INDKALDELSE TIL/REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I EF HALSSKOVGADE 2 – 4
Dato og tidspunkt:
Mandag den 4. august 2014, kl. 18.30.
Deltagere:
Per Banke (bestyrelsesmedlem)
Carsten Fogt (bestyrelsesmedlem)
Børge Kristensen (bestyrelsesmedlem)
Peter Vestergaard (bestyrelsesmedlem)
Susanne Ullman (bestyrelsesmedlem)
Stig Stender Sapru (suppleant)
Mogens Bilde (gæst).
DAGSORDEN
Startinfo:
Under en række af punkterne i dagsordenen nedenfor henvises der til referatet af besty-relsesmødet afholdt den 6. maj d.å. Referatet findes på Foreningens hjemmeside.
Punkt 1
Afslutning af Foreningens store projekter siden sidste generalforsamling:
A) 5.-salsprojektet:
Overordnet henvises der til referatet for bestyrelsesmødet den 6. maj d.å.
Info:
Efter sommerferien modtager Foreningen slutregning i sagen fra Aktuel ByggeRådgivning ApS (ABR).
Bestyrelsen gennemgår forløbet af de uafsluttede punkter m.m. i sagen fra sidste bestyrelsesmøde og til dato.
B) Prolinesagen:
Info:
Der er tale om relining af 10 stk. regnvandsfaldstammer på ejendommen. Sagen blev gennemgået på sidste generalforsamling.
Først nu er de sidste arbejder samt det tilhørende dokumentationsmateriale afsluttet og godkendt af ABR. Bestyrelsen har herefter sat den modtagne faktura, kr. 268.750, til betaling. Beløbet, der er i overensstemmelse med det modtagne og accepterede tilbud på arbejdet, afsattes som gæld i vores foreningsregnskab for 2012/13.
Referat:
A) 5.-salsprojektet:
De resterende arbejder er afsluttet uden problemer, og ABR's slutregning for projektering af sagen og tilsynsføring med de udførte arbejder er modtaget, accepteret og betalt. Sagen kan hermed betragtes som afsluttet.
Projektet har i alt beløbet sig til kr. 1.609.555 for Foreningen.
I generalforsamlingsreferatet for 2012/13 forventedes projektet i alt at beløbe sig til kr. 1.713.000, inkl. de arbejder, som 5.-salsejerne selv skulle betale. Efter at disse arbejder er opgjort og sidenhen afregnet af de berørte ejere, forventedes projektet på dette regnegrundlag at ville beløbe sig til kr. 1.575.241. Forventningerne er således overskredet med 2,18 %.
I Foreningens regnskab for 2013/14 forventes de opsparede henlæggelser til renoveringer fuldt ud at kunne dække 5.-salsprojektets kostpris, der således ikke påregnes at skulle belaste fællesudgifterne særskilt.
B) Prolinesagen:
Sagen er endeligt afsluttet. Inkl. projektering beløb den sig i alt til kr. 290.797. Beløbet afskrives i Foreningens regnskab over 10 år, 1. gang i regnskabet 2013/14.
Punkt 2
Sagen om branden i en af ejendommens 4.-salslejligheder kort før nytår 2012.
Info:
Angående dette punkt henvises der til referatet for bestyrelsesmødet den 6. maj d.å.
Sagen er endnu ikke afsluttet. Bestyrelsen opdaterer sig om sagen.
Referat:
Det har vist sig, at der stadigvæk resterer nogle mindre reparationer. Bestyrelsen har anmodet administrator om fortsat at varetage, at manglerne udbedres samt, at udgifterne dækkes forsikringsmæssigt.
Punkt 3
Ventilation og varmt vand:
A) Ventilationssagen:
Overordnet henvises der til referatet af bestyrelsesmødet den 6. maj d.å.
Info:
Ventilationssagen angår den halvdel af ejendommens ventilationsanlæg, der betjener ejerne i Halsskovgade nr. 2. Det er konstateret, at kraften af anlæggets udsugningsevne er væsentligt nedsat.
Bestyrelsen gennemgår forløbet af sagen fra sidste bestyrelsesmøde og til dato.
B) Varmt vand:
Info:
Der er indløbet oplysning om, at temperaturen på ejendommens varme brugsvand ikke er tilstrækkelig høj. Der henvises til tidligere rundsendt materiale i sagen.
Bestyrelsen orienterer sig i sagen og søger at beslutte tiltag til afhjælpning af problemet.
Referat:
A) Ventilationssagen:
Indledningsvis skal det oplyses, at privat monterede (elektriske) installationer, der er forbundet til ejendommens trækkanaler til forventet forbedring af luftcirkulationen, er ulovlige, hvorfor de skal nedtages.
Da udluftningsproblemerne alene er observeret i nr. 2, har bestyrelsen efter mange overvejelser, herunder ikke helt klare tekniske anvisninger, besluttet, at nr. 2-beboerne vil blive varslet om, at deres trækkanaler skal inspiceres, så det fysisk kan konstateres, hvorvidt der er noget galt. Herefter vurderer bestyrelsen, hvad der videre kan/skal gøres.
Den omtalte meddelelse er under udarbejdelse.
B) Varmt vand:
Bestyrelsen besluttede, at varmerørene (spiralen) i varmtvandsbeholderen skal skiftes, så vi får en bedre afkøling af systemet og mulighed for en minimumstemperatur på 50 grader.
Der er indhentet og accepteret tilbud på arbejdet, der vil beløbe sig til knap kr. 60.000. Beløbet forventes at kunne tjene sig ind igen som følge af prisbonus for den forbedrede afkøling af systemet.
Arbejdet vil strække sig over 2 dage fra kl. 8:00 den første dag og til kl. 16:00 den anden dag, i hvilken periode, der ikke vil være varmt vand i ejendommen, men stadigvæk koldt vand.
Det præcise tidspunkt vil blive oplyst i et opslag.
Punkt 4
Antennesagen SEAS-NVE:
Info:
Overordnet henvises der til referatet for bestyrelsesmødet den 6. maj d.å. Sagen er endnu ikke afsluttet. Bestyrelsen opdaterer sig om sagen.
Referat:
Det besluttedes, at således som den af SEAS-NVE modtagne foreningsaftale er formuleret, kan den ikke varetages/administreres af bestyrelsen.
Bestyrelsen foretager sig ikke på eget initiativ mere i sagen.
Punkt 5
Foreningens hjemmeside:
Info:
Overordnet henvises der til referatet af bestyrelsesmødet den 6. maj d.å.
Hjemmesiden er stadigvæk ikke genetableret i fuldt omfang. Bestyrelsen opdaterer sig om sagen.
Referat:
Bestyrelsen arbejder fortsat på sagen og forventer at kunne orientere om praktiske løsningsmuligheder på den kommende generalforsamling.
Punkt 6
Foreningens næste store projekt, renovering af altangangenes beton samt udskiftning af ejendommens metalgelændere:
Info:
Overordnet henvises der til tidligere rundsendt materiale, herunder en rapport fra Teknologist Institut samt til referatet for henholdsvis Foreningens ordinære generalforsamling i oktober 2013 og bestyrelsesmødet den 6. maj d.å.
I generalforsamlingsreferatet blev ejerne stillet i udsigt, at vi inden sommeren dette år skul-le træffe beslutning i denne sag på en ekstraordinær generalforsamling. Efter monteringen af stålafstivningen af gelænderne på altangangene, kan vi imidlertid tillade os at udskyde renoveringsarbejderne i mindst endnu et år, således at Foreningen får mere tid til henlæg-gelser til opsparing til sagens finansiering.
På bestyrelsesmødet den 6. maj d.å. skulle bestyrelsen orientere sig om sagens tidshori-sont, og der skulle træffes beslutning om diverse alternative tiltag, der kunne fremlægges som beslutningsforslag på Foreningens kommende ordinære generalforsamling i oktober d.å.:
A) De nye gelændere skal monteres på ydersiden af altangangene, så der bliver til-strækkelig plads til mulig fremtidig isolering af vægge/ydermure ud mod altangange-ne. Men hvordan skal selve altangangenes renovering udformes? Skal de eventuelt aflukkes med glasplader, og skal disse glasplader eventuelt gå fra ét altangulv helt op til den ovenliggende altan?
B) Der skal på generalforsamlingen kunne forelægges et groft overslag over projektets økonomiske størrelse samt et forslag til dets finansiering.
C) Bestyrelsen skal kunne anmode om generalforsamlingens godkendelse til fortsættelse af projektet inden for de forelagte rammer.
For orienteringens skyld gentages referatet for bestyrelsemødet den 6. maj d.å.:
Bestyrelsen drøftede det nye prokekt med udgangspunkt i ovenstående info. Bl.a. drøfte-des mulige realistiske løsningsalternativer, praktik og teknik, tidshorisont og økonomi, men overordnet besluttede bestyrelsen at rette henvendelse til ABR om bistand i sagen.
Bestyrelsen har derfor nu anmodet ABR om at tage stilling til og udarbejde forslag til bl.a. følgende punkter:
Findes der praktiske og økonomiske alternativer med åbne altangange som hidtil ?
Formulering af alternative muligheder, hvor altangangene aflukkes, herunder anvisning af praktisk udformning og konstruktion,
Formulering af hvordan renoveringen af altangelænderne indpasses i de øvrige arbejder.
Bestyrelsen afsluttede sin henvendelse til ABR med følgende afsnit:
"Ovenstående skal betragtes som opstart på altan- og gelænderprojektet. Der vil blive tale om løbende konsultationer mellem jer og bestyrelsen, ligesom der kan blive tale om at la-de en arkitekt rentegne materialet, inden det forelægges på den kommende generalfor-samling."
Endelig skal det oplyses, at der på ejendommen p.t. udføres reparationer på altangangene, hvorunder opståede revner udbedres, således at tæringen af bærejernene i betonen standses.
Ejerne vil løbende blive holdt orienteret om sagens udvikling.
På mødet den 4. august gennemgår bestyrelsen sagens forløb fra sidste bestyrelsesmøde og til dato.
Nyt referat:
Bestyrelsen afventer stadigvæk ABR's oplæg til løsningsmuligheder, som beskrevet ovenfor. Oplægget forventes at kunne forelægges på den kommende generalforsamling.
I mellemtiden har bestyrelsen igangsat arbejder, der stadigvæk ikke er helt afsluttede, til udbedring af alle revner og afskalninger i betonen på altangangene og på murene ud mod altangangene.
Bestyrelsen ønsker på den kommende generalforsamling at kunne oplyse følgende om situationen her og nu:
Altangange og mure er OK, og tæringen af bærejernene i betonen er standset.
Opgaven er herefter, hvordan vi mest hensigtsmæssigt kan bevare denne situation.
Punkt 7
Opdatering af viceværtens kontrakt:
Info:
Overordnet henvises der til referatet af bestyrelsesmødet den 6. maj d.å.
Sagen er endnu ikke afsluttet. Bestyrelsen opdaterer sig om sagen.
Referat:
Bestyrelsen er ved at udarbejde udkast til en opdateret viceværtkontrakt og håber at have sagen afsluttet inden den kommende generalforsamling i oktober måned.
Punkt 8
Kommende vedligeholdelsesarbejder:
Info:
Overordnet henvises der til referatet af bestyrelsesmødet den 6. maj d.å.
Bestyrelsen gennemgår forløbet af de gamle punkter fra sidste bestyrelsesmøde og til da-to samt gennemgår/tager stilling til nytilkomne punkter. Opgavelisten er formentlig ikke ud-tømmende:
A) Istandsættelse af ejendommens 2 trappeopgange, det vil sige udbedring af væg-skader m.v. samt nymaling af opgangene.
B) Istandsættelse/reparation af ejendommens 2 elevatorstole.
C) Reparation af murværket mod Holbækgården. Arbejderne er anbefalet i måneds-rapporterne fra ABR. Det er et fællesarbejde for Holbækgården og os. Holbækgår-dens bestyrelse skal tilskrives angående samarbejde i sagen.
D) Reparation af huller i asfalten på ejendommens område. Vi kan ligesom tidligere la-de viceværten tage sig af arbejdet.
E) Rydning af det gamle ”bestyrelseslokale” i kælderen til nr. 2. Vi kan bede vicevært-teamet om at tage sig af sagen mod ekstrabetaling.
F) Gennemgang af bestyrelsessamarbejdet i foreningsåret 2013/14, herunder oriente-ring angående tiltag til den kommende generalforsamling og om sammensætningen af næste års bestyrelses- og suppleantpersonkreds.
G) Eventuelt andet.
Referat:
Punkt A og B
Bestyrelsen har anmodet viceværten om at indhente 2 tilbud på arbejderne. Tilbuddene afventes stadigvæk.
Punkt C
Bestyrelsen har anmodet administrator om at skrive til Holbækgårdens bestyrelse om sagen og afventer svar på skrivelsen.
Punkt D
Bestyrelsen besluttede at indhente tilbud på arbejdet fra 2 entreprenørfirmaer og valgte at lade entreprenør Gendrup udføre opgaven. Arbejdet forventes at holde sig inden for kr. 30.000.
Punkt E
Rydningsarbejdet er igangsat.
Punkt F
Bestyrelsen drøftede punktets emner, og de forskellige tiltag til den kommende generalforsamling er igangsat.
Nærmere oplysninger vil fremgå af opslag på ejendommens opslagstavler og af det næste bestyrelsesreferat.
Punkt G
Der forelå ingen specifikke emner til punktet.
Punkt 9
Eventuelt:
Info:
Foreløbige emner, eventuelt uden for referat:
$1A) Fortsat opfølgning på omdelte ordensregler.
$1B) Nøgler til kælderrum m.m. til bestyrelsens medlemmer samt til ABR.
Referat:
Bestyrelsen er opmærksom på de 2 punkter. Nøglerne er bestilt gennem viceværten.
Dato for mødeindkaldelsen: Den 3. august 2014/Dato for referatet: Den 3. september 2014
Referent:
Carsten Fogt
Ovenstående materiale udlægges på Foreningens hjemmeside.
030914 Ref bestmøde 040814