INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE I EF HALSSKOVGADE 2 – 4
Dato og tidspunkt:
Tirsdag den 28. juni 2016, kl. 17.30
Inviteret til at deltage:
Carsten Fogt (bestyrelsesmedlem)
Claus Holmer (bestyrelsesmedlem)
Børge Kristensen (bestyrelsesmedlem)
Peter Vestergaard (bestyrelsesmedlem).
Startinfo:
Mødet er beregnet til helt overordnet at følge op på de igangværende sager, der er oplistet i referatet af bestyrelsesmødet den 28. april d.å. Herudover vil punkter og sager, der er fremkommet siden den 28. april, blive behandlet.
Bestyrelsen vil søge at træffe beslutninger i disse sager, lægge tidsmæssige handlingsplaner og aftale jobfordeling mellem medlemmerne.
Iværksættelsen af bestyrelsens beslutninger på mødet kan tidsmæssigt blive påvirket af, at vi p.t. er midt i ferieperioden.
DAGSORDEN
Punkt 1
Opfølgning på nedenstående igangværende sager:
a) Ventilationssagen, Halsskovgade nr. 2
b) Bakteriesagen
c) Brandsagen
d) Spildvandsfaldstammerne
e) Lyset på 5.- sals fællesterrasserne
f) Kanylesagen
g) Renovering af fællesterrasser og haveanlæg
h) Opdatering af bestyrelsens forretningsorden
i) Indretning af bestyrelseslokale i kælderen til Halsskovgade nr. 2
j) Elevatorstolenes renovering.
Info:
Bestyrelsens opfølgning, beslutninger, tidsplan og jobfordeling vil fremgå af referatets punkter a) til j).
Referat:
a) I ventilationssagen, Halsskovgade nr. 2, har bestyrelsen siden sidste bestyrelsesmøde modtaget sammenfaldende oplysninger fra Aktuel ByggeRådgivning ApS (ABR), Dansk Indeklima Service ApS og en 3. ventilationstekniker angående en væsentlig del af sagens problemstilling:
For at udsugningsanlægget skal kunne indreguleres korrekt, SKAL motorerne i de tekniske udsugningsinstallationer, som en række beboere/ejere har koblet direkte til anlægget, fjernes af følgende grunde:
Når motorerne kører (eventuelt startet af automatiske sensorer), sender de madlugt og fugt ind i udluftningskanalen, hvilket medfører gene i de øvrige lejligheder.
Når motorerne ikke kører, hæmmer de udluftningen i selve lejligheden med øget risiko for gener i form fugtskader og skimmelsvamp.
Samtlige beboere og ejere vil modtage brev med påbud om at fjerne de nævnte motorer af Foreningens administrator.
Herudover besluttede bestyrelsen, at der skal foretages TV-inspektion af udluftningskanalerne i lejlighederne i Halsskovgade nr. 2 for at kunne konstatere, at de hverken er utætte som følge at defekter eller tilstoppet af fremmedlegemer.
Endelig besluttede bestyrelsen at montere de nye spjæld, der allerede er truffet beslutning om, i lejlighederne i Halsskovgade nr. 2.
Når disse tiltag er på plads, forventer bestyrelsen, at det bliver muligt at indregulere udsugningen i Halsskovgade nr. 2 - lejlighederne. Umiddelbart er der ingen problemer med udsugningen i Halsskovgade nr. 4 - lejlighederne, men det vil blive tjekket om nogle år.
Udsugningstiltagene til Halsskovgade nr. 2 - lejlighederne opstartes efter sommerperioden.
b) Nogle beboere har konstateret alge-/bakterieforekomster i deres armaturer til varmt brugsvand, jfr. omtalen af sagen i sidste bestyrelsesreferat.
Ejendommens varmtvandsbeholder vil blive renset senere på sommeren, og bestyrelsen vil i forbindelse hermed, udover at undersøge om beholderens teknik skal opdateres, sørge for, at det varme brugsvands temperatur og den eksisterende tekniks automatik indstilles korrekt.
Ejere og beboere vil modtage den lovede orientering om en udskylningsprocedure af brugsvandsarmaturerne.
c) Den 20. maj d.å. holdt 2 bestyrelsesmedlemmer møde med advokat Jens Anker Hansen, Qvortrup Administration A/S om brandsagen, og det fremgik, at der kun mangler få og overskuelige mangler, der endnu ikke er udbedret eller omgjort på grund af tidligere fejludbedring. Det er Foreningens forsikringsselskab, Gensidige Forsikring, der står for færdiggørelsen af sagen sådan, at der kan foreligge en endelig afleveringsforretning.
Bestyrelsen er bekendt med, at der efter mødet foreligger korrespondance mellem Qvortrup Administration og forsikringsselskabet om færdiggørelsen af de resterende arbejder, men endnu ingen endelig afslutning af sagen.
Bestyrelsen følger op på sagen efter ferieperioden.
d) Bestyrelsen har modtaget oplysning om, at ejendommens eksisterende spildvandsfaldstammer basismæssigt med rimelighed kan forventes at holde en del år endnu. Bestyrelsen besluttede derfor at udskyde det overvejede projekt mht. foring af faldstammerne på ubestemt tid og lade konstaterede skader udbedre.
Beslutningen indebærer samtidig udskydelse af en meget betydelig belastning af Foreningens økonomi, selv om denne stillingtagen på sigt kan medføre dobbeltreparation af nogle faldstammer.
Som oplyst i sidste bestyrelsesreferat har bestyrelsen allerede modtaget anmeldelse fra en række ejere af skader på deres spildvandsfaldstamme i badeværelset. Der ophænges og omdeles opfordring til andre ejere, der endnu ikke har anmeldt samme type skader, om at gøre det, så flest mulige ens skader kan blive udbedret i samme arbejdsgang.
Bestyrelsen understreger, at det alene er udbedring af skader på lodrette rør, Foreningen betaler, ikke skader på forgreninger og vandrette rør. Sådanne skader skal ejerne selv udbedre, jf. § 7 i Foreningen vedtægter, og såfremt skaderne er til gene for andre beboere, er det pligtigt at udbedre dem.
f) Med henvisning til sidste bestyrelsesreferat har bestyrelsen besluttet, at der skal opsættes en kanyleboks til brug for brugte kanyler på søjlen ved siden af beholderen til brugte e-lementer under ejendommen. Viceværten har undersøgt sagen, der ikke er nogen økonomisk belastning for Foreningen, og vil stå for praktikken omkring tømning af kanyleboksen.
Der bliver ophængt opslag med yderligere orientering om sagen.
g) Bestyrelsen gennemgik forslag til nye borde og bænke m.m. til fællesterrasserne, men der resterer yderligere en del overvejelser og planlægning.
De medlemmer af bestyrelsen, der har påtaget sig opgaven, fortsætter arbejdet.
e, h, i og j) Bestyrelsen gennemgik punkterne, men bestemte at lade praktikken vente til efter ferieperioden.
Punkt 2
Behandling af nedenstående nye sager:
k) Afklaring omkring konstateret vandskade i en 5.- sals lejlighed og i den underliggende
4.- sals lejlighed
l) Opfølgning på diverse mangler og skader oplyst ABR's løbende månedsrapporter
m) Modtaget dobbeltfakturering fra Miele A/S for betalingsopdateringen i vaskeriet
n) Reparation af defekte altanbrystninger m.m.
o) Eventuel flytning af håndværker P-pladserne, bås 20 og 21, m.m.
Info:
Bestyrelsens opfølgning, beslutninger, tidsplan og jobfordeling vil fremgå af referatets punkter k) til o).
Referat:
k) Bestyrelsen gennemgik sagens punkter og besluttede at lade administrator skrive til de involverede ejere og orientere dem om, hvordan de skal forholde sig.
l) Bestyrelsen gennemgik sagerne, der for størstedelens vedkommende ikke er væsentlige, og konstaterede, at de fleste allerede er udført eller sat i værk. Færdiggørelsen af væsentlige arbejder oplyses i senere referater.
m) Sagen, der vedrører dobbeltfakturering fra Miele A/S til Foreningen af 15.400 kr. er nu afsluttet efter modtagelse af en kreditnota fra Miele A/S på dette beløb.
n) Bestyrelsen besluttede, at ophænge opslag med opfordring til ejere, der havde konstateret sådanne skader, om at anmelde dem, så alle lignende skader kunne udbedres i sam- me arbejdsgang ud over den ene, der allerede var anmeldt.
Da bestyrelsen ikke har modtaget nye anmeldelser, er reparationen af den oprindelige defekte brystning sat i værk.
o) Bestyrelsen besluttede, at håndværker P-pladserne skal flyttes, så de fremover ligger under træerne i Halsskovgade. Den nødvendige justering af udlejningen af de øvrige P-pladser vil finde sted i overensstemmelse hermed.
Beslutningen kan af praktiske grunde først iværksættes fra årsskiftet, da såvel håndværker P-kortene som ejernes P-kort med tilladelse til at benytte håndværker P-pladserne i tiden kl. 17.00 aften til kl. 7.00 næste morgen samt søn- og helligdage ikke kan rettes tidligere.
Punkt 3
Eventuelt:
Info:
Bestyrelsens fremtidige sammensætning,
Kort behandling af Foreningens afslutning af året 2015/16.
Umiddelbart foreligger der ingen yderligere emner til behandling under dette punkt.
Referat:
Niels Brix meddelte den 20. juni d.å., at han udtræder af bestyrelsen, der herefter p.t. består af 4 medlemmer. Dette er i overensstemmelse med vedtægternes bestemmelser, der foreskriver, at bestyrelsen for at være beslutningsdygtig skal bestå af 3 - 5 medlemmer.
Foreningsåret 2015/16 udløber den 30. juni d.å. Bestyrelsen gennemgik kort de næste måneders handlingsprogram i den anledning.
Regnskabet for 2015/16 skal udarbejdes.
Budgettet for 2016/17 skal udarbejdes sådan, at fællesudgifternes regulering kan træde i kraft fra 1. januar 2017.
På bestyrelsens vegne vil Carsten Fogt i samarbejde med administrators regnskabschef og Foreningens revisor påse, at disse arbejder sættes rettidigt i værk.
Herudover skal forslag til behandling på den ordinære generalforsamling, der skal afholdes inden udgangen af oktober måned, forelægges for bestyrelsen senest 15. september d.å.
Da der herefter ikke forelå yderligere emner til behandling på mødet, afsluttedes det.
Dato for mødeindkaldelsen:
Den. 26. juni 2016
Dato for referatet:
Den 10. juli 2016
Dagsorden og referat, Carsten Fogt
280616 Bestyrelsesmøde referat