INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE I EF HALSSKOVGADE 2 – 4
Dato og tidspunkt:
Tirsdag den 6. maj 2014, kl. 18.30.
Deltagere:
Per Banke (bestyrelsesmedlem)
Carsten Fogt (bestyrelsesmedlem)
Børge Kristensen (bestyrelsesmedlem)
Peter Vestergaard (bestyrelsesmedlem)
Susanne Ullman (bestyrelsesmedlem)
Mogens Bilde (gæst).
DAGSORDEN
Startinfo:
Det er et stykke tid siden, vi sidst holdt bestyrelsesmøde. Det var mest praktisk, at vores 5.-salsprojekt var afsluttet, inden vi tog nye emner og opgaver op. Der var imidlertid hele tiden detaljer og småpunkter, der drillede, således at den endelige afslutning trak ud, men nu er sagen endelig ved at være slut. Derfor holder vi møde nu.
Som det fremgår, er der temmelig mange punkter, vi skal behandle. Jeg foreslår, at vi på møder lægger rammer for, hvad der skal ske i den nærmeste fremtid, uden at vi på mødet går døde i for mange detaljer. Detaljerne er det muligt senere at behandle via emailkorres-pondance.
Punkt 1
Afslutning af 5.-salprojektet:
-
Oversigt over sagsforløbet, herunder af de faktiske udgifter målt op mod det valgte sags tilbud.
-
Behandling af resterende punkter, herunder natbelysningen fra de nye lamper på den store fællesterasse. Der henvise til tidligere rundsendt materiale.
-
Beslutning angående håndtering af 5.-salsbeboernes afdragsordninger.
Info:
Formanden forelægger punkterne. Der henvises i øvrigt til det tidligere udsendte projekt-materiale samt til bestyrelsens løbende emailkorrespondance.
Referat:
A) Formanden redegjorde for sagsforløbet og udleverede et bilag med økonomibereg-ninger for projektet frem til den 6. maj d.å.
Bilaget med økonomiberegningerne følger vedlagt, hvorfor der henvises hertil.
Økonomiberegningerne viser, at projektets accepterede tilbudssum indtil den 6. maj d.å. er overskredet med 1,9% eller 29.416 kr.
Der kan stadigvæk fremkomme korrektioner til talmaterialet.
B) Der resterer ikke flere uafklarede punkter, men bestyrelsen har modtaget en form for klage fra en beboer i Holbækgården. Han føler sig om aftenen og natten generet af den nye belysning på vores tagterrasse.
Bestyrelsen overvejer mulige tiltag til dæmpning af lyset.
C) Afdragsordningerne vedrører de skure og halvtage m.v., som 5.-salsejerne, uden Fore-ningens medvirken, har opført på terasserne mod Vordingborggade, Halsskovgade og Korsørgade. Der er tale om private konstruktioner, det har været nødvendigt af de- og re-montere af hensyn til gennemførelsen af 5.-salsprojektet. Udgifterne hertil skal følgelig dækkes af ejerne selv og ikke af Foreningen, hvilket fremgår af de seneste generalforsam-lingsreferater. Beløbene fremgår desuden af bilaget med økonomiberegninger.
Bestyrelsen behandlede sagen og de konkrete beløb. Nogle ejere ønsker at afregne kon-tant til Foreningen, de øvrige tilbydes afdragsordninger med indregning af forrentning over enten 6 måneder eller 3 år afhængig af hovedstolens størrelse.
Bestyrelsen har kontaktet administrator om sagen, og der er rundsendt besked til de på-gældende ejere. Betalinger og afdragsordninger starter op den 1. juli d.å.
Punkt 2
Opdatering og beslutninger angående brandsagen i en af ejendommens 4.-salsejligheder kort før nytår 2012.
Info:
Sagen, der er håndteret af Foreningens administrator på vegne af bestyrelsen, er endnu
Ikke oplyst afsluttet, herunder ej heller følgeskaderne i én af nabolejlighederne.
Referat:
Bestyrelsen har kontaktet Foreningens administrator samt de berørte ejere om, hvorvidt der stadigvæk resterer ikke udbedrede skader.
Bestyrelsen følger op på sagen, indtil den kan erklæres endeligt afsluttet. Den har varet længe nok.
Punkt 3
Ventilationssagen, der angår den halvdel af ejendommens ventilationsanlæg, der betjener ejerne i Halsskovgade nr. 2:
Info:
Det er konstateret, at kraften af anlæggets udsugningsevne er væsentligt nedsat. Der skal tages beslutning til udbedring af problemet.
Referat:
Bestyrelsen har anmodet Aktuel ByggeRådgivning ApS (ABR) om at tage sig af sagen så-dan, at problemet hurtigst muligt bliver undersøgt og afhjulpet.
Punkt 4
Antennesagen SEAS-NVE:
Info:
Der skal tages beslutning angående behandlingen af det foreliggende tilbud fra SEAS-NVE, så sagen kan fortsættes eller lukkes endeligt ned. Der henvises til tidligere rund-sendt materiale.
Referat:
For at levere de (fordelagtige) ydelser, der fremgår af det foreliggende tilbud, fastholder SEAS-NVE følgende bestemmelser i Foreningsaftalen:
"I en periode på 2 år regnet fra tidspunktet implementering af rabatpriser er Fibernetsel-skabet tillagt en eksklusiv adgang til levering af Ydelserne til Installationsadresserne i For-eningen ("Eksklusivitetsperioden") Denne Aftale er uopsigelig i Eksklusivitetsperioden."
Eftersom ejerne i vores Forening hidtil individuelt har indgået aftaler om levering af kabel-TV og bredbånd m.m. med markedets udbydere, kan bestyrelsen ikke umiddelbart indgå en sådan aftale på ejernes vegne. Selv på baggrund af en mulig generalforsamlingsbeslut-ning vil en sådan aftale være vanskelig at administrere.
Bestyrelsen overvejer fortsat sagen.
Punkt 5
Foreningens hjemmeside:
Info:
Foreningens hjemmeside fungerer ikke, den er p.t. nede. Der skal træffes beslutning om følgende punkter:
-
Skal vi overhovedet have en hjemmeside ?
-
Hvis (forhåbenligt) ja, hvordan organiserer vi den, herunder hvem står rent praktisk for, hvad der udlægges ?
-
Hvad skal der udlægges, og hvor længe skal det blive stående på hjemmesiden ?
Referat:
A) Bestyrelsen besluttede, at hjemmesiden skal retableres. Det er i alles interesse, at man kan orientere sig om vores foreningsforhold via hjemmesiden.
B) Bestyrelsen besluttede at kontakte en ekstern professionel partner, der fremover skal stå for både hjemmesidens vedligeholdelse og udlægning af nødvendige oplysninger samt andet egnet materiale.
Dette er allerede igangsat, og ejerne vil løbende blive orienteret om sagens udvikling.
C) Basismæssigt udlægges følgende på hjemmesiden:
Kontaktoplysninger angående administrator, bestyrelsen, viceværten samt diverse håndværkere m.fl.
Referater af bestyrelsesmøder med tilhørende bilagsmateriale, Foreningens årsregnska-ber, Foreningens generalforsamlingsreferater og Foreningens budgetter.
Dette materiale forventes løbende ájourført og at være tilgængeligt i 3-årige perioder.
Herudover påtænkes udlagt materiale såsom (listen er ikke endelig):
Oplysninger om fremtidige projekter, modtagne tilbud på væsentlige arbejdsopgaver, mod-taget udbudsmateriale, modtaget materiale fra offentlige myndigheder, bestyrelsens prak-sis angående tilladelser til udlejning.
Punkt 6
Foreningens næste store projekt, renovering af altangangenes beton samt udskiftning af ejendommens metalgelændere:
Info:
Overordnet henvises der til tidligere rundsendt materiale, herunder til rapportering fra Tek-nologist Institut samt til referatet for Foreningens ordinære generalforsamling i oktober 2013.
I det nævnte referat blev ejerne stillet i udsigt, at vi inden sommeren dette år skulle træffe beslutning i denne sag på en ekstraordinær generalforsamling. Efter monteringen af stål-afstivningen af gelænderne på altangangene, kan vi imidlertid tillade os at udskyde reno-veringsarbejderne i mindst endnu et år, således at Foreningen får mere tid til henlæggel-ser til opsparing til sagens finansiering.
På mødet skal bestyrelsen orientere sig om sagens tidshorisont, og der skal træffes be-slutning om diverse alternative tiltag, der kan fremlægges som beslutningsforslag på For-eningens kommende ordinære generalforsamling i oktober d.å.:
-
De nye gelændere skal monteres på ydersiden af altangangene, så der bliver til-strækkelig plads til mulig fremtidig isolering af vægge/ydermure ud mod altangange-ne, men hvordan skal selve altangangenes renovering udformes, skal de eventuelt aflukkes med glasplader, og skal disse glasplader eventuelt gå fra ét altangulv helt op til den ovenliggende altan ?
-
Der skal på generalforsamlingen kunne forelægges et groft overslag over projektets økonomiske størrelse samt et forslag til dets finansiering.
-
Bestyrelsen skal kunne anmode om generalforsamlingens godkendelse til fortsæt-telse af projektet inden for de forelagte rammer.
Referat:
Bestyrelsen drøftede det nye projekt med udgangspunkt i ovenstående info. Bl.a. drøfte-des mulige realistiske løsningsalternativer, praktik og teknik, tidshorisont og økonomi, men overordnet besluttede bestyrelsen at rette henvendelse til ABR om bistand i sagen.
Bestyrelsen har derfor nu anmodet ABR tage stilling til og udarbejde forslag til bl.a. følgen-de punkter:
Findes der praktiske og økonomiske alternativer med åbne altangangene som hidtil ?
Formulering af alternative muligheder, hvor altangangene aflukkes, herunder anvisning af praktisk udformning og konstruktion,
Formulering af hvordan renoveringen af altangelænderne indpasses i de øvrige arbejder.
Bestyrelsen afsluttede sin henvendelse til ABR med følgende afsnit:
"Ovenstående skal betragtes som opstart på altan- og gelænderprojektet. Der vil blive tale om løbende konsultationer mellem jer og bestyrelsen, ligesom der kan blive tale om at la-de en arkitekt rentegne materialet, inden det forelægges på den kommende generalfor-samling."
Endelig skal det oplyses, at der på ejendommen p.t. udføres reparationer på altangange-ne, hvorunder opståede revner i udbedres, således at tæringen af bærejernene i betonen standses.
Ejerne vil løbende blive holdt orienteret om sagen udvikling.
-
Punkt 7
Opdatering af viceværtens kontrakt:
Info:
Dette punkt har været på vej i flere år, og nu er det tid at sætte det i værk. Opdateringen vil givetvis medføre yderligere arbejdsopgaver for viceværtteamet, hvorfor vi må være forbe-redt på krav om forøgelse af Foreningens viceværthonorar.
Referat:
Sagen opstartes i løbet af sommeren.
Punkt 8
Kommende vedligeholdelsesarbejder:
Info:
Bestyrelsen skal træffe beslutning om prioriteringen af nedenævnte opgaver, hvoraf nogle allerede nævntes på sidste ordinære generalforsamling. Opgavelisten er formentlig ikke udtømmende:
-
Istandsættelse af ejendommens 2 trappeopgange, det vil sige udberedning af væg-skader m.v. samt nymaling af opgangene.
-
Istandsættelse/reparation af ejendommens 2 elevatorstole.
-
Reparation af murværket med Holbækgården. Arbejderne er anbefalet i måneds-rapporterne fra ABR. Det er et fællesarbejde for Holbækgården og os. ABR bør tilskrive Holbækgårdens bestyrelse angående samarbejde i sagen.
-
Reparation af huller i asfalten på ejendommens område. Vi kan ligesom tidligere la-de viceværten tages sig af arbejdet.
-
Rydning af det gamle ”bestyrelseslokale” i kælderen til nr. 2. Vi kan bede vicevært-teamet om at tage sig af sagen mod ekstrabetaling.
-
Eventuelt andet.
Referat:
A) Bestyrelsen har anmodet viceværten om at indhente 2 tilbud på arbejdets udførelse.
B) Bestyrelsen overvejer stadigvæk arbejdet.
C) ABR er blevet anmodet om at henvende sig til Holbækgårdens bestyrelse om sagen. Det vil blive overdraget til viceværten af sætte selve murer-og fugearbejdet i værk.
D) Bestyrelsen har anmodet viceværten om at tage sig af sagen.
E) Bestyrelsen har anmodet viceværten om at tage sig af sagen.
F) Bestyrelsen drøftede muligheden af at opsætte askebægre/beholdere/krukker på ejen-dommens område (ved indgangsdørene nr. 2 og 4, på P-arealet under huset, på fællester-rasserne) og med skiltning opfordre folk til at smide deres cigaretskod deri og ikke alle an-dre steder.
Der følges op på punktet.
Punkt 9
Eventuelt:
Info:
Foreløbige emner, eventuelt uden for referat:
-
Opfølgning på omdelte ordensregler.
-
Nøgler til kælderrum m.m. til bestyrelsens medlemmer samt til ABR.
Referat:
A) Punktet blev gennemgået, og det ser indtil videre ud til, at ejerne efterlever opfordringen til at overholde vores ordensregler.
B) Der er nu via viceværten bestilt et passende antal reservenøgler.
Der forelå herefter ikke yderligere punkter til behanding på bestyrelsesmødet.
Dato for mødeindkaldelsen: Den 4. maj 2014
-
Dato for referatet: Den 7. juni 2014
Carsten Fogt
Ovenstående materiale udlægges på Foreningens hjemmeside 07014 Mødereferat