EJERLEJLIGHEDSFORENINGEN HALSSKOVGADE 2 – 4,
2100 KØBENHAVN Ø
Formandsberetning til den Ordinære Generalforsamling 2013/2014 den 28. oktober 2014
Som formand for Ejerforeningens bestyrelse skal jeg hermed redegøre for de begi-venheder og dispositioner, der, efter bestyrelsens opfattelse, har været af størst be-tydning for varetagelsen af Foreningens forhold i foreningsåret 2013/14.
Omtalen af ”væsentlige begivenheder og sager” involverer bestyrelsens løbende ar-bejde med at lede og varetage Foreningens interesser, herunder administration og vedligeholdelse samt forbedringer af ejendommen, udført siden udarbejdelsen af sid-ste års formandsberetning.
Vi skal senere under punktet ”Indkomne forslag”, ligesom sidste år, behandle nogle, der baserer sig på grænseløs mistillid til kvaliteten af bl.a. bestyrelsens arbejde med varetagelsen af Foreningens anliggender, kvaliteten af bestyrelsens dømmekraft og kommunikationsform samt til kvaliteten af den eksterne rådgivning, som bestyrelsen løbende modtager og tager til efterretning.
Sidste år kommenterede jeg dette i formandsberetningen. I år vil jeg over for Forenin-gens ejere prøve at lade resten af formandsberetningen samt, hvad der i øvrigt senere behandles på generalforsamlingen, belyse kvaliteten af den nævnte mistillid.
Afsluttede vedligeholdelsesarbejder i 2013/14
-
Foring af regnvandsfaldstammer (Prolinesagen)
Med henvisning til sidste års formandsberetning samt til referaterne af bestyrelsesmø-derne i 2013/14 var der tale om relining, det vil sige foring, af 10 stk. regnvandsfald-stammer på ejendommen.
Først i dette forår er de sidste arbejder samt det tilhørende dokumentationsmateriale afsluttet og godkendt af Foreningens rådgivende ingeniør Aktuel ByggeRådgivning ApS (ABR). Bestyrelsen betalte herefter den modtagne faktura, kr. 268.750. Beløbet, der var i overensstemmelse med det modtagne og accepterede tilbud på arbejdet, var allerede afsat som gæld i foreningsregnskabet for 2012/13.
Sagen er hermed endeligt afsluttet. Inkl. projektering beløb den sig i alt til kr. 290.797. Beløbet afskrives i Foreningens regnskab over 10 år, 1. gang i regnskabet for 2013/14.
1.2 5.-salsprojektet
Med henvisning til sidste års formandsberetning samt til referaterne af bestyrelsesmø-derne i 2013/14 er de resterende arbejder afsluttet i det nu forløbne år. ABR's slutreg-ning for projektering af sagen og tilsynsføring med de udførte arbejder er modtaget, accepteret og betalt. Sagen kan hermed betragtes som afsluttet.
Projektet har i alt beløbet sig til kr. 1.609.555 for Foreningen.
I generalforsamlingsreferatet for 2012/13 forventedes projektet i alt at beløbe sig til kr. 1.713.000, inkl. de arbejder, som 5.-salsejerne selv skulle betale. Efter at disse ar-bejder er opgjort og sidenhen afregnet af de berørte ejere, forventedes projektet på dette regnegrundlag at ville beløbe sig til kr. 1.575.241. Forventningerne er således overskredet med 2,18 %.
I Foreningens regnskab for 2013/14 har frigivelser af Foreningens fornyelsesfond fuldt ud at kunnet dække projektets kostpris, der således ikke særskilt har belastet vo-res fællesudgifter.
Alt i alt er det bestyrelsens opfattelse, at projektet er forløbet og afsluttet yderst til-fredsstillende.
1.3 Asfaltreparationer i Halsskovgade og i gården
Arbejdet omfattede reparationer af huller i asfalten på vores område i Halsskovgade og i vores gård samt udjævning af niveauforskelle i kørebanen i Halsskovgade, spe-cielt omkring ét af kloakdækslerne.
Skaderne, der er opstået og forværret over nogle år, er nu udbedret, således at chan-cen for at nogen snubler og måske kommer til skade, specielt til vinter, er mindsket.
Arbejdet beløb sig i alt til kr. 25.950.
1.4 Opgradering af ejendommens varmtvandsbeholder
Bestyrelsen har i en periode løbende modtaget klager over temperaturen på vores var-me brugsvand. Enten har det været for koldt eller for varmt.
Som ejendommens varmtvandsbeholder hidtil har været indrettet, har det teknisk ikke været noget problem at øge temperaturen, men så ville returvandet vanskeligt kunne afkøles tilstrækkeligt til, at vi undgik tillægsafgifter ifølge varmeværkets prisregler. Den foretagne opgradering tager sigte på at løse denne problemstilling.
Rent teknisk er varmerørene (spiralen) i varmtvandsbeholderen blevet udskiftet og opgraderet. Vi skulle hermed kunne opnå en minimumstemperatur på 50 grader og samtidig få en bedre afkøling.
Arbejdet beløb sig i alt til kr. 48.363.
1.5 Øvrig vedligeholdelse
Som det gerne skulle have fremgået, har det været store, væsentlige og bekostelige afsluttede arbejder, jeg nu har orienteret om, men for god ordens skyld skal jeg da og-så oplyse, at ejendommen løbende bliver passet og, at nødvendige reparationer løben-de bliver foretaget, først og fremmest af Foreningens vicevært, men, når det har været påkrævet, med bistand fra en sædvanlig kreds af samarbejdspartnere.
1.6 Oplysning om fremtidige arbejder
Jeg skal oplyse om arbejder, det allerede er besluttet at udføre, hvoraf nogle helst og-så skulle have været afsluttet i foreningsåret 2013/14, men som nu må videreføres i 2014/15:
1.6.1 Renovering af altangangenes beton samt udskiftning af ejendommens metal-gelændere:
Dette er den næste store sag, vi skal forholde os til - nødvendig renovering af hen-holdsvis altangangenes beton og af rustne gelænderne på de 4 altangange, på hele 5.-salen, på trapperne til ejendommes 2 indgangsdøre samt ved ejendommens 2 kælder-halse.
Idet jeg henviser til sidste års formandsberetning, til referaterne af bestyrelsesmøder-ne i 2013/14 samt til det op til generalforsamlingen udsendte ideoplæg fra ABR ved-rørende de påkrævede arbejder, vil jeg i formandsberetningen alene skitsere sagens hovedpunkter, sådan som de her og nu kan formuleres. Desuden behandles sagen y-derligere senere på generalforsamlingen.
Foretagne undersøgelser har vist, at gelænderne er udtjente og, at betonen skal be-skyttes for at kunne bevares.
Foreløbigt er de defekte gelændere på altangangene og på den store fællesterasse på 5. sal blevet forstærket ved montering af stålafstivning. Desuden er der i løbet af den-ne sommer og i løbet af efteråret foretaget arbejder til udbedring af alle revner og af-skalninger i betonen på altangangene, således at tæringen af bærejernene i betonen foreløbigt skulle være standset.
Disse arbejder er fra bestyrelsens side beregnet til at give os tid til at overveje de næ-ste og endelige tiltag til, hvordan henholdsvis gelænderne kan udskiftes og, hvordan betonen permanent kan bevares, herunder hvordan den nødvendige finansiering kan etableres. Det udsendte materiale fra ABR er et ideoplæg og arbejdsværktøj til brug for disse overvejelser.
Følgende fremgår af ABR's materiale:
Den eksisterende betonkonstruktion er ifølge nugældende lovgivning underdimen-sioneret, hvorfor konstruktionen skal understøttes, for at kunne bevares.
Sagens basisløsning må forventes at beløbe sig til ca. 7,5 mio. kr.
Sagens store løsning må forventes at beløbe sig til ca. 12,5 mio. kr.
Der er tale om grove overslagspriser, hvori en række bygherreudgifter ikke er ind-regnet.
Det skal understreges, at materialet er et idegrundlag. Andre løsninger eller løsnings-kombinationer er selvsagt mulige.
Bestyrelsen sigter mod, at de hidtil foretagne tiltag kan give Foreningen en frist på mindst 3 år til overvejelser og opsparing, inden arbejderne skal påbegyndes.
Angående økonomien skal det oplyses, at det af årsregnskabet for 2013/14 fremgår, at vi allerede i sagen har investeret ca. kr. 208.000, der skal tillægges de ovenfor an-givne beløb.
1.6.2 Istandsættelse af ejendommens 2 trappeopgange og 2 elevatorstole:
I juni d.å. anmodede bestyrelsen viceværten om at indhente 2 tilbud på disse arbejder. Det stod dog klart, at tilbuddene ville blive forsinket grundet af travlhed og ferie.
Efter sommerferien, det vil sige i 2. halvdel af august måned, forelå der 1 tilbud på malerarbejdet i trappeopgangene, og først for nylig afgav samme håndværker tilbud på istandsættelsen af elevatorstolene.
Da arbejderne må forventes at beløbe sig til ca. kr. 150.000, skal der til brug for be-styrelsens vurdering indhentes 2 tilbud. Det vil, desværre med en forsinkelse, som
Bestyrelsen beklager, også komme til at ske.
Arbejderne udføres så hurtigt som muligt.
1.6.3 Udsugningssagen, der angår den halvdel af ejendommens udsugningsanlæg, som betjener ejerne i Halsskovgade nr. 2, hvor det er konstateret, at styrken af anlæggets udsugningsevne i trækkanalerne er væsentlig nedsat:
Efter mange overvejelser, herunder ikke helt klare tekniske anvisninger, har bestyrel-sen besluttet, at beboere i nr. 2 skal modtage meddelelse dels om, at privat monterede (elektriske) installationer, der er forbundet til ejendommens trækkanaler til eventuel forbedring af luftcirkulationen, er ulovlige og skal nedtages, og dels om at bestyrel-sen vil lade deres trækkanaler inspicere, så det umiddelbart fysisk kan konstateres, om der er noget galt. Herefter bliver det vurderet, hvad der videre kan/skal gøres.
De pågældende ejere vil modtage besked om tidspunktet for den nævnte besigtigelse.
Trækkanalerne i nr. 4 vil blive besigtiget næste gang anlægget skal renses.
1.6.4 Vandskader m.m.:
Regnvejret i eftersommeren har forårsaget mindre vandskader i ejendommens kældre, mest i nr. 2.
De mest alvorlige skyldtes, at dykpumpen i nr. 2 viste sig at være defekt. Bestyrelsen har indhentet tilbud på reparationsarbejdet, herunder på etablering af en alarm både til pumpen i nr. 2 og i nr. 4, således at røde lamper i de 2 kældre vil lyse ved pumpestop. Fremover kan pumpedefekter derfor opdages og udbedres i tide.
Herudover forårsagede regnvejret skader omkring pumpebrønden/kloakken i gården til nr. 2 som følge af rotteunderminering. Denne underminering skal udbedres, og Kommunen er involveret i sagen. Bestyrelsen har endnu ikke fuldt overblik over om-fanget af skaderne, herunder heller ikke på prisen for udbedringsarbejdet, men det må forventes at koste i størrelsesordenen kr. 100.000.
Sagen er ikke afsluttet, og ejerne vil blive holdt orienteret om dens udvikling.
1.6.5 Reparation af murværket mod Holbækgården:
Det er et arbejde, ABR i sine månedsrapporter har anbefalet os at få udført, og da det er et fællesarbejde for AB Holbækgården og os, er de blevet kontaktet om sagen.
Bestyrelsen har allerede indhentet tilbud på arbejdet fra en murermester, herunder og-så på reparationer af murene m.m. omkring indgangsdørene i nr. 2 og 4. Tilbuddet var fornuftigt, og bestyrelsen accepterede det, hvorefter arbejdet kunne igangsættes afhængigt af AB Holbækgårdens indstilling til sagen.
AB Holbækgårdens bestyrelse har nu tilkendegivet interesse i at deltage i arbejdet, men har egne separate ønsker i den forbindelse, hvorfor der skal indhentes yderligere tilbud. Det er, hvor sagen står her og nu, men den vil blive fulgt op.
1.6.6 Branden i en af ejendommens 4.-salslejligheder kort før nytår 2012:
Sagen, der håndteres af Foreningens administrator på bestyrelsens vegne, er grundet diverse følgeskader, hvoraf én først er konstateret i dette forår, endnu ikke afsluttet.
Bestyrelsen følger fortsat op på sagen. Den har varet længe nok.
1.6.7 Foreningens hjemmeside:
Vores hjemmeside har i en periode "været nede". Den fungerer delvis p.t., og refera-terne af de 3 seneste bestyrelsesmøder kan findes her, men bestyrelsen har besluttet, at den reelt skal genetableres. Det er imidlertid endnu ikke sket i fuldt omfang på grund af uafsluttet debat om, hvordan det gøres mest hensigtsmæssigt.
Bestyrelsen besidder nu nogle praktiske og anvendelige løsningsforslag, der vil blive fremlagt til debat senere på generalforsamlingen.
1.6.8 Opdatering af viceværtens kontrakt:
Dette punkt har været på vej i flere år, og det er nu sat i værk. Der foreligger nu ud-kast til en ny viceværtkontrakt samt en del forslag til nye formuleringer og tilføjelser.
Opdateringen medfører nogle yderligere arbejdsopgaver for viceværtteamet, hvorfor bestyrelsen er forberedt på krav om forøgelse af Foreningens viceværthonorar. Besty-relsen har endnu ikke haft mulighed for at gennemarbejde udkastet og træffe beslut-ning i sagen, der endnu heller ikke er forhandlet med viceværten.
Sagen fortsættes og afsluttes snarest muligt.
Bestyrelsen er over en periode, dels via egne observationer og dels via løbende klager
og meddelelser fra ejere og beboere, blevet opmærksom på, at ejendommens husor-
den i stigende grad ikke efterleves.
Derfor genomdeltes ordensreglerne m.m. i april måned d.å. med opfordringen "efter-som vi alle indgår i et boligfællesskab, er det til alles bedste, at vi gensidigt tager mest muligt hensyn til hinanden. Det er netop, hvad det at overholde ordensreglerne drejer sig om".
Specifikt omtaltes det, at reglerne om "Musik & Øvrig støj", "Døre til svalegangene", der skal holdes lukkede, "Cykler og barnevogne o.lign." samt reglerne om "Vaskerum og tørring af tøj" er de regler, der oftest var konstateret overtrådt.
Herudover skal bestyrelsen opfordre til:
At de opstillede containere til pap, papir, elektronik, hård plast samt metal benyttes korrekt og, at der ikke stilles poser med diverse affald tilsyneladende tilfældige steder rundt omkring på ejendommens område,
At brugere af fællesterrassernes grillfaciliteter rydder op efter sig og ikke efterlader brugte alubakker, der af og til er set fyldt med cigaretskod,
At der ikke på altangangene efterlades askebægre, glas og krukker fyldt med cigaret-skod,
At der ikke, specielt i Halsskovgade, smides cigaretaske og både slukkede og ikke slukkede cigaretskod direkte ned på gaden. Om sommeren, når vinduerne er åbne, ender disse ting ofte i vindueskarmene i lejlighederne nedenunder.
For god ordens skyld skal det oplyses, at vi under "Indkomne forslag" skal tage stil-ling til ét angående rygerestriktioner på dele af ejendommens område.
Endelig skal det oplyses, at både husordenens og vedtægternes bestemmelser om for-bud mod hundehold i ejendommen stadigvæk er gældende. Det er bestemmelser, be-styrelsen løbende er nødt til at være opmærksom på overholdes, hvorfor der gribes ind over for ejere eller beboere, der bryder dem.
Foreningens revisor, registreret revisor Karsten Christensen, vil gennemgå årsrappor-ten for 2013/14 og samtidigt redegøre for Foreningens aktuelle økonomiske situation,
og herefter vil jeg gennemgå bestyrelsens budgetforslag til foreningsåret 2014/15.
Jeg skal ikke her bevæge mig dybere ind på Foreningens økonomi, men blot oplyse, at årets drift i det store og hele er forløbet som forventet ifølge budgettet for 2013/14. ”I det store hele” dækker over, at regnskabet rent faktisk udviser et overskud på kr. 42.206 og, at det, som tidligere oplyst, via frigivelse af henlæggelserne til Forenin-gens fornyelsesfond har været muligt helt at "afskrive" investeringen til 5.-salsreno-veringen, der således har kunnet finansieres over Foreningens drift i overensstemmel-se med bestyrelsens planlægning.
Fremtidige henlæggelser til Fornyelsesfonden kan på sigt anvendes til finansiering af nye vedligeholdelsesopgaver sådan, som der er orienteret om i tidligere i formandsbe-retninger.
Administrator har i det forløbne år assisteret med at etablere den kassekredit på 1 mio. kr., jeg oplyste om i sidste års formandsberetning. Foreningen kan herefter lø-bende disponere over dette beløb som en likviditetsreserve i forbindelse med vedlige-holdelsesarbejder m.m. Der er til dato endnu ikke trukket på kreditten.
Endelig skal jeg nævne, at beløbene i budgetforslaget for 2014/15 er øget med 6,18% i forhold til 2013/14.
Som afrunding af formandsberetningen takker jeg mine bestyrelseskolleger, vores vi-cevært, vores administrator samt alle andre, der i foreningsåret 2013/14 har bistået med både frivilligt og professionelt arbejde samt rådgivning til gavn for Foreningens løbende trivsel.
På bestyrelsens vegne
Carsten Fogt
Formandsberetning 2013 14