Referat af bestyrelsesmøde i E/F Halsskovgade 2-4, torsdag den 23. august 2012
Til stede var: Carsten Fogt, Niels Ibsen, Børge Kristensen, Peter Vestergaard og Susanne Ullmann
Referent: Carsten Fogt
Følgende punkter blev behandlet på mødet:
Punkt 1: Generalforsamling m.m.
A. Det besluttedes, at den ordinære generalforsamling for 2011/12 afholdes den 30. oktober d.å. i Østerbrohuset kl. 19.00. Administrator er blevet kontaktet om datoen og har givet tilsagn om at deltage som dirigent.
B. De 5 nuværende bestyrelsesmedlemmer stiller op til genvalg for det nye foreningsår.
C. Der skal vælges 2 nye suppleanter. Bestyrelsen har allerede taget kontakt til mulige interesserede ejere.
D. Bestyrelsen afventer 1. udkast til Årsrapporten for regnskabsåret 2011/12 fra revisor. Når det er modtaget og gennemgået, udarbejder bestyrelsen forslag til budgettet for 2012/13.
Uanset det anførte under B. og C. kan alle ejere med interesse for at deltage i bestyrelsesarbejdet stille op til valget af bestyrelsesmedlemmer eller suppleanter.
Der udsendes ligesom for alle tidligere år særskilt indkaldelse til generalforsamlingen med dags-orden, eventuelle forslag til vedtagelse, årsrapport samt forslag til næste års budget.
Punkt 2: Bestyrelsens politik med hensyn til modtagne ansøgninger om tilladelse til udleje
Punktet refererer sig til vedtægternes § 9, 5. sætning, der siger, at ”medlemmerne må ikke udlåne eller udleje lejlighederne uden bestyrelsens samtykke”. Der har på det seneste været en del ansøg-ninger om tilladelse til udleje, og der har i bestyrelsen været en del debat om, hvilke hensyn og re-gelsæt, der med rimelighed kan lægges til grund for enten tilsagn eller afslag.
Som som situationen på boligmarkedet p.t. er, agter bestyrelsen også at tage i betragtning, at mulige køb/salg af lejligheder ikke vil kunne gennemføres. Udskudte handler kan selsagt medføre betyde-lig belastning af de involverede ejeres økonomi, hvilket vil indgå i den samlede, konkrete vurde-ring, bestyrelsen foretager fra sag til sag.
Bestyrelsen er endnu ikke nået til eninghed om, hvilken sammenhængende politik, der fremover skal føre på dette område. Drøftelserne fortsætter, og bestyrelsen har besluttet at rådføre sig med administrator i sagen.
Punkt 3: Ejendommens ordensmæssige tilstand, opdatering af den hidtidige viceværtkon-trakt, månedlige tilsynsrapporter fra Aktuel Byggerådgivning ApS (ABR)
Emnet har tidlige været behandlet på bestyrelsesmøderne, men er af tidsmæssige årsager ikke blevet afluttet, jf. 5.- salsprojektet, herunder den ekstraordinære generalforsamling 19. juni d.å., samt P-sagen i Halsskovgade m.m.
Det står klart for bestyrelsen, at der skal strammes op på den rengøringsmæssige vedligeholdelse af ejendommen og det tilhørende område, hvorfor der på mødet nedsattes et udvalg bestående af et par af bestyrelsemedlemmerne, der nu skal samarbejde alle sagens ”løse ender”, jf. punktets overskrift.
Udvalget vil så hurtigt, det er muligt, fremsætte forslag til et handingsprogram og forelægge det for resten af bestyrelsen. Opstramningerne vil herefter blive sat i værk.
Punkt 4: Opdatering af asfaltreparationerne, nyopstregningen af 10 P-båse samt, hvordan der fremtigt skal disponeres overbåsene
Bestyrelsen afventer her og nu tilbud på asfaltarbejdet samt på nyoptegningen. Så snart det forelig-ger og er gennemgået, iværksættes arbejdet.
Med hensyn til, hvordan der kan disponeres over båsene, er der 3 muligheder:
1. Alle ejere modtager et kort til anbringelse i køretøjets forrude. Det legitimerer ret til at parkere i én af båsene. De, der kommer først, har parkeringsretten.
2. De 10 P-båse udlejes.
3. Nogle af båsene udlejes, mens resten behandles som anført under punkt 1.
Med hensyn til punkt 2 og 3 skal der tages stilling til lejebeløbets størrelse samt, om der i givet fald kan/skal udlejes til fremmede.
Sagen vil blive forelagt til debat på generalforsamlingen, så ejerne kan give deres mening til kende om, hvordan de 10 P-båse ønskes disponeret.
Punkt 5: Opdatering af 5.- salsprojektet
Projektet blev i sin helhed godkendt og vedtaget på den ekstraordinære generalforsamling den 19. juni d.å., jf. indkaldelsesmaterialet og generalforsamlingsreferatet. Det betyder, at vi ikke skal gen-nem flere generalforsamlinger, inden sagen kan sættes i værk.
Rent praktisk vil dette først ske til næste forår. ABR er p.t. igang med at udarbejde udbudsmateriale til brug for indhentning af 3, måske 4 tilbud på arbejdets udførelse fra kvalificerede entreprenører. Herefter vil ABR og bestyrelsen sammen gennemgå tilbuddene for at afgøre, hvem arbejdet skal overdrages til.
Bestyrelsen oplyser yderliger om sagens udvikling på generalforsamlingen.
Punkt 6: Stillingtagen til vedligeholdelsesarbejder
ABR har i sine rapporter anbefalet rensning af samtlige emhætter, udsugningsventiler, lodrette og vandrette ventilationskanaler ned til boligerne, overslagspris incl. moms, kr. 56.071. Da arbejdet mest praktisk bør startes ovenfra, vil det være fordelagtigt at få det udført, inden 5.-salsprojektet igangsættes.
ABR og bestyrelsen er blevet opmærksom på en defekt faldstamme, der går ned gennem altanerne ud mod Halsskovgade ved nr. 4. Der er muligvis tale om frostsprængning af faldstammen. For at i-mødegå mulige fremtidige vandskader har ABR anbefalet, at faldstammen fores, grov overslagspris incl. moms, kr. 127.500.
Bestyrelsen besluttede at igangsætte rensningen af emhætterne samt, at lade ABR indhente konkrete tilbud på arbejdet angående foringen af faldstammen.
Punkt 7: Gennemgang af diverse løbende aktuelle ordens- og vedligeholdelsesmæssige punk-ter
Bestyrelsen har med bistand af ABR fået etableret boring af overløbshuller i altanerne på 5. sal. Formålet er at imødegå fremtidige vandskader af vandmængder som dem, der opstod ved ”syndflo-den” den 2. juli sidste år. Idéen er, at vandet gennem hullerne løber direkte ned på gaden og i går-den, og ikke ned til underboerne eller ned gennem trappeopgangene grundet overbelastning af ned-løbsrørene.
Det er bestyrelsens opfattelse, at der på altangangene på det seneste er blevet stillet for mange ting ud, der egentligt ikke burde stå der. De skæmmer og nedsætter fremkommeligheden. Der vil blive opsat opslag op med venlig anmodning om, hvad der højest bør stilles ud på altangangene.
Det er bestyrelsens opfattelse, at haveanlægget i gården ikke ser særligt opløftende ud. Det blev bl.a. debatteret, om hækkene skulle fjernes, så hele anlægget kunne se ud som området nærmest ved nr. 2.
Sagen vil endnu engang blive forelagt til debat på generalforsamlingen, så ejerne kan give deres mening til kende.
ABR har i sine månedsrapporter til bestyrelsen gjort opmærksom på, at ejendommens 2 trappeop-gange fremstår noget nedslidte. De burde bl.a. friskes op med en gang maling. Bestyrelsen drøftede situationen, men kom til det resultat, at opgangene må vente, indtil 5.- salsprojektet er afsluttet. I den mellemliggende periode må opgangene forventes at skulle anvendes af så mange håndværkere, at det vil være uhensigtsmæssigt at afholde udgifter til istandsættelse.
Punkt 8: Eventuelt
Der forelå ikke yderligere punkter til behandling på mødet.