Referat af bestyrelsesmødet torsdag den 25. november 2010, kl. 18.30 i E/F Halsskovgade 2-4.
Til stede var: Niels H. Ibsen, Carsten Fogt, Susanne Ullman, Peter Vestergård, Dorthe Vestergaard, og Mette Elbæk Larsen (suppleant).
Referent: Dorthe Vestergaard Pedersen
1. Bestyrelsen konstituerer sig
Carsten Fogt bød - som tidligere medlem af bestyrelsen - velkommen og orienterede generelt om bestyrelsens arbejde.
Det var forud for mødet blevet besluttet, at de suppleanter, der havde interesse i at deltage i bestyrelsesmøderne var velkomne, dels for at introducere dem til arbejdet,
og dels for at lette en evt. indtræden i bestyrelsen, skulle det på sigt blive nødvendigt.
Bestyrelsen konstituerede sig med Carsten Fogt som formand og Peter Vestergård som næstformand. I øvrigt fordeles de løbende opgaver mellem bestyrelsens medlemmer.
2. Gennemgang af referater fra hhv. den ordinære og den ekstraordinære generalforsamling.
Udkastene til de to referater blev accepteret med mindre ændringer.
Det blev noteret, at forslaget på den ekstraordinære generalforsamling om ændring af vedtægterne ikke blev vedtaget.
3. Diskussion af fremtidig praksis for udlejning af lejligheder.
Det blev besluttet at fastholde den hidtidige praksis om, at udlejning alene må finde sted efter forudgående tilladelse fra bestyrelsen. Baggrunden herfor er bl.a.,
at det er bestyrelsens opfattelse, at ejere i højere grad end lejere har interesse i at passe på ejendommen,
og at det er i foreningens interesse, at man har kendskab til, hvem der bor i den enkelte lejlighed.
I den forbindelse blev det vedtaget, at anmodning om tilladelse til udlejning skal begrundes, og gives der tilladelse til udlejning,
skal udlejer bekræfte, at lejer har fået udleveret en kopi af vedtægterne. Endvidere skal ejer, uagtet lejligheden er lejet ud, til enhver tid oplyse administrator om sin nuværende bopæl.
4. Gennemgang og prioritering af løbende forbedrings- og vedligeholdelsesarbejder i det kommende år.
Af store kommende vedligeholdelsesarbejder drøftede bestyrelsen følgende arbejder, som vi skal være opmærksomme på: Tag, faldstammer og gelændere på svalegangene.
Endvidere undersøges det, hvad udgifterne vil blive til reparation af murværk på trappen op til nr. 2, og hvis det ikke er for dyrt, vil arbejdet blive iværksat.
Ligeledes drøftedes det, om en evt. asfaltbelægning af Halsskovgade vil være nødvendig, da den er i en sørgelig forfatning.
Punktet blev som sådan udsat til tidlig forår, da det ikke lige er sæson for det nu, og måske kunne det kobles på den generelle afdækning af problematikken omkring parkering (herom nedenfor under punkt 5).
4.1. Etablering af udvalg til varetagelse og renovering af have- og fællesterassearealer.
Det blev overvejet, om der skulle nedsættes et haveudvalg, som kunne gøre haven og terassen klar til foråret. Arbejdet kunne evt. ske ved, at man lavede en arbejdsweekend. Interesserede er meget velkomne til at melde sig. Dette kan gøres ved at sende en mail til Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den..
4.2. Retningslinjer for åbentstående/lukkede døre til altangangene.
Der er problemer med, at lukkemekanismen er gået i stykker på nogle døre ud til svalegangene. Emnet bliver drøftet med viceværten med henblik på udbedring af fejlene.
5. Gelændere ud for trappetårnene mod Halsskovgade som led i bestyrelsens stillingtagen til Foreningens parkerings-politik.
Der er parkeringskaos i Halsskovgade til stor gene for mange, og bestyrelsen har overvejet, om det var muligt at sætte gelændere op ud for trappetårnene for at hindre, at biler blev parkeret der. Men der er mange aktører på banen - hvad siger kommunen, hvad siger reglerne om private fællesveje, hvad siger Q-Park mv? Det blev besluttet, at sagen afventer, at disse spørgsmål bliver afdækket, så bestyrelsen har en mere konkret og håndgribelig viden om problematikken.
6. Eventuelt
Fjernelse af kasser til flasker i kældrene
Enkelte beboere har henvendt sig og udtrykt forundring over, at kasserne til flasker uden varsel er blevet fjernet.
Foreningen har med viceværten haft en ordning om, at disse flasker (og det var kun flasker) blev fjernet, og så tilkom flaskepanten viceværten. Ordningen hvilede i sig selv. Nu er flaskepanten imidlertid faldet til et niveau, hvor det ikke længere kan svare sig, hvorfor kasserne blev fjernet. Det er i sagens natur ikke tilfredsstillende, at dette sker uden varsel, men grundet valg af en ny bestyrelse på generalforsamlingen, og det faktum, at den endnu ikke havde konstitueret sig, gjorde, at kommunikationen mellem vicevært og bestyrelse i denne overgangsperiode ikke har været optimal. Det skal bestyrelsen beklage.
Udgiften til forsat fjernelse af flasker er med to månedlige afhentninger estimeret til kr. 2000 om måneden, dvs. en årlig ekstraomkostning på kr. 24.000. Spørgsmålet omkring aflevering af flasker vil blive taget op på næste bestyrelsesmøde.
Raftehegn på tagterrasse
Flere beboere har rettet henvendelse om, at raftehegnet visse steder på tagterrassen har revet sig løs og larmer/dunker, når det blæser.
Det undersøges, om det løsrevne raftehegn kan fastgøres eller om det skal fjernes.
Natsænkning
Der bliver rettet henvendelse til kommunen med henblik på at få afklaret reglerne om natsænkning.
Diskussion om at undersøge ejendommens drift for at se, om der er mulighed for forbedringer
Det blev drøftet, om foreningen ikke burde undersøge, om der i ejendommens drift ville være mulighed for forbedringer/besparelser.
Bestyrelsen besluttede, at det er der interesse for, og der arbejdes videre med sagen.
22.12.2010/dvp