INDKALDELSE TIL/REFERAT AF BESTYRELSESMØDE I EF HALSSKOVGADE 2 – 4
Dato og tidspunkt:
Torsdag den 11. september 2014, kl. 18.30.
Deltagere:
Per Banke (bestyrelsesmedlem)
Carsten Fogt (bestyrelsesmedlem)
Børge Kristensen (bestyrelsesmedlem)
Susanne Ullman (bestyrelsesmedlem)
Mogens Bilde (gæst).
DAGSORDEN
Startinfo:
Under en række af punkterne i dagsordenen nedenfor henvises der til referaterne for tidligere bestyrelsesmøder. Referaterne findes på Foreningens hjemmeside.
Punkt 1
Punkter, bestyrelsen skal forberede sig til og orientere sig om, til den kommende ordinære generalforsamling for 2013/14:
Info:
Generalforsamlingen afholdes tirsdag den 28. oktober 2014 kl.19:00 - 23:00 i Østerbrohuset, Århusgade 103, 2100 København Ø.
Indkaldelse med tilhørende dagsorden, regnskab for 2013/14, forslag til budget for 2014/15 samt forslag til generalforsamlingsbeslutning vil inden for den tidsfrist, som Foreningens vedtægter foreskriver, blive rundsendt til ejerne.
Med henvisning til omdelt og rundsendt materiale skal bestyrelsen på mødet gennemgå følgende punkter:
A) Udkast til regnskabet for 2013/14
B) Forslag til budget for 2014/15
C) Forslag til generalforsamlingsbeslutning, foreløbigt 3 stk.
D) Opstilling/genopstilling af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
E) Skal repræsentanter fra Aktuel ByggeRådgivning ApS (ABR) eventuelt inviteres til at
orientere om gelænder- og betonprojektet?
F) Eventuelt andet.
Referat:
Punkt A
Regnskabet, der endnu kun forligger i udkast, forventes at udvise et overskud på ca. kr. 40.000.
Bestyrelsen havde ingen egentlige spørgsmål til udkastet. Det endelige regnskab rundsendes sammen med indkaldelsesmaterialet til generalforsamlingen.
Punkt B
Bestyrelsen gennemgik og godkendte forslaget til budget for 2014/15. Der budgetteres med en forøgelse af fællesudgifterne på 6,18 % i forhold til 2013/14.
Budgettet rundsendes sammen med indkaldelsesmaterialet til generalforsamlingen.
Punkt C
Bestyrelsen gennemgik indkomne forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen.
Bestyrelsen vil selv stille 4 forslag, og fra 2 ejere er der yderligere i alt stillet 7 forslag under betegnelserne forslag, hensigtserklæring og indstilling.
Forslagene rundsendes sammen med indkaldelsesmaterialet til generalforsamlingen.
Punkt D
Den hidtidige bestyrelse og suppleant forventes at genopstille.
Punkt E
Bestyrelsen besluttede at anmode repræsentanter fra ABR om at være til stede på generalforsamlingen, hovedsageligt for at kunne orientere om Foreningens næste store sag, gelænder og betonprojektet.
Herudover forventer bestyrelsen, at ABR's ekspertise vil være nyttig på generalforsamlingen under behandlingen/gennemgangen af en række andre tekniske emner.
Punkt F
Der forelå ingen emner til dette punkt.
Punkt 2
Sagen om branden i en af ejendommens 4.-salsejligheder kort før nytår 2012.
Info:
Der henvises til referaterne af tidligere bestyrelsesmøder.
Sagen er endnu ikke afsluttet. Bestyrelsen opdaterer sig om sagen.
Referat:
Sagen er fortsat uafsluttet, og der er intet nyt i forhold til referat af bestyrelsesmødet den 4. august d.å.
Punkt 3
Ventilation og varmt vand:
A) Ventilationssagen:
Info:
Ventilationssagen angår den halvdel af ejendommens ventilationsanlæg, der betjener ejer-ne i Halsskovgade nr. 2. Det er konstateret, at kraften af anlæggets udsugningsevne er væsentligt nedsat.
B) Varmt vand:
Info:
Der er indløbet oplysning om, at temperaturen på ejendommens varme brugsvand ikke er tilstrækkelig høj. Der henvises til tidligere rundsendt materiale i sagen.
Tidligere referat:
A) Ventilationssagen:
Efter mange overvejelser, herunder ikke helt klare tekniske anvisninger, har bestyrelsen besluttet, at samtlige beboere i ejendommen skal modtage meddelelse om, at privat monterede (elektriske) installationer, der er forbundet til ejendommens trækkanaler til eventuel forbedring af luftcirkulationen, er ulovlige, hvorfor de skal nedtages.
Da udluftningsproblemerne er observeret i nr. 2, vil nr. 2-beboerne i meddelelsen blive varslet om, at bestyrelsen vil lade deres trækkanaler inspicere, så det umiddelbart fysisk kan konstateres, hvorvidt der er noget galt. Herefter bliver det vurderet, hvad der videre kan/skal gøres.
Den omtalte meddelelse er under udarbejdelse.
B) Varmt vand:
Bestyrelsen besluttede, at varmerørene (spiralen) i varmtvandsbeholderen skal skiftes, så vi får en bedre afkøling af systemet og mulighed for en minimumstemperatur på 50 grader.
Der er indhentet og accepteret tilbud på arbejdet, der vil beløbe sig til knap kr. 60.000. Beløbet forventes at kunne tjene sig ind igen som følge af den forbedrede afkøling af systemet.
Arbejdet vil strække sig over 2 dage fra kl. 8:00 den første dag og til kl. 16:00 den anden dag, i hvilken periode, der ikke vil være varmt vand i ejendommen, men stadigvæk koldt vand.
Det præcise tidspunkt vil også blive oplyst i ovennævnte meddelelse.
Nyt referat:
A) Ventilationssagen:
Bestyrelsen besluttede alene at koncentrere sig om trækkanalerne i nr. 2. De pågældende ejere vil modtage besked om tidspunktet for den nævnte besigtigelse.
Trækkanalerne i nr. 4 vil blive besigtiget næste gang anlægget skal renses
B) Varmt vand:
Arbejdet med spiralen vil blive udført den 22. og 23. september d.å., jf. de opsatte opslag.
Punkt 4
Foreningens hjemmeside:
Info:
Der henvises til referaterne af tidligere bestyrelsesmøder.
Hjemmesiden er stadigvæk ikke retableret i fuldt omfang. Bestyrelsen opdaterer sig om sagen.
Tidligere referat:
Bestyrelsen arbejder fortsat på sagen og forventer at kunne orientere om praktiske løsningsmuligheder på den kommende generalforsamling.
Nyt referat:
Det bestyrelsesmedlem, der er kontaktmand i sagen, forelagde på mødet nogle anvendelige og praktiske forslag til løsning af vores hjemmeside problematik.
Disse forslag vil detaljeret blive fremlagt til debat på den kommende generalforsamling.
Punkt 5
Foreningens næste store projekt, renovering af altangangenes beton samt udskiftning af ejendommens metalgelændere:
Info:
Overordnet henvises der til tidligere rundsendt materiale, herunder til rapportering fra Tek-nologist Institut samt til referater for henholdsvis Foreningens ordinære generalforsamling i oktober 2013 og for tidligere bestyrelsesmøder.
I generalforsamlingsreferatet blev ejerne stillet i udsigt, at vi inden sommeren i år skulle træffe beslutning i denne sag på en ekstraordinær generalforsamling. Efter monteringen af stålafstivningen af gelænderne på altangangene, kan vi imidlertid tillade os at udskyde renoveringsarbejderne i mindst endnu et år, således at Foreningen får mere tid til henlæg-gelser til opsparing til sagens finansiering.
På bestyrelsesmødet den 6. maj d.å. skulle bestyrelsen orientere sig om sagens tidshori-sont, og der skulle træffes beslutning om diverse alternative tiltag, der kunne fremlægges som beslutningsforslag på Foreningens kommende ordinære generalforsamling i oktober d.å.:
A) De nye gelændere skal monteres på ydersiden af altangangene, så der bliver til-strækkelig plads til mulig fremtidig isolering af vægge/ydermure ud mod altangangene, men hvordan skal selve altangangenes renovering udformes, skal de eventuelt aflukkes med glasplader, og skal disse glasplader eventuelt gå fra ét altangulv helt op til den ovenliggende altan?
B) Der skal på generalforsamlingen kunne forelægges et groft overslag over projektets økonomiske størrelse samt et forslag til dets finansiering.
C) Bestyrelsen skal kunne anmode om generalforsamlingens godkendelse til fortsæt-telse af projektet inden for de forelagte rammer.
Referaterne af følgende 2 bestyrelsesmøder gentages for orienteringens skyld:
Den 6. maj d.å.:
Bestyrelsen drøftede det nye projekt med udgangspunkt i ovenstående info. Bl.a. drøftedes mulige realistiske løsningsalternativer, praktik og teknik, tidshorisont og økonomi, men overordnet besluttede bestyrelsen at rette henvendelse til ABR om bistand i sagen.
Bestyrelsen har derfor nu anmodet ABR tage stilling til og udarbejde forslag til bl.a. følgen-de punkter:
Findes der praktiske og økonomiske alternativer med åbne altangangene som hidtil?
Formulering af alternative muligheder, hvor altangangene aflukkes, herunder anvisning af praktisk udformning og konstruktion,
Formulering af hvordan renoveringen af altangelænderne indpasses i de øvrige arbejder.
Bestyrelsen afsluttede sin henvendelse til ABR med følgende afsnit:
"Ovenstående skal betragtes som opstart på altan- og gelænderprojektet. Der vil blive tale om løbende konsultationer mellem jer og bestyrelsen, ligesom der kan blive tale om at la-de en arkitekt rentegne materialet, inden det forelægges på den kommende generalfor-samling."
Endelig skal det oplyses, at der på ejendommen p.t. udføres reparationer på altangange-ne, hvorunder opståede revner i udbedres, således at tæringen af bærejernene i betonen standses.
Ejerne vil løbende blive holdt orienteret om sagen udvikling.
Den 4. august d.å.:
Bestyrelsen afventer stadigvæk ABR's oplæg til løsningsmuligheder, som beskrevet ovenfor. Oplægget forventes at kunne forelægges på den kommende generalforsamling.
I mellemtiden har bestyrelsen igangsat arbejder, der stadigvæk ikke er helt afsluttede, til udbedring af alle revner og afskalninger i betonen på altangangene og på murene ud mod altangangene.
Bestyrelsen ønsker på den kommende generalforsamling at kunne oplyse følgende om situationen her og nu:
Altangange og mure er OK, og tæringen af bærejernene i betonen er standset.
Opgaven er herefter, hvordan vi mest hensigtsmæssigt kan bevare dennesituation.
Nyt referat:
Som sådan foreligger der ikke noget nyt i sagen siden referatet af bestyrelsesmødet den 4. august d.å. udover, at de sidste arbejder angående udbedring af revner og afskalninger i betonen på altangangene og på murene ud mod altangangene igangsættes i uge 39 d.å.
Punkt 6
Opdatering af viceværtens kontrakt:
Info:
Der henvises til referaterne af tidligere bestyrelsesmøder.
Sagen er endnu ikke afsluttet. Bestyrelsen opdaterer sig om sagen.
Bestyrelsen er ved at udarbejde udkast til en opdateret viceværtkontrakt og håber at have sagen afsluttet inden den kommende generalforsamling i oktober måned.
Referat:
Der foreligger nu udkast til en ny viceværtkontrakt samt en del forslag til nye formuleringer og tilføjelser.
Bestyrelsen har endnu ikke haft mulighed for at gennemarbejdet materialet og træffe beslutning i sagen, der beklageligvis ikke kan afsluttes inden den kommende generalforsamling.
Punkt 7
Kommende vedligeholdelsesarbejder:
Info:
Bestyrelsen gennemgår forløbet af de gamle punkter fra sidste bestyrelsesmøde og til da-to samt gennemgår/tager stilling til nytilkomne punkter. Opgavelisten er formentlig ikke ud-tømmende:
A) Istandsættelse af ejendommens 2 trappeopgange, det vil sige udbedring af væg-skader m.v. samt nymaling af opgangene.
B) Istandsættelse/reparation af ejendommens 2 elevatorstole.
C) Reparation af murværket mod Holbækgården. Arbejderne er anbefalet i måneds-rapporterne fra ABR. Det er et fællesarbejde for Holbækgården og os. Holbækgår-dens bestyrelse skal tilskrives angående samarbejde i sagen.
D) Reparation af huller i asfalten på ejendommens område. Vi kan ligesom tidligere la-de viceværten tages sig af arbejdet.
E) Rydning af det gamle ”bestyrelseslokale” i kælderen til nr. 2. Vi kan bede vicevært-teamet om at tage sig af sagen mod ekstrabetaling.
F) Gennemgang af bestyrelsessamarbejdet i foreningsåret 2013/14, herunder oriente-ring angående tiltag til den kommende generalforsamling og om sammensætningen af næste års bestyrelses- og suppleantpersonkreds.
G) Eventuelt andet.
H) Skader efter regnvejret natten mellem den 30. og 31. august d.å.
Tidligere referat:
Punkt A og B
Bestyrelsen har anmodet viceværten om at indhente 2 tilbud på arbejderne. Tilbuddene afventes stadigvæk.
Punkt C
Bestyrelsen har anmodet administrator om at skrive til Holbækgårdens bestyrelse om sagen og afventer svar på skrivelsen.
Punkt D
Bestyrelsen besluttede at indhente tilbud på arbejdet fra 2 entreprenørfirmaer og valgte at lade entreprenør Gendrup udføre opgaven. Arbejdet forventes at holde sig inden for kr. 30.000.
Punkt E
Rydningsarbejdet er igangsat.
Punkt F
Bestyrelsen drøftede punktets emner, og de forskellige tiltag til den kommende generalforsamling er igangsat.
Nærmere oplysninger vil fremgå af opslag på ejendommens opslagstavler og af det næste bestyrelsesreferat.
Punkt G
Der forelå ingen specifikke emner til punktet.
Nyt referat, kun de punkter, hvor der er nyt i forhold til tidligere referatet:
Punkt A og B
Bestyrelsen har til dato modtaget 1 tilbud på malerarbejdet. Det vedrører alene arbejdet på trappeopgangene, ikke i elevatorstolene. Malerarbejdet forventes at beløbe sig til ca. kr. 130.000. Det samlede arbejde må forventes at beløbe sig til mere end kr. 150.000.
Bestyrelsen har endnu ikke kunnet træffe beslutning i sagen.
Punkt C
Vi har nu kontakt med AB Holbækgårdens bestyrelse, der vil bære en del af arbejdets udgifter.
Nærmere detaljer foreligger endnu ikke, og arbejdet er endnu ikke igangsat.
Punkt D
Arbejdet er afsluttet, og prisen var i overensstemmelse med det modtagne tilbud.
Punkt F
Jf. dette referats punkt 1.
Punkt H
Regnvejret forårsagede mindre vandskader i ejendommens kældre, mest i nr. 2.
De mest alvorlige skyldtes, at dykpumpen i nr. 2 viste sig at være defekt. Bestyrelsen har indhentet tilbud på reparationsarbejdet, herunder på etablering af en alarm både til pumpen i nr. 2 og i nr. 4, således at røde lamper i de 2 kældre lyser ved pumpestop. Fremover kan pumpedefekter derfor opdages og udbedres i tide.
Herudover forårsagede regnvejret skader omkring pumpebrønden/kloakken i gården til nr. 2 som følge af rotteunderminering. Denne underminering skal udbedres, og Kommunen er involveret i sagen. Bestyrelsen har endnu ikke fuldt overblik over omfanget af skaderne, herunder heller ikke på prisen for udbedringsarbejdet, men det må forventes at beløbe sig til mindst kr. 80 - 100.000.
Ejerne vil blive holdt orienteret om sagens udvikling.
Punkt 8
Eventuelt:
Info:
Foreliggende emner, ingen:
Referat:
Der blev på mødet ikke drøftet emner under dette punkt.
Dato for mødeindkaldelsen: Den 9. september 2014/Dato for referatet: Den 21. september 2014
Referent:
Carsten Fogt
Ovenstående materiale udlægges på Foreningens hjemmeside.
110914 Mødereferat