INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE I EF HALSSKOVGADE 2 – 4
Dato og tidspunkt:
Onsdag den 10. december 2014, kl. 18.30
Inviteret til at deltage:
Carsten Fogt (bestyrelsesmedlem)
Børge Kristensen (bestyrelsesmedlem)
Niels Brix (bestyrelsesmedlem)
Peter Vestergaard (bestyrelsesmedlem)
Susanne Ullman (bestyrelsesmedlem)
Per Banke (suppleant)
Stig Stender Sapru (suppleant)
Mogens Bilde (gæst).
DAGSORDEN
Punkt 1
Bestyrelsen konstituerer sig m.m.
Info:
Indledningsvis skal bestyrelsen tage stilling til, hvorvidt det rettede udkast til referat af den ordinære generalforsamling den 28. oktober 2014 kan godkendes.
Der skal tages stilling til posterne som formand og næstformand samt til bestyrelsens fremtidige arbejdsfordeling, herunder også til bestyrelsens kommunikation med ejere og samarbejdspartnere.
Bestyrelsesarbejdets omfang og dermed også dets tidsforbrug har over det sidste par år været stigende, hvorfor det er nødvendigt, at arbejdsopgaverne i øget omfang uddelegeres til og varetages af flere af bestyrelseskredsens personer.
Referat:
Det rettede referat af den ordinære generalforsamling den 28. oktober 2014 godkendtes, og administrator er anmodet om at rundsende det til ejerne, hvilket efterfølgende er sket.
Carsten Fogt genvalgtes til formand, mens Peter Vestergaard genvalgtes til næstformand.
Sekretærfunktionen vil i det kommende foreningsår på skift søges varetaget af bestyrelsens medlemmer ud fra den tid, hvert medlem kan tilbyde at bruge på sagen. Den øvrige arbejdsfordeling vil blive varetaget efter samme princip, bl.a. med hensyntagen til medlemmernes individuelle kompetencer.
Bestyrelsen vil fremadrettet sørge for, at al væsentlig kommunikation med ejere og andre interesserede parter vil fremgå både af ejendommens 2 opslagstavler og af Foreningens
hjemmeside (når den er blevet reetableret).
Bestyrelsen kommunikerer primært med sine samarbejdspartnere m.fl. via telefon og e-mails.
Bestyrelsen kan af ejere og andre interesserede parter ligeledes kontaktes via telefon og e-mails, og henvendelserne søges besvaret hurtigst muligt.
Punkt 2
Bestyrelsen drøfter og vurderer prioriteringsrækkefølgen af de fremtidige arbejder og opgaver, der dels blev nævnt i formandsberetningen og dels blev debatteret på den ordinære generalforsamling for 2013/14.
Info:
Det drejer sig om følgende arbejder og opgaver:
Ifølge formandsberetningen
Renovering af altangangenes beton samt udskiftning af ejendommens metalgelændere,
Istandsættelse af ejendommens 2 trappeopgange og 2 elevatorstole,
Udsugningssagen, der angår den halvdel af ejendommens udsugningsanlæg, der betjener ejerne i Halsskovgade nr. 2,
Vandskader i ejendommens kældre og undermineringsskader,
Reparation af murværk, bl.a. mod AB Holbækgården,
Branden i en 4.- salslejlighed kort før nytår 2012,
Foreningens hjemmeside,
Opdatering af viceværtkontrakten.
Ifølge debatten på generalforsamlingen, jf. generalforsamlingsreferatet
Ledelsen af naboejendommen i Halsskovgade opfordres til at forbedre vækstbetingelserne
for gadens 2 lindetræer,
Fugt- og vandproblemer i ejendommens 2 kældre opfølges,
Undersøgelse af antallet af ejere, der er interesseret i at udskifte deres gamle børmaventiler med termostater, og indhentning af samlet tilbud på arbejdet,
Forbedring af affaldshåndtering, af gårdhavens pasning og af faciliteterne på ejendommens tagterrasser.
Listen er foreløbig og vil uden tvivl løbende blive suppleret med yderligere opgaver, men
bestyrelsen agter at opfatte dette punkt som en basismæssig arbejdsplan for foreningsåret 2014/15.
På dette bestyrelsesmøde skal der tages beslutninger til de under punkt 2 nævnte arbejder og sager, der separat fremgår af punkterne 3 - 6.
Referat:
Oplistningen af de fremtidige arbejder blev gennemgået. Nedenfor refereres beslutninger-
ne angående de arbejder, der ud over punkterne 3 - 6 efter bestyrelsens opfattelse bør varetages først.
Branden i 4.-salslejligheden: Bestyrelsen besluttede, at følgeskader, der influerer på selve ejendommens konstruktion, skal udbedres her og nu. Aktuel Byggerådgivning ApS (ABR) anmodes om at udarbejde et oplæg til reparationerne, herunder også et økonomisk overslag. Administrator anmodes efterfølgende om at søge udgiften forsikringsdækket.
Udskiftning af gamle børmaventiler med termostater: Bestyrelsen vil rette henvendelse til Foreningens sædvanlige VVS-kontakt om et pristilbud på termostater, således at det frem-går, hvordan antallet influerer på prisen pr. enhed. Når disse oplysninger foreligger, undersøger bestyrelsen, hvor stor tilslutningen er for udskiftning.
Forbedring af affaldshåndtering m.m.: Bestyrelsen vil løbende søge at forbedre disse funktioner, og der vil op til næste forår og sommer specielt blive taget stilling opgradering af udstyret m.v. på den store fællesterrasse på 5.-sal.
Punkt 3
Bestyrelsen skal tage stilling til modtagne tilbud vedrørende disse sager:
Istandsættelse af ejendommens 2 trappeopgange og 2 elevatorstole,
Vandskader i ejendommens kældre og undermineringsskader,
Reparation af murværk, bl.a. mod AB Holbækgården.
Info:
Tilbuddene er op til mødet rundsendt til bestyrelseskredsen.
Referat:
Bestyrelsen besluttede at accepterede det billigste af de modtagne tilbud for alle 3 arbejder i overensstemmelse med ABR's anbefalinger. Angående istandsættelsen af trappeopgangene og elevatorstolene besluttedes det yderligere at udføre nogle ekstraarbejder mht. nedslibning og montering af "hjørneskånere".
Mht. Foreningens egne arbejder har bestyrelsen herefter anmodet ABR om at meddele de valgte entreprenører, at arbejderne, inkl. de oplyste ekstraarbejder, kan påbegyndes. Også AB Holbækgården's bestyrelse er blevet kontaktet om, hvilken entreprenør man foretrækker til udførelsen af fællesarbejdet. I refererende stund er dette endnu uafklaret.
Bestyrelsen har også anmodet ABR om at føre tilsyn med de arbejder, Foreningen står for.
Punkt 4
Bestyrelsen tager konkret stilling til videreførelsen af udsugningssagen.
Info:
Udgangspunktet er tidligere drøftelser, udsendt materiale og generalforsamlingens debat.
Referat:
Det besluttedes, at 2 af bestyrelseskredsens medlemmer umiddelbart efter jul og nytår fin-
der en dato, hvor de sammen kan observere udsugningsforholdene i samtlige de lejligheder, der vedrører Halsskovgade nr. 2.
Dette er opstarten på de tiltag, der skal besluttes angående denne del af ejendommens udsugningsanlæg i overensstemmelse med generalforsamlingens debat om sagen.
De berørte ejere vil modtage oplysning om datoen. Det må forventes, at der bliver tale om en lørdag formiddag.
Punkt 5
Bestyrelsen tager konkret stilling til hjemmesidens fremtidige udformning, herunder en tidsramme for hvornår, den skal være funktionsdygtig.
Info:
Der tages udgangspunkt i tidligere drøftelser, udsendt materiale samt debatten på generalforsamlingen.
Referat:
Under debatten om sagen oplystes det, at Foreningens nuværende hjemmeside stadigvæk er funktionsdygtig i et vist omfang og, at det er muligt at afhjælpe manglerne acceptabelt.
Bestyrelsen besluttede derfor at følge op på disse muligheder. De for boligforeninger sædvanlige oplysninger vil blive genudlagt på vores hjemmeside, så den kommer til at fremstå som brugbar. På længere sigt orienterer bestyrelsen sig mod alternative løsninger.
Umiddelbart efter jul og nytår følges der op på beslutningen om at genanvende vores hidtidige hjemmeside. Ejerne orienteres om sagens udvikling via opsalg på opslagstavlerne.
Punkt 6
Bestyrelsen tager konkret stilling til at opdatere viceværtkontrakten m.m.
Info:
Der tages udgangspunkt i det oplæg til en ny kontrakt, der er rundsendt til bestyrelseskredsen.
Bestyrelsen skal debattere den fremtidige håndtering af indtægterne fra Foreningens fællesvaskeri. Egentlige tilbud på nødvendige nyinstallationer kan først foreligge efter mødet.
Referat:
Der var på mødet enighed om oplægget til den ny viceværtkontrakt, som efterfølgende er sendt til viceværten som forslag til videre forhandlinger, herunder justeringer af arbejdsopgaver og honorar.
Det besluttedes, at den fremtidige håndtering af indtægterne fra Foreningens fællesvaskeri
skal udgå af viceværtens opgaver og i stedet administreres elektronisk, men i refererende stund foreligger de forventede tilbud på nødvendige nyinstallationer endnu ikke.
Sagen opfølges umiddelbart efter jul og nytår.
Punkt 7
Eventuelt:
Info:
Til mødet foreligger følgende emner til behandling under dette punkt:
Opdatering om, hvorvidt der er konstateret nyt hundehold på ejendommen,
Opdatering om ejendommens generelle vedligeholdelsesforfatning.
Referat:
Ingen af mødedeltagerne havde kendskab til eller havde modtaget oplysning om nyt permanent hundehold på ejendommen i modstrid med vedtægternes og ordensreglernes bestemmelser.
Behandlingen af ejendommens overordnede vedligeholdelsesforfatning er indeholdt i mødets øvrige punkter og i referatet heraf.
Herudover besluttedes det, at de på generalforsamlingen vedtagne nye rygeregler på ejendommens område indskrives i ordensreglerne. Dette er nu sket, og de opdaterede ordensregler er ophængt til orientering på opslagstavlerne i de 2 opgange.
Som sidste punkt besluttede bestyrelsen at anmode viceværten om at sætte lås på de ikke aflåste kælderrum. Aflåsning af disse rum er en sikkerhedsforanstaltning, der er påkrævet ifølge husordenen, der tidligere i år er genomdelt til ejerne og nu er på ny er ophængt på opslagstavlerne i den senest opdaterede version. De berørte ejere kan få udleveret nøgler til den nye lås af viceværten mod betaling af udlægget for låsen.
Der forelå herefter ikke flere punkter til behandling på mødet.
Dato for mødeindkaldelsen:
Den 9. december 2014
Dato for referatet:
Den 29. december 2014
Referent, Carsten Fogt
291214 Endeligt møderef 101214