Generalforsamlingsreferat 2014

E/F Halsskovgade 2 - 4

GENERALFORSAMLINGSREFERAT 2014

Tirsdag den 28. oktober 2014, kl. 19.00, afholdt Ejer­­lejlighedsforeningen Halsskovgade 2 - 4 ordinær generalforsamling i Østerbrohuset, Århusgade 103, 2100 København Ø med følgende

Dagsorden:

       5 AForslag fra Jørgen Holm-Jensen – Bilag A

       5 BForslag fra Dorthe Vestergaard – Bilag B

       5 C Forslag fra bestyrelsen – Bilag C

Ad 1.  Valg af dirigent og referent

Indledningsvis bød bestyrelsesformand Carsten Fogt de tilstedeværende medlemmer velkommen og præsenterede den øvrige tilstedeværende bestyrelse.

Til dirigent og referent valgtes uden modkandidat advokat Jens Anker Hansen, Qvortrup Administration A/S, der konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indvarslet i henhold til foreningens vedtægter.

Dirigenten kunne endvidere konstatere, at følgende medlemmer enten personligt eller ved fuldmagt var repræsenteret på generalforsamlingen:

Lejl. nr. 1, 5, 12^F, 15, 22, 23^F, 34, 35, 39, 42, 49, 58, 70, 79, 80, 83 og 84 repræsenterende et samlet fordelingstal på 998/4.030.

Endvidere deltog foreningens revisor Karsten Christensen, ReviPartner, samt foreningens tekniske rådgiver Yvonne Schack Barding, Aktuel ByggeRådgivning ApS.

Ad 2.  Aflæggelse af årsberetning for det senest forløbne år

På bestyrelsens vegne aflagde Carsten Fogt følgende beretning, jf. hoslagte bilag 1.

                                               – o – O – o –

Det blev i tilslutning til beretningen oplyst, at bestyrelsen under punktet eventuelt ville redegøre nærmere for omfanget af de tiltag, bestyrelsen er ved at iværksætte til renovering af svalegangenes beton samt udskiftning af ejendommens metalgelændere.

Det blev fra et medlems side påtalt, at han fandt bestyrelsens håndtering af ejendommens udluftningsforhold for problematisk. Bestyrelsen oplyste, at man sammen med foreningens tekniske rådgiver fortsætter arbejdet med at sikre, at ejendommens udluftningsanlæg kommer til at virke korrekt, herunder påse at individuelle medlemmer ikke har tilsluttet ekstra ventilatorer til anlægget, hvilket kan forårsage ubalance i det samlede system.

Bestyrelsen påpegede således, at der fortsat ikke må tilsluttes nogen form for mekanisk udluftning til de fælles udluftningskanaler, hverken i køkken eller bad.

Efter enkeltstående spørgsmål samt uddybende kommentarer blev beretningen taget til efterretning.

Ad 3.   Revisors forelæggelse af årsregnskabet med påtegning til godkendelse

Ejerforeningens revisor Karsten Christensen gennemgik herefter hovedposterne i den til foreningen udarbejdede årsrapport for regnskabsåret 1. juli 2013 til 30. juni 2014.

Regnskabet udviste et overskud på i alt 42.206 kr., der overføres til nyt regnskabsår. Foreningens egenkapital androg i alt 326.174 kr.

Efter enkeltstående spørgsmål samt uddybende svar fra henholdsvis revisor og bestyrelse blev årsregnskabet enstemmigt godkendt.

Ad 4.   Bestyrelsens forelæggelse af næste års budgetforslag til godkendelse

På bestyrelsens vegne fremlagde Carsten Fogt budgetforslag for indeværende regnskabsår, der indeholdt regulering af fællesudgifterne til ikrafttræden pr. 1. januar 2015.

Fællesudgifterne reguleres således til ikrafttræden pr. 1. januar 2015 til årligt at andrage i alt 1.470.950 kr., svarende til i alt 30,42 kr. pr. fordelingstal pr. måned.

Carsten Fogt redegjorte herudover for budgettets individuelle poster.

Efter enkeltstående spørgsmål samt uddybende kommentarer fra bestyrelsens side kunne dirigenten konstatere, at budgetforslaget indeholdende regulering til ikrafttræden pr. 1. januar 2015 var enstemmigt godkendt.

Ad 5.   Indkomne forslag

5.A.   Forslag fra Jørgen Holm-Jensen (Bilag A)

5.A - Ad 1.

I relation til de fra medlemmet fremsatte forslag påpegede dirigenten ligesom på tidligere generalforsamlinger, at forslag og begrundelser herfor skal fremsættes på en urban og ikke stødende facon. Vedrørende det af medlemmet fremsatte forslag 1, konstaterede dirigenten, at forslaget samt begrundelsen herfor rettelig hører hjemme under dagsordenens punkt 6 vedrørende valg af bestyrelse og bestyrelsessuppleanter. Generalforsamlingen, medlemmet samt dennes bisidder tiltrådte dirigentens vurdering af, at punktet indgår under punkt 6.

5.A - Ad 2. – Revision og rationalisering af varmemesterfunktionen.

Forslagsstiller redegjorde kort for det fremsatte forslag, idet der i øvrigt henvises til den sammen med forslaget angivne begrundelse. Bestyrelsen redegjorde i nøje overensstemmelse med oplysninger afgivet på tidligere generalforsamlinger for foreningens løbende drift, herunder at man anser den nuværende løsning med et fast tilknyttet viceværtbureau for den mest hensigtsmæssige løsning.

Efter yderligere drøftelse af det fremsatte forslag satte dirigenten det til afstemning og kunne i den forbindelse konstatere, at det med overvældende flertal var nedstemt, idet alene 1 medlem stemte for det fremsatte forslag.

5.A - Ad 3. – Indstilling af ejendommens infrastruktur.

Forslagsstiller redegjorde for det fremsatte forslag, idet der i øvrigt henvises til den sammen med forslaget angivne begrundelse. Bestyrelsen redegjorde i nøje overensstemmelse med orienteringer på tidligere generalforsamlinger om bestyrelsens vurdering af bl.a. varme- og udluftningsanlæg.

Efter yderligere drøftelse af det fremsatte forslag satte dirigenten det til afstemning og kunne i den forbindelse konstatere, at forslaget var forkastet, idet alene 1 medlem stemte for det fremsatte forslag, mens de resterende medlemmer stemte imod.

5.A - Ad 4. – Afgiften for brugsretten til ejendommens parkeringspladser nedsættes, så den alene dækker udgifterne til administration af ordningen. Desuden differentieres priserne, så de afspejler parkeringspladsernes kvalitet. Prisen for en parkeringsbås i gaden skal følgelig være lavere end for en bås under huset.

Forslagsstiller redegjorde for det fremsatte forslag, idet der i øvrigt henvises til den sammen med forslaget angivne begrundelse. Bestyrelsen redegjorde for parkeringsfaciliteterne på ejendommen, herunder at disse har været genstand for drøftelse og regulering på tidligere generalforsamlinger.

Et enkelt medlem anmodede bestyrelsen om at blive skrevet på ventelisten til en parkeringsplads.

Efter yderligere drøftelse af det fremsatte forslag satte dirigenten det til afstemning og kunne i den forbindelse konstatere, at 1 medlem stemte for det fremsatte forslag, mens de resterende medlemmer stemte imod, hvorefter dirigenten kunne konstatere, at forslaget var forkastet.

5.A - Ad 5. – Det skal regelmæssigt sikres, at adgangen til ejendommens fællesarealer altid er åbne for alle ejendommens beboere.

Forslagsstiller redegjorde for det fremsatte forslag, idet der i øvrigt henvises til den i forslaget angivne begrundelse. Flere medlemmer påpegede, at de i forbindelse med nærværende generalforsamlings afholdelse forud havde kontrolleret, at der var fri adgang til de pågældende fællesarealer, hvilket medlemmerne kunne bekræfte var tilfældet.

Der forelå således ikke grundlag for angivelsen i forslagsstillers begrundelse. Bestyrelsen oplyste, at man naturligvis ikke forskelsbehandler foreningens medlemmer, hvorfor der for alle medlemmer er fri adgang til foreningens fællesarealer. Med pågældende oplysninger og begrundelse blev forslaget taget til efterretning.

5.A - Ad 6. – Asfalten omkring stammen på først og fremmest det sydlige lindetræ i Halsskovgade brydes op og erstattes af et porøst materiale, der tillader luft og vand at trænge ned i jorden omkring træet. Et lignende arbejde udføres som en forebyggende foranstaltning ved det andet lindetræ.

Forslagsstiller redegjorde for det fremsatte forslag, idet der i øvrigt henvises til den sammen med forslaget angivne begrundelse.

Bestyrelsen oplyste, at det er tvivlsomt, hvorvidt de pågældende lindetræer vokser på ejerforeningens areal.

I det omfang det ikke måtte være tilfældet, henstillede forslagsstilleren, at bestyrelsen alternativt retter henvendelse til den tilstødende matrikulære ejendom med opfordring til at forbedre vækstbetingelserne for de pågældende lindetræer.

Efter yderligere drøftelse af hovedforslag samt underforslag kunne dirigenten konstatere, at det var tiltrådt med en overvældende majoritet.

5.B.   Forslag fra Dorthe Vestergaard – Bilag B

5.B - Ad 1. –­­­ Fugt/vand i kælderen i nr. 2

Indledningsvis gjorde forslagsstilleren rede for det fremsatte forslag, idet der i øvrigt henvises til den sammen med indkaldelsen udsendte skriftlige redegørelse.

Foreningens tekniske rådgiver har ikke umiddelbart kunnet verificere årsagen til en forskellig fugtkoncentration mellem opgangene, men vurderer, at det eventuelt kan have sammenhæng med ejendommens pt. mangelfulde udluftningsforhold, der er ved at blive gennemgået.

Forslagsstilleren kunne tiltræde redegørelsen fra bestyrelsen og foreningens tekniske rådgiver, således at bestyrelsen i indeværende regnskabsår undersøger de faktuelle forhold samt herunder konsekvenserne af den igangværende renovering af ejendommens udluftningssystem.

5.C.   Forslag fra bestyrelsen – Bilag C

5.C - Ad 1. – Forslag 1 – Rygeforbud i opgangene og kælderarealerne                            

Indledningsvis redegjorde bestyrelsen for det fremsatte forslag. Dirigenten oplyste supplerende, at der på ejendommen er et generelt rygeforbud på alle indendørs fællesarealer, herunder opgange og kældre m.v.

Forslaget vedrører således principielt et tillæg til husordenen om rygning på øvrige adkomstarealer, herunder primært ejendommens svalegange m.v.

Der udspandt sig en livlig drøftelse om det fremsatte forslag, herunder at man henstillede til rygere ikke at efterlade skod på svalegangene og ikke at nedkaste dem i ejendommens gård eller ud af ejendommens vinduer. Herudover blev der ligeledes opfordret til udøvelse af en betydelig større selvdisciplin, særligt af medlemmernes besøgende rygere, der givver anledning til gener og mangelfuld oprydning på tagterrasser og svalegange m.v.

Efter yderligere drøftelse af det fremsatte forslag satte dirigenten det til afstemning. Der blev konstateret flertal for det. Det var således vedtaget og vil blive indskrevet i foreningens husorden.

Da husordenen indgår som en del af foreningens vedtægter, skal også disse generalforsamlingsgodkendes med den nu vedtagne ændring. Eftersom der til denne generalforsamling ikke var stillet forslag om vedtægtsændring, vil vedtægtsændringen indgå i forslagene til næste års generalforsamling.

5.C - Ad 2. – Forslag 2 – Foreningen bekoster ens dørmåtter til medlemmerne

Bestyrelsen redegjorde for det fremsatte forslag. Forslaget ville gøre det muligt at opnå en betydelig forenkling af den løbende rengøring, ligesom ejendommen ville fremstå mere ensartet og ordentlig.

Der udspandt sig en livlig drøftelse blandt foreningens medlemmer for og imod det fremsatte forslag.

Efter yderligere drøftelse af det fremsatte forslag satte dirigenten det til afstemning og kunne i den forbindelse konstatere, at det ikke kunne opnå fornødent flertal blandt de tilstedeværende.

5.C - Ad 3. – Forslag 3 – Oprettelse af en vedligeholdelses-/flyttefond

Bestyrelsen begrundede det fremsatte forslag med, at det efter dens vurdering ville være hensigtsmæssigt, at der i forbindelse med ind- og udflytning fra ejendommen skulle indbetales et fast gebyr.

Efter yderligere drøftelse blev det alternativt foreslået, at der i forbindelse med hver indflytning, tillige omfattende indflytninger i forbindelse med udlejning og jf. erfaring fra tidligere, indbetales et fast gebyr, der årligt fastsættes af bestyrelsen p.t. andragende i alt 1.200,00 kr. pr. indflytning.

Forsamlingen tog positivt imod det alternative forslag. Det indeholder imidlertid, udover det foreslåede indflytningsgebyr, også en statusmæssig henlæggelse, der af tidsmæssige årsager ikke blev behandlet. Derfor blev sagen udskudt til det kommende år. Til næste års generalforsamling vil bestyrelsen genfremsætte forslaget i en opdateret version med alle de drøftede aspekter og punkter.

Endelig skal det nævnes, at medlemmer, der enten ved egen eller ekstern hjælp ind- eller fraflytter ejendommen, fortsat kan være direkte erstatningsansvarlig for eventuelle skader på trappeopgange og elevatorer m.v., hvorfor det drøftede gebyr ikke dækker sådanne skader.

5. C – Ad 4 - Foreningen bekoster standardtermostater i samtlige lejligheder

Bestyrelsen redegjorde kort for det fremsatte forslag. Hertil oplyste dirigenten imidlertid, at forpligtelsen til udskiftning af termostater i henhold til foreningens vedtægter påhviler det enkelte medlem. Foreningen kan derfor som udgangspunkt ikke påtage sig denne funktion uden en vedtægtsændring.

Der er en del medlemmer, der allerede har monteret standardtermostater på deres radiatorer og derved opnået en forbedret varmeøkonomi.

Flere medlemmer henstillede, at bestyrelsen anmoder ejendommens blikkenslager om at udarbejde et samlet tilbud til medlemmer, der endnu ikke har fået udskiftet de gamle børmaventiler, således at der kunne opnås en prisreduktion baseret på levering af mange termostatenheder i forhold til individuel udskiftning.

Dirigenten konstaterede, at forslaget i konsekvens af vedtægtsbestemmelserne udgik.

Ad 6.   Valg af medlemmer til bestyrelsen samt valg af suppleanter

Indledningsvis henledte dirigenten opmærksomheden på de forslag et medlem havde stillet i relation af valg af medlemmer til bestyrelsen. Dirigenten redegjorde endvidere for de objektive kriterier, der er fastsat i foreningens vedtægter angående valg af medlemmer til bestyrelsen, ifølge hvilke der ikke kan tillægges medlemmets ejerlejligheds placering, størrelse m.v. særlig betydning.

Efter skriftlig afstemning ny- eller genvalgtes følgende medlemmer til bestyrelsen:

Til suppleanter valgtes:

Ad 7.   Valg af revisor

ReviPartner genvalgtes til revisor.

Ad 8.   Eventuelt

Hjemmesiden

På bestyrelsens vegne redegjorde Børge Kristensen for bestyrelsens overvejelser i relation til etablering af en ny hjemmeside.

Bestyrelsen ønskede fra medlemmerne oplyst, hvorvidt man var interesseret i sociale funk­tioner tilknyttet hjemmesiden. Det fremgik, at der blandt de tilstede­værende medlemmer var delte meninger om, hvorvidt hjemmesiden skal tilføres yderligere elemen­ter end de sædvanligvis forekomne.

Vedtægtsændringer m.m.

Dirigenten henledte opmærksomheden på, at der ud over de på denne generalforsamling allerede drøftede mulige vedtægtsændringer også kunne indføjes bestemmelse om et rotationsprincip, således at halvdelen af bestyrelsens medlemmer afgår hvert 2. år.

Herudover ville det være hensigtsmæssigt, at udsendelse af indkaldelser og referater m.v. kunne ske via mail til interesserede ejere. Denne funktion understøttes at mulighederne i den hjemmesideversion, Børge Kristensen gjorde rede for.

Cykelparkering

Et medlem henstillede at bestyrelsen revurderer muligheden for at lade en parkeringsplads inddrage til cykelparkering.

Tagterrasserne

Et medlem henstillede til bestyrelsen, at man evt. kunne forbedre faciliteterne på tagterrasser, således at de gøres mere hensigtsmæssige i brugsmæssig henseende.

Rengøring

Flere medlemmer henstillede til, at det generelle rengøringsniveau blev opdateret, herunder gennemførelse af eventuel hovedrengøring.

Affaldshåndtering

Et medlem henledte opmærksomheden på, hvorvidt placeringen af affaldscontainere fortsat er hensigtsmæssig eller, hvorvidt de kan placeres et bedre sted.

Renovering svalegangenes beton og udskiftning af ejendommens metalgelændere

Afslutningsvis redegjorde Carsten Fogt for de overvejelser, bestyrelsen har gjort sig i relation til den inden for de kommende år nødvendige renovering af svalegangenes beton og udskiftning af ejendommens metalgelændere, hvilket blev suppleret af foreningens tekniske rådgiver Yvonne Schack Barding, Aktuel Byggerådgivning ApS. Angående arbejdernes pris og omfang arbejder bestyrelsen med flere alternative løsningsforslag, der alle forventes at have en levetid på omkring 20 år. Den nuværende status på beton og gelændere er, at betonen principielt allerede er udbedret, mens gelænderne isoleret set har en forventet minimumsrestlevetid på ca. 3 år. De er imidlertid fastgjort og afstivet, og de er bedømt forsvarlige, indtil det samlede renoveringsprojekt er fuldført.

Bestyrelsen vil på en kommende generalforsamling på basis af løbende drøftelser med sine tekniske rådgivere forelægge en række realistiske alternative løsningsforslag, hvad angår både teknik og økonomi, til medlemmernes vurdering og beslutning.

Endelig rettede en række medlemmer tak til bestyrelsen for det store arbejde, der har været udført i årets løb.

Da der ikke forelå yderligere punkter til drøftelse, hævede dirigenten generalforsamlingen.

---oo0oo---

København, den       /       2014                                 København, den       /       2014

Som dirigent:                                                              

                                                                                       Godkendt af bestyrelsen

                                                                                       pr. mail                             

Jens Anker Hansen                                                   Bestyrelsen

Advokat