EF Halsskovgade 2-4
Bestyrelsesmøde 15.11. 2016
Deltagere;
Gitte Holler
Claus Holmer
Peter Vestergaard
Anders Bruun-Schmidt
Jørgen P. Andersen
Afholdelse af ekstraordinær generalforsamling i ejendommens gård med henblik på endelig vedtagelse af følgende vedtægtsændringer foreslået ved generalforsamling d. 31. oktober;
Indkaldelse til generalforsamlinger udsendes til medlemmerne pr. e-mail eller via et tilsvarende anerkendt elektronisk medie.
Oplysning, information samt meddelelser fra bestyrelsen fremsende til ejere på oplyst e-mailadresse og i visse tilfælde også til lejere, hvis det har relevans.
Resultat af afstemning udsendes af Qvortrup Administration snarest.
Orientering om ejendommen
v. Claus Holmer og Peter Vestergaard.
Valg af referent
Gitte
Valg af formand, næstformand, kasserere, referent
Formand; Gitte
Næstformand/ Hjemmeside - Peter
Referent/ Kasser Anders
Byggegruppe;
Jørgen Peter Andersen og Claus Holmer
Igangværende sager;
- Bakteriesagen, POC Claus Holmer
Status: Tilbud accepteret, reparation afsluttet; Ny holder isat. Forestår; Test ved to beboere Carsten nr. 4 og Gitte nr. 2.
- Ventilationssagen. POC Claus Holmer og Peter Vestergaard
Midlertidigt indstillet på grund af kommunikationsbrist mellem udbyder og ABR. Der er givet tilbud på udluftning ved taget svarende til byg. 4. og udskiftning af ler. Det besluttes at det sættes i gang mhp på hurtig udbedring. Herudover igangsættes tv-undersøgelse af luftkanaler igangsat af tidligere bestyrelse.
- Faldstammesagen. POC Peter Vestergaard
Der har været besigtigelse med rådgiver og 2 VVS firmaer, tilbud afventes ultimo november og der holdes et bestyrelsesmøde med henblik på vurderingen af tilbud.
- Kanylesagen. Afsluttes
Boks er monteret. Opslag er sat op på opslagstavle i nr. 2 og 4. Dialog med vicevært følger.
- ABR månedsrapporter – PO C Byggegruppe
Der følges op på udestående opgaver jf. fremsendt overblik fra ABR. Drøftes ved forestående møde mellem Byggegruppe og ABR
Ikke afsluttede sager:
- Brandsagen. POC Gitte
Qvortrup kontaktes med henblik på at indkalde til og foranstalte afleveringsforretning – herunder inddrages ABR og Forsikringsselskab
- Vandmålere skal kalibreres ellers skiftes hver 6. år. Tilbud er sendt til tidligere bestyrelse. Det skal der kigges på - på sigt. POC Jørgen P. Andersen
Gennemgang af aftaler og servicekontrakter med leverandører.
Qvortrup Adm. Administrationsaftale.
- Møde med Qvortrup (Jens Anker) v. Anders Bruun-Schmidt og Gitte Holler mhp indføringen i samarbejde og den eksisterende faste administrationsaftale samt advokatbistand – herunder drøftes procedure for regninger drøftes, bestyrelsesansvar o.a.
ABR. Samarbejde, faste aftaler etc.
- Møde med ABR v. Jørgen P. Andersen med henblik på indsigt i henholdsvis fast månedlig inspektion samt årlig allround inspektion samt løbende vedligehold af membran på terrasser.
Hovedstadens Ejendomsservice (afregninger, vaskepenge, etc)
- Møde med vicevært udbyder med henblik på gennemgang af kontrakt samt indblik i vedligehold af terrasser i introduktion til vaskeri aflæsning etc.
Kort gennemgang af øvrige samarbejdsaftaler;
- Serviceaftale elevator
- Serviceaftale ventilation (DK Indeklima)
- Serviceaftale Varmtvandsbeholder (Krüger)
- Serviceaftale ved Brunata – POC JP
- Serviceaftaler på Vaskemaskiner i fælles vaskeri nr. 4 (Gitte drøfter garanti og vedligehold med Carsten Fogt)
- Service, leje og vedligehold af lifte ved kælderskakte (Gitte drøfter med Vicevært og Carsten Fogt).
- H. Energimærke (Jørgen P. Andersen drøfter fremsendt forslag fra ABR)
Opfyldelse af vedtægter samt husorden
Revideret husorden distribueres af Gitte Holler med nye aftalte vedtægter. Husordenen drøftes med Carsten. Herunder Praksis for udlejning, herunder drøftes med procedure på markedet samt eksisterende praksis samt kontrakter i ejerforeningen med Qvortrup og Carsten Fogt.
Diverse
- Gennemgang af eksisterende dokumenter v. møde med Carsten Fogt – herunder sortering og systematisering.
- Opdatering af ejerforeningens hjemmeside v. Peter Vestergaard – og inddragelse af Morten og Gitte
- Næste bestyrelsesmøde
Mandag d. 5/12 kl. 19.30. Halsskovgade 2, lej 504.