INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE I EF HALSSKOVGADE 2 – 4
Dato og tidspunkt:
Tirsdag den 15. september 2015, kl. 18.00.
Inviteret til at deltage:
Per Banke (bestyrelsesmedlem)
Mogens Bilde (gæst)
Niels Brix bestyrelsesmedlem)
Carsten Fogt (bestyrelsesmedlem)
Børge Kristensen (bestyrelsesmedlem)
Stig Stender Sapru (suppleant) - deltog ikke
Peter Vestergaard (bestyrelsesmedlem).
DAGSORDEN
Startinfo:
Under en række af punkterne til dagsordenen nedenfor henvises der til referater af tidligere bestyrelsesmøder, tidligere rundsendt materiale og tidligere drøftelser.
Punkt 1
Emner og stof, bestyrelsen skal forberede sig på og orientere sig om til den kommende ordinære generalforsamling for 2014/15.
Info:
Generalforsamlingen afholdes tirsdag den 27. oktober 2015 kl.19.00 - 23.00 i Østerbrohuset, Århusgade 103, 2100 København Ø.
Indkaldelse med tilhørende dagsorden, regnskab for 2014/15, forslag til budget for 2015/16 og forslag til generalforsamlingsbeslutning vil inden for den tidsfrist, som Foreningens vedtægter foreskriver, blive rundsendt til ejerne.
Med henvisning til omdelt og rundsendt materiale skal bestyrelsen på mødet gennemgå følgende punkter:
A) Udkast til regnskabet for 2014/15
B) Forslag til 2 alternative budgetter for 2015/16
C) Forslag til generalforsamlingsbeslutning, 4 stk. i alt
D) Opstilling/genopstilling af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter
E) Skal repræsentanter fra Aktuel ByggeRådgivning ApS (ABR) inviteres med til general-
forsamlingen for at kunne orientere om/svare på spørgsmål med hensyn til praktik og
teknik angående vores igangværende sager og projekter?
Referat:
Punkt A
Bestyrelsen gennemgik det sidste regnskabsudkast for 2014/15, modtaget fra Foreningens revisor, med de forventede endelige tal.
Det var påregnet, at vi regnskabet for 2014/15 skulle opstarte opsparingen til Foreningens næste store projekt angående renovering af altangangenes beton og reparation/udskift-ning af ejendommens metalgelændere.
Det mest realistiske og også billigste af de projektoplæg, bestyrelsen tidligere til sin orientering har modtaget af ABR, forventes at beløbe sig til mindst 7,5 mio.kr. Sagen bør være færdigprojekteret i 2017/18. Disse oplysninger er nu indføjet i regnskabet, sådan at potentielle nye ejere orienteres om, hvad vi har i vente I Foreningen.
I budgettet for 1014/15 forventedes året opsparing at beløbe sig til 450.000 kr. Imidlertid har det kun været muligt at opspare 225.000 kr. som følge af en række reparations- og vedligeholdelsesarbejder, det viste sig hensigtsmæssigt at udføre i årets løb, arbejder, der ikke separat var indregnet i budgettet. Disse arbejder vil blive omtalt nærmere i formandsberetningen for 2014/15.
De nævnte omstændigheder medfører, at Foreningens regnskab for 2014/15 udviser et underskud på 48.605 kr., der efter Foreningens sædvanlige praksis indregnes til betaling i budgettet for næste år, 2015/16.
Bestyrelsen indstiller, at generalforsamlingen vedtager regnskabet for 2014/15.
Punkt B
Bestyrelsen har disponeret budgetforslaget til 2015/16 ud fra følgende overvejelser:
Som oplyst under punkt A har bestyrelsen allerede sidste år igangsat opsparing til beton- og gelænderprojektet. Mere præcist sigter bestyrelsen på, at foreningens opsparing kan beløbe sig til 2 mio.kr., når projektet bør igangsættes om ca. 3 år. Det vil sige, at Foreningen til den tid skal optage lån på ca. 5,5 mio.kr. til den resterende finansiering.
Bestyrelsen har foretaget nogle beregninger over den forventede ydelse på et lån af denne størrelse. Det er indlysende, at sådanne beregninger er behæftet med en betydelig usikkerhed, hvad angår rentesats, herunder ekspeditionsgebyrer og provisioner, og afdragsperiodens længde.
Bestyrelsen mener imidlertid at være kommet frem til, at med en rentesats på 4 eller 5% p.a. og en afdragsperiode på 10 eller 15 år, er det muligt, at den samlede årlige ydelse vil beløbe sig til 600.000 - 650.000 kr.
Når afdragsperioden for beton- og gelænderprojektet opstartes, vil det ske efter samme princip som for de igangværende betalinger for dør/vinduessagen, der i øvrigt er afsluttet om ca. 3 år. Det betyder, at opsparingen til beton- og gelænderprojektet vil udgå af fællesudgifterne. Det årlige opsparingsbeløb overgår i stedet for til ejernes egenbetaling af den samlede restgæld, ca. 5,5 mio.kr, der fordeles pr. ejer efter fordelingstal.
Bestyrelsens mål er, at Foreningens opsparing (op til de i alt 2 mio.kr.) det sidste år før beton- og gelænderprojektet opstartes netop kan beløbe sig til de kr. 600.000 - 650.000 kr. Det vil betyde, at fællesudgifterne pr. ejer i dette sidste opsparingsår vil være af samme størrelsesorden som næste års sum af de nu reducerede fælleudgifter og andelen af egenbetalingen af restgælden.
Hertil kommer, at hver ejer får skattefradrag for sin renteandel af egenbetalingen. Endelig kan ejerne frit indfri deres andel af restgælden, f.eks. ved ejerskifte, ligesom for dør/vin-duessagen.
Med ovennævnte opsparing som målsætning har bestyrelsen herefter udarbejdet budgetforslag for 2015/16. De sædvanlige udgifter til forbrugsafgifter, forsikring, renholdelse, administration og vedligeholdelse m.m. med fradrag af indtægter for vaskekort og P-pladser er opgjort på grundlag af de faktiske beløb for 2014/15, forventet pristalsregulering og andre konkrete forventninger til 2015/16.
Herefter indregnede bestyrelsen forslag til formålstjenlig opsparing, jf. ovenfor, og det udmøntede sig i 2 alternative budgetter:
Budget I med en opsparing på 450.000 kr. og samlede fællesudgifter på 1.612.000 kr. Det medfører en stigning i fællesudgifterne på 9,59 % i forhold til 2014/15.
Budget II med en opsparing på 550.000 kr. og samlede fællesudgifter på 1.712.750 kr. Det medfører en stigning i fællesudgifterne på 16,44 % i forhold til 2014/15.
Med henvisning til ovenstående oplysninger indstiller bestyrelsen, at generalforsamlingen vedtager budget II.
Punkt C
Der fremsættes 4 forslag til generalforsamlingsbeslutning, 3 fra bestyrelsen, 1 fra en ejer.
Punkt D
De 5 nuværende bestyrelsesmedlemmer opstiller alle til genvalg på generalforsamlingen. Det samme gør den nuværende suppleant. Det betyder, at mindst 1 ejer yderligere skal opstille som suppleant, før vedtægternes krav om max. 5 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter er opfyldt.
Umiddelbart op til generalforsamlingen vil bestyrelsen via opslag på opslagstavlerne opfordre til, at flere ejere opstiller til valget af bestyrelsesmedlemmer/suppleanter.
Punkt E
Bestyrelsen besluttede at invitere en repræsentant fra ABR til at være til stede på generalforsamlingen for at assistere med belysning og svar på mulige spørgsmål om praktik og teknik angående vores diverse sager og projekter.
Punkt 2
Gennemgang af påtænkte og igangværende vedligeholdelsesarbejder og stillingtagen til modtagne tilbud.
Info:
Der er tale om følgende sager, men opgavelisten er givetvis ikke udtømmende:
-
Istandsættelse/reparation af ejendommens 2 elevatorstole:
Arbejdet, der endnu ikke er igangsat, indgår som delarbejde i entreprisen for istand-sættelse og maling af ejendommens 2 trappeopgange.
-
Tilbud på maling af altangangenes betonvægge:
Der henvises til ABR's materiale rundsendt pr. mail den 23. august d.å.
-
Tilbud på "Ding-Dong"-malerbehandling af vægflader m.m. i ejendommens 2 trappeopgange:
Der henvises til ABR's materiale rundsendt pr. mail den 23. august d.å.
-
2 tilbud på afrensning af terazzobelægninger i ejendommens 2 trappeopgange:
Der henvises til ABR's materiale rundsendt pr. mail den 23. august d.å.
-
Tilbud på maling af loftsarealet over P-pladserne m.m. under ejendommens midterparti:
Der henvises til ABR's materiale rundsendt pr. mail den 23. august d.å.
-
Overvejelser angående udskiftning af lejlighedernes og ejendommens hidtidige koldt- og varmtvandsmålere med nye målere med fjernaflæsning:
Der henvises til materialet rundsendt pr. mail den 11. september d.å.
-
Overvejelser mht. samlet anskaffelse af radiatortermostatventiler til de ejere, der
endnu ikke selv har ladet sådanne montere/overvejelser mht. mulig fjernbetjening:
Der henvises til tidligere drøftelser angående denne sag.
-
Overvejelser angående opdatering af funktionen af ejendommens strengventiler:
Der henvises til ABR's materiale rundsendt den 8. september d.å.
-
Opfølgning med hensyn til at forbyde ejere at opsætte udvendige altankasser på de private altaner, da de pga. vandudslip kan forårsage skjolder på facaden og generelt kan udgøre et faremoment.
Referat:
Punkt A
Bestyrelsen har anmodet ABR om at følge op på sagen.
Punkt B
Der foreligger 1 tilbud, der beløber sig til 117.500 kr., på arbejdet. ABR er nu anmodet om at indhente 1 tilbud mere.
Punkt C
Der foreligger 1 tilbud, der beløber sig til 44.968 kr., på arbejdet. Arbejdet vedrører ekstra beskyttelseslakering af malerarbejdet i trappeopgangene.
Bestyrelsen besluttede ikke at gå videre med sagen. Eftersom Foreningen fremover en gang om året vil reparere de 2 opgange for skrammer m.v., har bestyrelsen ikke fundet Ding-Donglakering nødvendig.
Punkt D
Der foreligger 2 tilbud på arbejdet. Bestyrelsen besluttede at acceptere det billigste, der beløber sig til 43.750 kr.
Bestyrelsen har anmodet ABR om at meddele dette til den pågældende entreprenør og bede om, at arbejdet iværksættes snarest muligt. ABR er desuden anmodet om at være Foreningens tilsynsførende på sagen.
Punkt E
Der foreligger 1 tilbud, der beløber sig til i alt 45.335 kr., på arbejdet. ABR er nu anmodet om at indhente 1 tilbud mere.
Punkt F
Bestyrelsen fortsætter overvejelserne i sagen og har anmodet Brunata A/S om et prisoverslag angående montering af de nævnte vandmålere.
Punkt G
Bestyrelsen besluttede at følge op på sagen snarest muligt.
Punkt H
Af tidsmæssige grunde blev punktet ikke behandlet på mødet, men sagen følges op snarest muligt.
Punkt I
Bestyrelsen besluttede at følge op på sagen snarest muligt.
Punkt 3
Sagen om branden i en af ejendommens 4.-salsejligheder kort før nytår 2012.
Info:
Bestyrelsen orienterer sig om sagens stilling. Der henvises i øvrigt til referaterne af tidligere bestyrelsesmøder.
Referat:
I de 2 lejligheder, der berørtes af branden umiddelbart før nytår i 2012, gennemførtes den 25. marts d.å. en besigtigelse til afklaring af omfanget af endnu ikke udbedrede skader og af fejludbedrede skader, jf. referatet af bestyrelsesmødet afholdt den 27. april d.å.
Den 8. oktober d.å. afholdes en ny besigtigelse, hvor taksatoren fra Foreningens forsikringsselskab skal afgøre i hvilket omfang, der kan forventes forsikringsdækning for restudbedringen af både ovennævnte skader og af andre yderligere påløbne omkostninger. Også repræsentanter for ABR og administrator m.fl. deltager i besigtigelsen.
Bestyrelsen afventer resultatet af denne ny besigtigelse, inden de resterende tiltag iværksættes.
Punkt 4
Ventilationssagen:
Info:
Ventilationssagen angår den halvdel af ejendommens ventilationsanlæg, der betjener ejer-ne i Halsskovgade nr. 2. Det er konstateret, at kraften af anlæggets udsugningsevne er væsentligt nedsat.
Bestyrelsen orienterer sig om sagens stilling. Der henvises i øvrigt til referaterne af tidligere bestyrelsesmøder.
Referat:
Den i referatet af bestyrelsesmødet afholdt den 8. juli d.å. lovede skrivelse til ejerne med opfordring til at afmontere motordrevne emhætter direkte tilkoblet ejendommens udsugningsanlæg er med bilag fra ABR rundsendt den 31. august d.å.
Der er sendt varsel til 3 ejere om, at de den 8. oktober d.å. vil få isat deres manglende udsugningsspjæld. Der er tale om den type nye spjæld, bestyrelsen har besluttet at anvende.
Samme type spjæld vil senere blive isat hos de øvrige ejere, men af hensyn til udsugningsanlæggets samlede funktionsdygtighed er det vigtigt først at få dem isat i de lejligheder, hvor det er konstaterer, at de mangler.
Herefter rådfører bestyrelsen sig med ABR om den mest hensigtsmæssige rækkefølge af sagens næste skridt.
Punkt 5
Eventuelt:
Info:
Der foreligger op til mødet følgende emner til drøftelse:
Debat om bestyrelsens praksis angående tilladelser til ejernes udlejning/udlån af deres lejligheder.
Debat om bestyrelsens krav til samarbejdspartnernes kommunikationsniveau i skriftlige besvarelser på forespørgsler og henvendelser.
Referat:
Eftersom ejerne ifølge § 9 i Foreningens vedtægter ikke må udleje eller udlåne deres lejlighed uden bestyrelsens samtykke, er det bestyrelsens opfattelse, at den hidtidige praksis fortsat skal følges.
I sager af denne art, der helt oplagt holder sig inden for rammerne af sædvanlig praksis, besluttede bestyrelsen, at eftersom praksis nu i en årrække har ligget fast, kan formanden fremover ekspedere disse sager uden den øvrige bestyrelses inddragelse.
Et af bestyrelsens medlemmer påtog sig at instruere Foreningens samarbejdspartnere i at formulere skriftlige svar på henvendelser mere "forbrugervenligt" i forståelsesmæssig henseende og overskuelig opbygning.
Der forelå herefter ikke flere punkter til behandling.
Dato for mødeindkaldelsen:
Den 12. september 2015
Carsten Fogt, bestyrelsesmedlem
Dato for referatet:
Den 24. september 2015
Referent, Carsten Fogt
150915 Mødereferat