INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE I EF HALSSKOVGADE 2 - 4
Dato og tidspunkt: Torsdag den 28. april 2016, kl. 18.00
Mødedeltagere:
Niels Brix, bestyrelsesmedlem
Carsten Fogt, bestyrelsesmedlem
Claus Holmer, bestyrelsesmedlem
Børge Kristensen, bestyrelsesmedlem
Peter Vestergaard, bestyrelsesmedlem.
Dagsorden, punkter, tilknyttet info og referat:
Punkt 1, Godkendelse af referat af bestyrelsesmødet den 16. februar d.å.
Referat:
Bestyrelsen godkendte referatet den 28. februar d.å., hvorefter det ophængtes på opslagstavlerne i ejendommens opgange og udlagdes på Foreningens hjemmeside.
Punkt 2, Igangværende opgaver (herunder)
2.1 Ventilationssagen
2.2 Varmtvandssagen
2.3 Vandbruddet ud for nr. 4
2.4 Brandskaden
2.5 Skaktluger & malerarbejde
2.6 Tilbud på foringer af spildevandsfaldstammer
2.7 Elevatorstolene
2.8 Lyset på ejendommens fællesterrasser
2.9 Støjklager
2.10 Kanylefund på ejendommen
2.11 Opdatering af fællesarealer
Info:
Punkterne 2.1 - 2.7 drejer sig om sager, bestyrelsen har behandlet over en periode, jf. tidligere bestyrelsesreferater. På aftenens møde op følges sagsbehandlingen og beslutningsprocessen.
Punkterne 2.8 - 2.11 er nye sager, der er modtaget til behandling på aftenens møde.
Referat:
Punkt 2.1, Sagen drejer sig om udsugningen i de 42 lejligheder, der benytter Halsskovgade nr. 2 om indgangsdør. Med henvisning til tidligere mødereferater kan bestyrelsen oplyse, at der nu kun mangler besigtigelse af udsugningsforholdene i 4 af de 42 lejligheder.
Ejerne/beboerne af de 4 lejligheder vil modtage brev fra Ejerforeningens administrator med oplysning om dato, tidspunkt og forslag til praktik for denne nødvendige besigtigelse.
Det er 4. gang, besigtigelsen søges gennemført. Hvis ejerne/beboernes ikke kan/vil samarbejde, søger bestyrelsen med henvisning til bestemmelserne i § 8 i Foreningens vedtægter adgang ved hjælp af en låsesmed på deres bekostning.
Bestyrelsen besluttede at lade Aktuel ByggeRådgivning ApS (ABR) udarbejde en oversigt over den tidsmæssige rækkefølge af sagens hidtidige forløb. Med disse oplysninger vil bestyrelsen herefter lade et supplerende firma med speciale på området se på sagen med friske øjne og rådgive Foreningen om, hvad der skal gøres, så udsugningsforholdene retableres korrekt, herunder hvilke tiltag, der skal iværksættes i de lejligheder, hvor udsugningen enten er forstyrret af uhensigtsmæssige installationer eller helt sat ud af kraft. Et af bestyrelsens medlemmer påtog sig at finde firmaet.
Bestyrelsen har tidligere besluttet hvilke spjæld, Foreningen fremover vil montere i lejlighedernes køkken og badeværelse. Disse spjæld vil hurtigst muligt blive opsat i de lejligheder, hvor det umiddelbart kan lade sig gøre.
På mødet rejstes der forslag om, at bestyrelsen indkalder til ekstraordinær generalforsamling med forslag om, at ejerne her tager stilling til de ubehagelige tiltag, denne sag muligvis vil medføre for en del ejere. Der blev ikke taget endelig stilling til forslaget.
Punkt 2.2, Sagen drejer sig om, at beboere har konstateret alge/bakterieforekomster, der har tilstoppet deres armaturer til varmt brugsvand.
Der er p.t. konkret tale om 3 lejligheder ud af ejendommens i alt 84 lejligheder, og ABR har tidligere oplyst, at der ikke er tale om noget farligt fænomen. Bestyrelsens flertal er derfor af den opfattelse, at det ikke er et problem, der umiddelbart giver anledning til noget samlet foreningstiltag, selvom fænomenet er uæstetisk for de berørte beboere.
Bestyrelsen er endvidere blevet orienteret om, at problemet kan skyldes forkert indstilling af det varme brugsvands temperatur, slam i vores varmtvandsbeholder og en mulig forkert indstilling af beholderens automatik.
Varmtvandsbeholderen vil efter planen blive renset i slutningen af juni måned, og entreprenøren vil blive orienteret om problemet. Desuden vil automatikkens indstilling blive tjekket.
De berørte beboere vil modtage orientering om en udskylningsprocedure af deres brugsvands armaturer. Orienteringen ophænges desuden på opslagstavlerne.
Bestyrelsesmedlemmet Niels Brix erklærede sig uenig med bestyrelsens flertal, da han mener, at vi har øget mulighed for sundhedsfarlig algevækst i vores fælles varmtvandssystem.
Det er vigtigt at slå fast, at sagen ikke er endeligt afsluttet. Bestyrelsen vil fortsat være nøje opmærksom på rapportering af nye algeforekomster.
Punkt 2.3, Bestyrelsen har sammen med sine samarbejdspartnere konstateret, at der er tale om en forsikringssag, hvor Foreningen får dækket 60% af udgiften til udbedringen.
Foreningen har en selvrisiko på 40% grundet rørinstallationernes alder.
Foreningen har af sit forsikringsselskab modtaget tilladelse til at lade den entreprenør, der har opstartet sagen, VVS Solution, der også har afgivet tilbud på det resterende arbejde, færdiggøre sagen, hvorefter bestyrelsen indsender den samlede faktura til 60 %'s forsikringsdækning. Vores 40 % forventes at udgøre ca. 30.000 kr.
Punkt 2.4, Brandskaden, hvorom der i øvrigt henvises til tidligere bestyrelses- og general-forsamlingsreferater, er endnu ikke endeligt afsluttet.
Den 8. oktober 2015 afholdtes der på ejendommen
et møde, hvor de involverede parter tog bestik af sagen, herunder hvad der arbejdsmæssigt manglede at blive færdiggjort. De ikke afsluttede arbejder vedrørte hovedsageligt fejludførte udbedringer, der skulle omgøres.
Foreningens forsikringsselskab, Gensidige Forsikring, er hovedentreprenør på sagen, og arbejdet udføres af en underleverandør, valgt at forsikringsselskabet. Møderesultatet var, at Gensidige Forsikring skal færdiggøre sagen, sådan at underleverandøren omgør og retter de konstaterede fejl. Beklageligvis er sagen endnu ikke afsluttet.
Bestyrelsen har den 21. april d.å. skrevet til advokat Jens Anker Hansen, Qvortrup Administration A/S og anmodet om, at han på bestyrelsens vegne følger op på sagen, da den, som oplyst, ikke er meldt afsluttet. Der foreligger endnu ingen tilbagemelding fra advokaten.
Sagen følges op af bestyrelsen. Et af medlemmerne foreslog, at der afholdes møde med Gensidige Forsikrings øverste ledelse.
Punkt 2.5, Sagen angående udbedring af opgangenes skaktluger og det tilknyttede maler- arbejde, jf. oplysningerne i referatet af bestyrelsesmødet den 16. februar d.å., er tæt på at være afsluttet.
Det nødvendige smedearbejde er udført, således at de lukkede luger nu sluttet tæt, og maleren er blevet bedt om at opstarte det besluttede malerarbejde på væggen omkring og under lugerne.
Punkt 2.6, Bestyrelsen har siden referatet af bestyrelsesmødet den 16. februar d.å. modtaget 2 tilbud på foring af 5 strenge spildvandsfaldstammer, der i alt vedrører 30 lejligheder. Det billigste tilbud beløber sig inkl. moms til ca. 300 t.kr. før projektering.
Til dette beløb er at sige, at det ikke er indregnet i Foreningens løbende budget for indeværende regnskabsår 2015/16 og, at sagen relativt vil blive væsentligt billigere, såfremt alle faldstammer fores i samme arbejdsgang. Omkostningerne er så væsentlige, at sagen skal forelægges til beslutning på næste generalforsamling.
Det kunne være den mulige ekstraordinære generalforsamling nævnt under punkt 2.1.
Bestyrelsen har kendskab til tæringsskader på spildvandsfaldstammer og tilsluttede vandlåse i 5 lejligheder, men har tøvet med at igangsætte reparationer, eftersom foringsprocessen forventes at kunne imødegå skaderne. En her og nu reparation ville i givet fald medføre udgift til dobbelt udbedring.
I en af sagerne medfører tæringen, at spildvandet drypper ned til underboen. Bestyrelsen besluttede at lade denne uholdbare situation udbedre.
Punkt 2.7, Elevatorstolenes renovering: ABR har betænkeligheder ved den løsningsmodel, bestyrelsen har afstukket, jf. referatet af bestyrelsesmødet den 16.februar 2016.
Det er bestyrelsens opfattelse, arbejdet/sagen skal udføres med forsvarlig hensyntagen til de praktiske forhold på ejendommen.
Det blev foreslået at afholde et møde mellem ABR og bestyrelsens repræsentanter for at opnå endelig enighed om praktikken, inden arbejde igangsættes.
Punkt 2.8, En ejer har over for bestyrelsen oplyst, at det ser ud til, at lyset på fællesterrasserne tænder, uden at terrassedørene åbnes.
Bestyrelsen vil sørge for, at såvel følerne på dørene som på skumringstimeren tjekkes.
Punkt 2.9, Bestyrelsen modtager med jævne mellemrum klager over støjende adfærd på tidspunkter, der ikke harmonerer med de tidspunkter, der fremgår af ejendommens husorden.
Bestyrelsen vil fremover kontakte "synderen" og tage en snak med vedkommende.
Punkt 2.10, Viceværten har oplyst bestyrelsen om, at der er fundet brugte kanyler nedkastet direkte i affaldsskakterne. Lejlighedsvis er der desuden fundet brugte kanyler i haveanlægget i ejendommens gård.
Viceværten har desuden oplyst, at der er strikse regler for, hvordan sådanne brugte kanyler skal behandles, hvilket kan tænkes at udgøre et problem for vores viceværtteam. Sagen er derfor temmelig alvorlig.
Bestyrelsen besluttede at lade opsætte en kanyleboks under ejendommen (i lighed med boksen til brugte elementer).
Sagen bliver oplyst overfor ejere/beboere. De vil modtage et brev herom fra Foreningens administrator med nøje instruktion om, at alle brugte kanyler skal nedkastes i den nævnte kanyleboks og ingen andre steder på ejendommens område.
Punkt 2.11, Punktet vedrører ejendommens haveareal og fællesterrasserne, særligt den store. Bestyrelsen ønsker, at disse områder gøres mere indbydende og brugervenlige for ejendommens beboere.
To af bestyrelsens medlemmer tilbød at påtage sig at udarbejde et idéoplæg til, hvad der mest hensigtsmæssigt kan gøres i form af ny beplantning af blomster, buske og nye (små) træer, gerne i kummer, samt nye praktiske havemøbler. Også muligheden for forbedring af terrassegulvene, eventuelt med belægning af træ eller andet, blev drøftet.
På grundlag af dette oplæg vil bestyrelsen herefter samlet gennemgå projektets praktik, æstetik og økonomi, inden der tages stilling til dets endelige udformning og iværksættelse.
Punkt 3, Oplæg til en forretningsorden for bestyrelsens arbejde.
Info:
Med forslaget lægges der op til et paradigmeskifte i bestyrelsens arbejde. Ifølge vedtægternes § 16 bør bestyrelsen oprette en forretningsorden. Forretningsordenen er tænkt som et arbejdsredskab til Foreningens bestyrelsesarbejde omhandlende den forretningsgang, det er mest hensigtsmæssig at følge.
Den ny forretnings bør udarbejdes af bestyrelsens medlemmer i fællesskab. Forslag til emner:
Hvordan gøres tingene Hvem gør hvad (uddelegering af arbejdsopgaver til bestyrelsesmedlemmer og andre frivillige) Hvem har kontakt til beboere, leverandører, samarbejdspartnere, viceværtteamet m.fl. Dialog med beboerne (fremover de første 15 min. af bestyrelsesmøder, opslag til beboerne) Håndtering af problemer Habilitet Andre emner, der bliver aktuelle Desuden bør der udarbejdes en dreje-/videnbog indeholdende oplysninger om: Ejendommen, administrator, bestyrelsens medlemmer og suppleanter, forsikringsforhold, kontraktforhold med leverandører og samarbejdspartnere, eventuelt andet Arkiv/Videnbank (hvem, der d.d. har viden om ejendommens forhold) Vedtægter Økonomi.
Referat:
Der er fuld enighed i bestyrelsen om, at der er nødvendigt, at der strammes op på bestyrelsens arbejdsform og gang, herunder at alle bestyrelsens medlemmer tager aktivt del i udførelsen af de løbende opgaver. Dette har over de sidste år stået klart, fordi der i takt med ejendommens stigende alder er opstået flere og flere vedligeholdelsessager.
Bestyrelsen gennemgik og drøftede ovenstående emner og oplæg, men tiden tillod ikke, at der kunne træffes endelige beslutninger om helt konkrete udformninger af de foreslåede tiltag.
Det skal bl.a. afgøres, hvordan Foreningens aktuelle hjemmeside mest hensigtsmæssigt kan/skal indgå i de fremtidige tiltag, herunder hvad der fortsat alene skal fremgå til almen oplysning på hjemmesiden og, hvad der alene skal fremgå af en "videnbank", eventuelt arkiveret eksternt på internettet, til den til enhver tid siddende bestyrelses brug.
Sagen opfølges nøje på næste bestyrelsesmøde.
Punkt 4, Bestyrelseslokale.
Info:
Bestyrelsesmedlemmet Claus Holmer foreslår, at vi indretter kælderlokalet i nr. 2 til brug for afholdelse af fremtidige bestyrelsesmøder. Begrundelsen herfor er et ønske om bedre dialog med beboerne, hvilket kan opnås ved at holde møderne i ejendommen, sådan at de første 15 min. bruges på henvendelser fra beboerne, hvorefter det egentlige bestyrelsesmøde afholdes.
Eventuel efterfølgende spisning kan så finde sted andetsteds, når mødet er afsluttet.
Claus Holmer foreslår samtidigt, at bestyrelsen sammen selv sætter lokalet i stand (opryd-ning, afvaskning samt maling), at der indkøbes et rimeligt bord med stole og eventuelt nogle praktiske hylder (i Ikea eller et andet tilsvarende sted) og tilbyder at lægge tid, værktøj samt transport til Ikea til.
Referat:
Bestyrelsen syntes, at der er tale om et fint forslag, som det enstemmigt besluttedes at sætte i værk snarest muligt. Sagen følges naturligvis op.
Punkt 5, Forslag til næste møde og mødereferat.
Fremtidige opgaver, Høj prioritet: Punkt 2.1, 2.4, 2.6, 2.7, 2.10, Punkt 3 og Punkt 4.
Fremtidige opgaver, Lav prioritet : De øvrige, ikke afsluttede sager, jf. referatet.
Punkt 6, Eventuelt.
Referat:
Da der herefter ikke forelå yderligere emner til behandling på mødet, afsluttedes det.
Dato for mødeindkaldelsen: Den 24. april 2016
Dato for referatet: Den 9. maj 2016
Dagsorden: Claus Holmer/referat: Carsten Fogt
Referatet er udlagt på Foreningens hjemmeside.
280416 Bestyrelsesmøde referat