

Ventilationssag

En række medlemmer anførte, at der angiveligt er et for kraftigt sug efter renovering af ventilationsanlægget. Bestyrelsen oplyste, at det er af afgørende betydning, at de enkelte medlemmer ikke selvstændigt regulerer anlægget, idet det bliver udført i forbindelse med den endelige indregulering af anlægget.

Fugt i kælder

Et medlem angav, at der efter pågældendes opfattelse fortsat kunne konstatere fugt indtrængen i pågældendes kælderrum. Bestyrelsen oplyste, at man efter besigtigelse vil vurdere det nærmere.

Policeforbehold vedr. vandskader

Det blev overfor medlemmerne særligt påpeget, at der fra ejendommens forsikringsselskab (samt for øvrige forsikringsselskaber) er taget forbehold for afledte vandskader i forbindelse med ejendommens stigestrenge og faldstammer.

Bestyrelsen arbejder på den baggrund på at vurdere, hvilke kriterier der skal fastsættes for at det pågældende forbehold enten helt eller delvist kan bortfalde/reduceres. Bestyrelsen vil orientere medlemmerne så snart nye retningslinjer vedr. det pågældende forsikringsforhold er tilvejebragt.

Normalvedtægt

Dirigenten oplyste, at den forventede ændring af normalvedtægt i ejerlejlighedsforeninger desværre ikke bliver fremsat i indeværende folketingssamling, men først på et senere tidspunkt. Det er håbet, at de pågældende ændringer, vil medføre en væsentlig mere forenklet og forbedret situation i forhold til de enkelte misligholdende medlemmer.

Efter enkeltstående yderligere spørgsmål samt uddybende kommentarer fra bestyrelse og administrator kunne dirigenten konstatere, at beretningen var taget til efterretning.

Ad 3.   Revisors forelæggelse af årsregnskabet med påtegning til godkendelse

I bestyrelsesmedlem Anders Bruun-Schmidt fravær gennemgik bestyrelsesmedlem Jørgen Peter Andersen hovedposterne i det af foreningens revisor udfærdigede årsrapport med behørig dokumentation af de væsentligste enkelte poster i regnskabet. Regnskabet udviste et samlet årsoverskud på i alt kr. 707.575, hvilket i al væsentlighed skyldes et lavere forbrug på reparation og vedligeholdelse end oprindeligt budgetteret.

Der forelå herudover i det væsentligste identitet mellem de realiserede og budgetterede udgifter. Der er som drøftet på tidligere generalforsamling indeholdt den nødvendige regnskabsmæssige opsparing, således at bestyrelsen kan gennemføre opsparing til en del af de relativ tunge udgiftsposter, der skal udføres i overensstemmelse med den foreliggende vedligeholdelsesplan.

Foreningens egenkapital androg samlet herefter kr. 1.620.293.

Efter enkeltstående spørgsmål samt uddybende kommentarer blev årsregnskabet enstem­migt godkendt.

Ad 4.   Bestyrelsens forelæggelse af næste års budgetforslag til godkendelse

Budget blev midlertidig udskudt til et senere punkt på dagsordenen afhængig af de som følge af de fremsatte forslag trufne beslutninger. Se punkt 5 B.

Ad 5.   Indkomne forslag

Forslag fra Birte Bilde

5.A.   Forslag vedr. udarbejdelse af en professionel vedligeholdelsesplan.

Forslagsstiller Birte Bilde redegjorde for det fremsatte forslag. Det må for såvel medlemmer samt ikke mindst bestyrelsen være hensigtsmæssigt, at der tilvejebringes en mere dybdegående vedligeholdelsesplan med fokus anlagt på de kommende 5 – 10 år, således at foreningens medlemmer samt bestyrelsen kan tilrettelægge vedligeholdelse på mest hensigtsmæssig vis.

En række tilstedeværende medlemmer kvitterede for det pågældende forslag og fandt det ligeledes hensigtsmæssigt, at såvel bestyrelse som medlemmer kan kende omfanget og tilrettelægge de økonomiske konsekvenser samt ikke mindst, på hvilket tidspunkt de respektive større arbejder skulle udføres jf. de på tidligere generalforsamlinger fremsatte spørgsmål herom.

Bestyrelsen oplyste, at der er en vis usikkerhed med hensyn til tidspunktet for, hvornår de større vedligeholdelsesarbejder navnlig vedr. altangang m.v. skal iværksættes samt hvornår hovedreparation af bl.a. elevatorer vil være påkrævet.

Som anført under beretningen var det ligeledes af afgørende betydning, at kunne medforsikre skader på foreningens stigestrenge og faldstammer i fornødent omfang, således at forsikringsforbehold i videst muligt omfang kan elimineres.

På forespørgsel blev det oplyst, at en teknisk tilstandsrapport formentlig vil ligge indenfor en økonomisk beløbsramme på ca. kr. 25-30.000. Bestyrelsen oplyste, at i det omfang forslaget blev godkendt kan beløbet trækkes via foreningens egenkapital.

Efter yderligere drøftelse af det fremsatte forslag satte dirigenten det til afstemning og kunne i den forbindelse konstatere, at det var vedtaget med kvalificeret majoritet.

5. B   Forslag vedr. stigning i fællesudgifterne.

Forslagsstilleren Birte Bilde redegjorde for det fremsatte forslag. Det var forslagsstillers ønske, at man allerede på nuværende tidspunkt begyndte at foretage fornøden opsparing til gennemførelse af en række af de kommende større vedligeholdelsesarbejder.

Bestyrelsen oplyste, at man allerede tidligere havde reguleret fællesudgifterne væsentligt og finder ikke på nuværende tidspunkt grundlag for at imødekomme det fremsatte forslag.

Under hensyn til, at det netop var blevet besluttet at udarbejde en vedligeholdelsesplan/tilstands­rap­port, finder bestyrelsen det yderligere mere hensigtsmæssigt, at man afventer resultatet heraf forinden fællesudgifterne eventuelt på et senere tidspunkt skulle reguleres. En række medlemmer fremsatte yderligere kommentarer for og imod det fremsatte forslag.

Efter yderligere drøftelse af forslaget satte dirigenten det til afstemning og kunne i den forbindelse konstatere, at det ikke kunne samle flertal blandt de afgivne stemmer, hvorfor forslaget herefter var bortfaldet.

Forelæggelse til godkendelse af budget for næste regnskabsår

I bestyrelsesmedlem Anders Bruun-Schmidt fravær gennemgik bestyrelsesmedlem Jørgen Peter Andersen hovedposterne i det sammen med indkaldelsen fremsendte budgetforslag for indeværende regnskabsår udvisende fællesudgifter med i alt kr. 1.950.000.

Budgettet blev af de tilstedeværende enstemmigt godkendt.

Forslag fra Carsten Fogt

Forslagsstiller redegjorde for de fremsatte forslag, der indeholdt en række delelementer, der her behandles særskilt.

5.C.1  Forslag vedr. udbedring af asfaltskader

Bestyrelsen oplyste, at man ville anmode enten foreningens vicevært eller gennem ekstern bistand om at udbedre de asfaltskader der på nuværende tidspunkt kan konstateres i overfladebelægning. Forslagsstiller Carsten Fogt trak forslaget på baggrund af bestyrelsens tilkendegivelse.

5.C.2  Forslag vedr. udbedring af skader i trappeopgangene

Bestyrelsen oplyste, at man bl.a. gennem særopkrævning i forbindelse med tilflytning løbende vil renovere trappeopgangene for småskader, der ikke henføres til direkte til personrelaterede. Forslagsstiller Carsten Fogt trak ligeledes dette forslag i konsekvent af bestyrelsens tilkendegivelse.

5.C.3  Forslag vedr. udbedring af ejendommens 2 elevatorstole

Bestyrelsen oplyste, at på nuværende tidspunkt er lovgivningsmæssige pålæg i relation til hvilke tiltag der skal udføres på elevatorerne. Så snart orientering måtte foreligge eventuelt gennem vedligeholdelsesplan/tilstandsrapport vil bestyrelsen orientere medlemmerne herom, således at fornødne tiltag i givet fald kan iværksættes. På baggrund af bestyrelsens tilkendegivelse trak forslagsstiller Carsten Fogt ligeledes dette forslag.

5.C.4  Forslag vedr. gelænderudskiftning på alle udendørsområder og renovering af altangangenes beton

Bestyrelsen tilkendegav ligeledes dette punkt, at det afventer den tekniske vurdering af tilstanden på altangangenes beton. Bestyrelsen er i løbende dialog i relation til tilstanden heraf, hvorfor man ligeledes vil afvente yderligere tiltag på det område indtil endelig afklaring måtte foreligge. På baggrund af bestyrelsens tilkendegivelse trak forslagsstiller Carsten Fogt ligeledes dette forslag.

Ad 6.   Valg af medlemmer til bestyrelsen samt valg af suppleanter

På forespørgsel kunne dirigenten indledningsvis oplyse, at det alene jf. foreningens vedtægter er muligt at indvælge foreningens medlemmer i bestyrelsen. Såfremt der ønskes en bredere kreds f.eks. børn i forældrekøbslejligheder, skal der gennemføres en revision af vedtægterne.

Til bestyrelsen genvalgtes den nuværende bestyrelse.

Efter skriftlig afstemning valgtes følgende til bestyrelsen:

Til suppleanter valgtes:

Det kan oplyses, at bestyrelsen efterfølgende har konstitueret sig med Gitte Holler Colding som formand.

Ad 7.   Valg af revisor

ReviPartner genvalgtes til revisor.

Ad 8.   Eventuelt

E-mail referat

I tilslutning til tidligere drøftelse vil et referat af nærværende generalforsamlingsreferat blive tilstillet alle pr. mail.

Oprydning

Det henstilles at gennemføre løbende opsyn og oprydning på den lille fællesterrasse i nr. 4, eventuelt ved at lade ejendommens vicevært tømme askebæger o.lign.

Facebook

Der blev opfordret til at anvende den etablerede Facebookgruppe E/F Halsskovgade for herigennem at forbedre den interne kommunikation og videndeling blandt beboerne

Trappevask

Flere beboere påpegede den mangelfulde kvalitet på den eksisterende trappevask, herunder bortfjernelse af spindelvæv o.lign. Bestyrelsen vil vurdere, hvorvidt der skal suppleres med yderligere opgaver til det pågældende arbejde.

Idet der ikke forelå yderligere punkter til drøftelse, hævede dirigenten generalforsamlingen.

---oo0oo---

København, den 11. januar 2019

Som dirigent:                                                              

                                                                                       Godkendt af bestyrelsen

                                                                                       pr. mail 10. januar 2019

_____________________________                      _______________________________

Jens Anker Hansen                                                   Bestyrelsen

Advokat