INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE I EF HALSSKOVGADE 2 – 4
Dato og tidspunkt:
Torsdag den 21. november 2013, kl. 19.00.
Deltagere:
Per Banke (bestyrelsesmedlem)
Carsten Fogt (bestyrelsesmedlem)
Børge Kristensen (bestyrelsesmedlem)
Peter Vestergaard (bestyrelsesmedlem)
Susanne Ullman (bestyrelsesmedlem)
Stig Stender Sapru (suppleant).
DAGSORDEN
Startinfo:
Det skal indledningsvis oplyses, at den tidligere bestyrelse op til den ordinære generalforsamling
for 2012/13 afholdt et kort bestyrelsesmøde den 24. oktober 2013.
Mødets formål var at lade bestyrelsesmedlemmerne danne sig et afsluttende overblik over de
punkter og emner, der ifølge det udsendte indkaldelsesmateriale skulle behandles på
generalforsamlingen, og derved gensidigt orientere sig om holdningerne internt i bestyrel-sen.
Mødets dagsordenen var en gennemgang af følgende 2 punkter:
- Generalforsamlingens faste punkter ifølge Foreningens vedtægter
- Diverse andre sager, herunder diverse igangværende praktiske tiltag.
Hvad angår resultatet af denne gennemgang henvises til det rundsendte generalforsamingsreferat,
hvoraf bestyrelsens argumenter og stillingtagen til generalforsamlingens en-keltpunkter fremgår.
Mødet den 21. november 2013:
Punkt 1
Bestyrelsen konstituerer sig m.m.
Info: Der skal tages stilling til bestyrelsens arbejdsfordeling, herunder posterne som formand,
næstformand samt varetagelsen af bl.a. sekretærfunktionen.
Under dette punkt skal bestyrelsen desuden underskrive nedennævnte materiale, der skal
returneres til Foreningens revisor.
Årsrapporten for 2012/13, Revisionsprotokollatet for 2012/13, Aftale om forsat revisorassistance
samt Ledelsens regnskabserklæring for 2012/13.
Referat:
Som formand genvalgtes Carsten Fogt, mens Peter Vestergaard valgtes til næstformand.
Sekretærfunktionen vil på skift blive varetaget af bestyrelsens medlemmer, sådan som de
res til rådighed værende tid viser sig at blive. Den øvrige arbejdsfordeling i det kommende
foreningsår vil blive varetaget efter lignende retningslinjer, herunder også med hensyntagen
til medlemmernes individuelle kompetencer.
De nævnte papirer blev underskrevet og videreekspederes til Foreningens revisor.
Punkt 2
Bestyrelsen drøfter og vurderer prioriteringsrækkefølgen af de fremtidige arbejder og op-gaver,
der blev behandlet på den ordinære generalforsamling for 2012/13.
Bestyrelsen agter at opfatte dette punkt som en basismæssig arbejdsplan for foreningsåret 2013/14.
Info:
Med henvisning til det rundsendte generalforsamlingsreferat er der foreløbigt tale om
følgende arbejder og opgaver:
Reparation og maling af ejendommens 2 trappeopgange,
Istandsætning af de 2 elevatorstole,
Genforhandling af viceværtkontrakten,
Opstramning af administrationen af Foreningens hjemmeside,
Opstramning af information omkring bestyrelsens arbejde,
Revurdering af muligheden for en ny flaskeordning,
Opstramning omkring brugen af ejendommens vaskeri og tørrerum,
Yderligere fugttiltag i ejendommen kældre,
Reparation af ejendommens dørtelefoner,
Diverse problemer med spildvandsfaldstammerne.
Referat:
Det blev besluttet, at istandsættelse af ejendommens trappeopgange samt
elevatorstole sættes på dagsordenen umiddelbart efter, at 5.-salsprojektet er
afsluttet, når der ikke mere er regelmæssig trafik af håndværkere og
materialetransport i opgangene. Arbejdernes omfang, varighed samt pris vil
blive undersøgt, inden der træffes endelig beslutning om, i hvilket
omfang opgaverne skal udføres på nuværende tidspunkt.
Bestyrelsen vil udarbejde oplæg til en ny viceværtkontrakt, hvori forbedringer, opstram-
ninger og rettelser i forhold til den nugældende kontrakt vil blive indarbejdet. Kontrakten
forelægges herefter til forhandling med viceværten.
Bestyrelsen vil forbedre og opstramme udlægningen af oplysninger m.v. på Foreningens
hjemmesside, men må forbeholde sig mere tid til opgavens løsning.
Spørgsmålet om bedre information omkring bestyrelsens arbejde hænger
i en vis grad sammen med de oplysningerne m.v., der udlægges på
hjemmesiden, jf. ovenfor. Bestyrel-sen overvejer, hvordan ejernes orientering
omkring løbende, væsentlige beslutninger og tiltag kan forbedres. Bestyrelsens
løbende rutineekspeditioner, der har karakter af rent kontorarbejde, er derimod
eksternt set uinteressante.
På den nyligt afholdte generalforsamling debatteredes det, hvorvidt der
på ny skulle eta-bleres en flaskesorteringsordning i kælderen. Det fremgik
imidlertid ikke umiddelbart af debatten, at der skulle være noget
overvældende ønske om en sådan ordning. Bestyrelsen
besluttede derfor, indtil videre, at tomme flasker og glas fortsat skal afleveres
i containerne foran indgangen til Netto i Korsørgade.
Eftersom der er indløbet klager over, at nogle ejere overskrider de
gældende regler for tør-retider samt for brugen af ejendommens
tørrerum, drøftede bestyrelsen, hvad der kan gø-res for, at folk overholder
disse regler, der er udformet med henblik på at skulle være til al-les bedste.
Det blev beluttet, at reglerne på ny omdeles til alle ejere som en slag ”reminder”.
Yderligere vil bestyrelsen undersøge, hvorvidt det vil kunne lade sig gøre, at
2 parter anvender vaskeriet samtidigt, såfremt de hver kun skal gøre brug af
én vaskemaskine.
Endelig vil bestyrelsen undersøge, om det gamle ”bestyrelsesrum” i kælderen i nr. 2.
vil kunne indrettes til brug som et ekstra tørrerum.
Angående emnerne ”fugttiltag”, ”dørtelefoner” og ”spildvandsfaldstammer” beluttede
bestyrelsen, at problemer med disse funktioner vil blive vurderet og behandlet i den
rækkefølge, de opstår og bliver indrapporteret. Viceværten har dog stående instruks
om løbende at holde øje alge- og mosskader på murværk m.m.
Punkt 3
Bestyrelsen drøfter og opdaterer sig angående allerede igangværende arbejder og
sager samt arbejder, det blev besluttet at iværksætte på generalforsamlingen.
Info:
De allerede igangværende arbejder og sager er følgende:
5.-salsprojektet.
Etablering af en kassekredit på 1 mio. kr. som likviditetsreserve for Foreningen.
Arbejder, der blev besluttet iværksat på generalforsamlingen, er følgende:
Midlertidig afstivning/forstærkning af gelænderne på svalegange m.v.,
Planlægning af de mest hensigtsmæssige tiltag til den nødvendige renovering
af hen-holdsvis altangangenes beton og af de rustne gelændere på altangange
og tagterasser. Planlægningen tager sigte på fremsættelse af beslutningsforslag
på en ekstraordinær ge-neralforsamling i foråret/forsommeren 2014.
Referat.
Ud fra de ugentlige byggemødereferater, som bestyrelsen løbende modtager fra
Aktuel ByggeRådgivning ApS, fremgår det, at 5.-salsprojektet skrider planmæssigt
frem. Det afventes afsluttes inden udløbet af indeværende kalenderår.
Den nævnte kassekredit er endnu ikke etableret, men Foreningens administrator
forhand-ler med Nykredit samt med Nordea om sagen, som bestyrelse løbende følger op på.
Angående den midlertidige afstivning af gelænderne på svalegange m.v.,
hvortil der henvises til det rundsendte materiale i forbindelse med den nyligt
afholdte generalforsamling, har Aktuel ByggeRådgivning ApS oplyst,
at arbejdet forventes udført i uge 50/2013.
Planlægningen angående tiltag til renoveringen af henholdsvis altangangenes
beton og de rustne gelændere opstartes så snart 5.-salsprojektet er afsluttet.
Punkt 4
Eventuelt.
Info:
Der foreligger ingen emner til dette punkt op til mødet.
Referat:
Under mødet blev der under dette punkt drøftet 3 sager.
Hen over efteråret er der indgået oplysninger til bestyrelsen om, at
der er konstateret manglende varme i nogle af ejendommens varmestrenge.
Bestyrelsen besluttede at iværksætte undersøgelse af, hvorvidt der
er fejl i indstillingen af varmeanlægget og i givet fald få det indreguleret korrekt.
Det blev yderligere behandlet, er der til bestyrelsen er indgået oplysninger om,
at der er konstateret revner i betonen på ejendommens altangange og fællesterrasser.
Bestyrelsen besluttede hurtigst muligt at iværksætte de nødvendige tiltag til udbedring
af de nævnte skader i betonen for at undgå yderligere tæring i konstruktionens jernstivere.
Endelig blev det drøftet, at Aktuel ByggeRådgivning ApS under tilsynet med 5.-salsprojektet
har konstateret, at brandkammen over muren ind til Holbækgården er i en ret dårlig forfatning,
som med fordel kunne repareres i sammenhæng med de øvrige 5.-salsarbejder.
Det blev besluttet, at Holbækgården skal kontaktes om sagen, da brandkammen tilsyneladende
sidder på deres side af muren.
Der rettes henvendelse til Aktuel Byggerådgivning ApS om bistand i alle 3 sager.
Dato for mødeindkaldelsen:
Den 20. november 2013
Dato for referatet:
Den 27. november 2013
Carsten Fogt 191113 Indkaldelse til bestyrelsesmøde