INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE I EF HALSSKOVGADE 2 – 4
Dato og tidspunkt:
Tirsdag den 16. februar 2016, kl. 17.30
Inviteret til at deltage:
Per Banke (bestyrelsesmedlem)
Niels Brix (bestyrelsesmedlem)
Carsten Fogt (bestyrelsesmedlem)
Børge Kristensen (bestyrelsesmedlem)
Peter Vestergaard (bestyrelsesmedlem)
Stig Stender Sapru (suppleant)
Claus Holmer (suppleant)
Mogens Bilde (gæst).
STARTINFO
Følgende referat omfatter både bestyrelsesmødet afholdt den 16. februar 2016 med nedenstående dagsorden og det foregående bestyrelsesmøde afholdt den 26. januar d.å., eftersom dagsordenspunkterne var sammenfaldende.
På de 2 bestyrelsesmøder behandledes de samme emner/sager således, at der til februarmødet var indhentet yderligere, supplerende oplysninger, der resulterede i et forbedret beslutningsgrundlag til sagerne.
DAGSORDEN
Punkt 1
Ejendommens vaskeri, opdatering angående installationen af det ny betalingssystem til begge vaskemaskiner.
Info:
Med henvisning til drøftelserne på bestyrelsesmødet den 26. januar d.å. skal der på dette møde tages stilling til, om sagen kan erklæres for afsluttet.
Den 15. d.m. er administrator anmodet om at rundsende forretningsgangen til de nye vaskebrikker til alle ejere og beboere.
Referat:
Alle oplysninger angående det ny betalingssystem, herunder af betaling for brugen af de nye vaskebrikker og af afregning for ikke brugte vaske i det gamle system, er enten opslået i vaskekælderen, på vores 2 opslagstavler eller runddelt til ejendommens beboere.
Bestyrelsen betragter hermed denne sag for afsluttet og tillader sig, ud fra de indtil videre modtagne tilbagemeldinger, at være tilfreds med resultatet.
Punkt 2
Foring af spildvandsfaldstammerne:
På mødet den 26. januar besluttedes bestyrelsen, at der skulle indhentes tilbud på foring af ejendommens spildvandsfaldstammer, herunder også alene på dem, der ellers aktuelt står for at skulle delrepareres.
Info:
Der henvises til tidligere rundsendt materiale, specielt e-mailen af 2. december 2015 og Aktuel ByggeRådgivning ApS's (ABR) oplysning om, at man nu også kan fore siderør og vandlåse sådan, at det ikke mere er økonomisk optimalt alene at foretage delreparationer.
Bestyrelsen anmodede den 28. januar d.å. ABR om at indhente tilbuddene.
Referat:
Tilbudsmaterialet foreligger desværre endnu ikke til bestyrelsens gennemgang og beslutning.
ABR har oplyst, at vi tilsyneladende "er blevet svigtet" af flere entreprenører, der var anmodet om at afgive tilbud på de nævnte arbejder.
ABR og bestyrelsen afventer herefter svar på en nyudsendt tilbudsanmodning.
Punkt 3
Elevatorstole, affaldsskaktluger og beskyttelsesacrylplader:
Bestyrelsen skal tage stilling til løsningsforslag og -muligheder.
Info:
På bestyrelsesmødet den 26. januar d.å. kunne bestyrelsen ikke tilslutte sig modtage løsningsforslag og tilbud, der fremgik af en e-mail af 15. januar d.å. fra ABR.
Bestyrelsen forelagde andre ideer og løsningsmuligheder overfor ABR, og under denne proces er der fremkommet følgende nye løsningsforslag og -muligheder, som bestyrelsen på dette møde skal drøfte og tage stilling til.
Referat:
Bestyrelsens debat har resulteret i følgende beslutninger:
Renovering af elevatorstole
Indvendige overflader og yderste dør slibes ned, lakeres en gang, mellemslibes og slutlakeres. Der skal anvendes vandbaseret acryllak.
Foldedør og riller, hvori styret til foldedøren kører, skal grundigt afrenses for ophobet snavs m.m.
Der skal udlægges nyt linoleum på gulvet i elevatorstolene i samme farve og kvalitet som den eksisterende. Det eksisterende linoleum afmonteres og nyt pålimes.
Bestyrelsen har anmodet ABR om at indhente tilbud på disse arbejder. Bestyrelsen afventer svaret herpå, men også, hvorvidt der fremkommer forslag eller oplysninger angående andre brugbare materialer og/eller løsninger, eventuelt også af økonomisk art, der kræver yderligere debat, inden arbejderne endeligt iværksættes.
Reparation af lukkemekanismen på låger til affaldsskakte og maling af væg under låger
Eksisterende lukkepadel og bolt i hængsel demonteres.
Ny padel og bolt monteres.
Hvis det i selve lågerne viser sig, at de huller, hvorigennem bolt for håndtag og bolt for hængsel er anbragt, er slidte, skal hullerne bores op til dimension for montage af bøsning.
Reparationen af lågerne til affaldsskaktene er smedearbejde (ikke VVS-arbejde), som følgelig skal udføres af et smedefirma.
Efter reparationen af lågerne skal der under alle låger males med samme farve som den nuværende vægfarve, men i Glans 50.
Der males principielt i et område svarende til skaktlågernes bredde fra deres underkant og til gulvet. Eventuelle vægskader m.v. i forbindelse med smedearbejdet repareres sammen med malerarbejdet. Der tages stilling hertil, inden malerarbejdet igangsættes.
Bestyrelsen har anmodet ABR om at indhente overslag/tilbud på smedearbejdet og på malerarbejdet.
Punkt 4
Udsugningssagen, der angår den halvdel af ejendommens udsugningsanlæg, der betjenerejerne i Halsskovgade nr. 2. Ifølge beslutning på Foreningens seneste generalforsamling skal sagen være afsluttet til 1. maj 2016. Bestyrelsen skal beslutte en tidsplan for arbejdets udførelse frem til den 1. maj.
Info:
Udsugningssagen er behandlet på Foreningens ordinære generalforsamling i oktober 2015. Der henvises til formandsberetningen for 2014/15 og til generalforsamlingsreferatet.
På bestyrelsesmødet den 26. januar d.å. besluttede bestyrelsen at udarbejde den nævnte tidsplan, men grundet arbejdsmæssigt tidspres m.v. foreligger planen endnu ikke.
Sagen fortsættes på dette bestyrelsesmøde.
Referat:
Indledningsvis skal de 10 lejligheder i ejendommens nr. 2- halvdel, som bestyrelsen ikke fik adgang til ved besigtigelsen af udsugningsforholdene sidste år, besigtiges, således at bestyrelsen får fuld klarhed over alle forhold til korrekt genjustering af udsugningsanlægget.
De pågældende ejere modtager besked om besigtigelsesdatoen.
Punkt 5
Bestyrelsen opdaterer ejendommens husorden og orienterer sig bl.a. om, hvordan den helt aktuelt efterleves. Punktet behandledes på bestyrelsesmødet den 26. januar d.å., men sa-
gerne, jf. under "info", blev ikke færdigbehandlet og fortsættes derfor her.
Info:
Bestyrelsen har siden mødet den 26. januar indskrevet beslutningerne på Foreningens seneste generalforsamling om besigtigelse ved ejerskifte og opkrævning af indflytningsgebyr fra 1. januar 2016 i husordenen, der herudover også er blevet opstrammet rent formuleringsmæssigt.
Den 15. d.m. er administrator anmodet om at rundsende den opdaterede husorden sammen med et tilhørende følgebrev til alle ejere og beboere.
Siden mødet den 26. januar er der udarbejdet forslag til "Skema til bestyrelsens notater ved ejerskiftebesigtigelse". Skemaet skal på mødet gennemgås/tilrettes, så det er klart til brug, når det bliver aktuelt.
Bestyrelsen bør drøfte, om forbud mod ophængning af altankasser på ydersiden af altanerne, jf. ABR's månedsrapporter, skal søges indskrevet i Foreningens vedtægter via beslutning på næste generalforsamling.
Referat:
Den opdaterede husorden er rundsendt til alle ejere.
Det behandlede "Skema til bestyrelsens notater ved ejerskiftebesigtigelse" er nu færdigtilrettet og foreligger klar til bestyrelsens brug.
Bestyrelsen besluttede på næste ordinære generalforsamling at stille forslag om at lade forbud mod ophængning af altankasser på ydersiden af ejendommens altaner indskrive i Foreningens vedtægter.
Forbuddet skal ses dels som beskyttelse mod risiko for mulige nedstyrtningsskader, f.eks. grundet metaltræthed i kassernes bærende metaldele eller overvægt som følge af vinterisdannelser, og dels for at undgå misfarvning af altanernes yderside grundet udslip af rust-holdigt spildvand.
Punkt 6
Eventuelt:
Info:
Der forelå umiddelbart ingen emner til behandling under dette punkt.
Referat:
På mødet oplyste det hidtidige bestyrelsesmedlem Per Banke, at han udtræder af bestyrelsen, eftersom han har afhændet sin lejlighed i ejendommen. I hans sted accepterede den hidtidige suppleant Claus Holmer at indtræde som nyt medlem af bestyrelsen, der således fortsat består af 5 medlemmer.
Da der herefter ikke forelå yderligere emner til behandling på mødet, afsluttedes det.
Dato for mødeindkaldelsen:
Den 15. februar 2016.
Dato for referatet:
Den 28. februar 2016.
Dagsorden og referat
Carsten Fogt