INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE I EF HALSSKOVGADE 2 – 4
Dato og tidspunkt:
Tirsdag den 16. august 2016, kl. 17.30
Inviteret til at deltage:
Carsten Fogt (bestyrelsesmedlem)
Claus Holmer (bestyrelsesmedlem)
Børge Kristensen (bestyrelsesmedlem)
Peter Vestergaard (bestyrelsesmedlem).
Startinfo:
Mødet er beregnet til helt overordnet at følge op på de væsentligste af de igangværende sager, der er oplistet i referatet af bestyrelsesmødet den 28. juni d.å. Herudover vil punkter og sager, der er fremkommet siden den 28. juni, blive behandlet.
I referatet nedenfor henvises der til referatet af bestyrelsesmødet den 28. juni d.å. Det findes på Foreningens hjemmeside: www.halsskovgade.dk
DAGSORDEN
Punkt 1
Opfølgning på nedenstående igangværende sager:
1.1, Ventilationssagen, Halsskovgade nr. 2
1.2, Bakteriesagen
1.3, Brandsagen
1.4, Spildvandsfaldstammerne
1.5, Lyset på 5.- sals fællesterrasserne
1.6, Kanylesagen
1.7, Renovering af fællesterrasser og haveanlæg
1.8, Elevatorstolenes renovering.
Info:
Bestyrelsens opfølgning og beslutninger fremgår af referatets punkter.
Referat:
1.1, Der henvises til referatet af bestyrelsesmødet den 28. juni d.å., og der er ingen ændringer i den heri oplyste handlingsplan.
Påbudsbrevet er lige på trapperne, og bestyrelsen har anmodet Aktuel Byggerådgivning ApS om at henvende sig til Dansk Indeklimaservice om at udføre TV-inspektionen af udluftningskanalerne i lejlighederne i Halsskovgade 2.
1.2, Nogle beboere har konstateret alge-/bakterieforekomster i deres armaturer til varmt brugsvand, jfr. omtalen af sagen i sidste bestyrelsesreferat.
Ejendommens varmtvandsbeholder vil blive renset senere på sommeren, og bestyrelsen vil i forbindelse hermed, udover at undersøge om beholderens teknik skal opdateres, sørge for, at det varme brugsvands temperatur og den eksisterende tekniks automatik indstilles korrekt.
Ejere og beboere vil modtage den lovede orientering om en udskylningsprocedure af brugsvandsarmaturerne.
1.3, Der henvises til referatet af bestyrelsesmødet den 28. juni d.å. Der er ingen ændringer i sagen udover, at administrator på et møde en bestyrelsesrepræsentant den 22. august d.å. lovede at gennemgå de manglende arbejder med den medarbejder, der har med sagen at gøre, når vedkommende er returneret fra ferie.
1.4, Der henvises der referatet af bestyrelsesmødet den 28. juni d.å. Der er ingen ændringer i sagen udover, at bestyrelsen stadigvæk modtager anmeldelser om tæringsskader.
Anmeldelsesfristen er senest den 1. september d.å. Der er således stadigvæk tid til flere anmeldelser.
1.5 og 6, Der henvises til referatet af bestyrelsesmødet den 28.juni d.å. Sagerne står umiddelbart til at blive afsluttet, hvilket da bliver refereret
1.7, Sagen er sommerhalvårsaktuel. Beslutninger i sagen refereres, når de foreligger, inden næste års sommersæson
1.8, Sagen er nu et vinterhalvårsprojekt. Beslutninger i sagen refereres, når de foreligger.
Punkt 2
Behandling af nedenstående nye sager:
2.1, Afklaring omkring konstateret vandskade i en 5.- sals lejlighed og i den underliggende
4.- sals lejlighed
2.2, Opfølgning på diverse mangler og skader oplyst ABR's løbende månedsrapporter
2.3, Reparation af defekte altanbrystninger m.m.
Info:
Bestyrelsens opfølgning og beslutninger, tidsplan og fremgår af referatets punkter.
Referat:
2.1, Bestyrelsen gennemgik sagens punkter og besluttede, at sagen ikke er et foreningsanliggende. Bestyrelsen har derfor ladet administrator skrive til de involverede ejere med opfordring om, at de løser sagen i fællesskab.
2.2, Bestyrelsen gennemgik sagerne, der for størstedelens vedkommende ikke er væsentlige, og konstaterede, at de fleste allerede er udført eller sat i værk. Færdiggørelsen af væ-sentlige arbejder oplyses i senere referater.
2.3, Bestyrelsen har på grundlag af ejernes skadesanmeldelser sat reparationerne i værk.
Punkt 3
Emner, der vedrører Foreningens interne forhold, herunder bestyrelsens arbejdsgang:
Info:
Denne emnekreds er af praktiske årsager samlet i ét punkt til mødet.
3.1, Foreningens budget for 2016/17
3.2, Ordrehåndtering/bestilling af - og igangsætning af arbejder
3.3, Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter på den kommende generalforsam-
ling/fremtidig fordeling af arbejds- og ansvarsområder
3.4, Istandsættelse af kælderlokalet i nr. 2 til brug for afholdelse af foreningsmøder
3.5, Forsættelse med opdatering af bestyrelsens forretningsorden, kommunikation internt
og med ejerkredsen samt med arkivering af væsentlige foreningsdokumenter og -op-
lysninger
3.6, Ændring af Foreningens vedtægter og af ejendommens husorden.
Referat:
3.1, Foreningens endelige budget for 2016/17 kan mest hensigtsmæssigt udarbejdes, når resultatet af foreningsregnskabet 2015/16 foreligger.
Bestyrelsen har modtaget årets bogføring til gennemgang fra administrators regnskabsafdeling og har udarbejdet en efterposteringsliste, der nu er returneret til regnskabsafdelingen. Når disse posteringer er på plads, afleveres bogholderimaterialet til revision af Foreningens revisor, som sender et regnskabsudkast til bestyrelsens sidste gennemgang. Herefter opstilles det endelige budget for 2016/1.
Tidshorisonten for forløbet forventes at være til midt i 1.september måned.
3.2, Bestyrelsen har allerede en procedure for funktionen, men er opmærksom på, at der skal strammes op på hvem, der påtager sig hvad inden for en fastlagt tidshorisont.
Da proceduren er afhængig af de enkelte bestyrelsesmedlemmers kunnen og tid, kan retningslinjerne først fastlægges endeligt, når den nye bestyrelsessammensætning kendes efter den kommende generalforsamling, jf. punkt 3.3.
3.3, Der skal på den kommende generalforsamling vælges mindst 1 nyt bestyrelsesmed-lem og 2 nye suppleanter. Generalforsamlingsdatoen er fastlagt til mandag den 31. oktober d.å.
Der er allerede opsat opslag herom på ejendommes 2 opslagstavler, herunder at forslag til forelæggelse på generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest 15. september.
3.4 og 5, Bestyrelsen har endnu ikke afsluttet sit arbejde, hvad angår disse 2 punkter. Resultaterne vil løbende blive refereret i den takt, de foreligger.
3.6, Bestyrelsen arbejder på forslag til den kommende generalforsamling, der, såfremt de vedtages, vil medføre ændringer og tilføjelser i såvel Foreningens vedtægter som i ejendommens ordensregler.
Forslagene rundsendes sammen med indkaldelsesmaterialet til generalforsamlingen.
Punkt 4
Eventuelt:
Info:
Umiddelbart foreligger der ingen emner til behandling under dette punkt.
Referat:
Da der rent faktisk ikke fremkom yderligere emner til behandling på mødet, afsluttedes det.
Liste over punkter og sager, der ikke er endeligt afsluttet:
1.1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
2.2
3.1, 2, 3, 4, 5, 6
Dato for mødeindkaldelsen:
Den 16. august 2016
Dato for referatet:
Den 6. september 2016
Dagsorden og referat, Carsten Fogt
Referatet er udlagt på Foreningens hjemmeside.
280816 Bestyrelsesmøde referat