INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE I EF HALSSKOVGADE 2 – 4

Dato og tidspunkt:

Tirsdag den 20. januar 2015, kl. 18.00

Inviteret til at deltage:

Niels Brix (bestyrelsesmedlem)

Carsten Fogt (bestyrelsesmedlem)

Børge Kristensen (bestyrelsesmedlem)

Peter Vestergaard (bestyrelsesmedlem)

Susanne Ullman (bestyrelsesmedlem)

Per Banke (suppleant)

Stig Stender Sapru (suppleant) - deltog ikke

Mogens Bilde (gæst).

DAGSORDEN

Punkt 1

Gennemgang og stillingtagen til udkastet til en ny viceværtkontrakt. Udkastet genomdeles sammen med denne indkaldelse.

Info:

Der er tale om et udkast til den ny viceværtkontrakt, som Foreningen er blevet stillet i udsigt i flere år, jf. referaterne af de seneste års generalforsamlinger.

Vores vicevært har bedt om møde i sagen i uge 5. Datoen er endnu ikke aftalt.

Bestyrelsen skal tage stilling til udkastet og aftale, hvem der kan deltage i viceværtmødet.

Referat:

Det nævnte møde blev afholdt onsdag den 28. januar d.å. i ejendommens varmecentral. Fra bestyrelsen deltog Niels Brix og Carsten Fogt, og fra Hovedstadens Ejendomsservice deltog Lars og Jens Schjerlund.

Under mødet, der på alle måder forløb udmærket, blev punkterne i oplægget til en ny og opdateret viceværtkontrakt gennemgået. Lars Scherlund havde en række kommentarer, bl.a.forslag til yderligere justeringer til arbejdsopgaverne i kontraktoplægget.

Bestyrelsesmedlemmerne tog disse justeringer til efterretning, og det aftaltes, at Lars Schjerlund genkalkulerer sit honorarkrav, nu ud fra arbejdsopgaverne indskrevet i det ny kontraktoplæg. Herefter tager bestyrelsen stilling til dette honorar, og både viceværtteamet og vi vil sigte mod, at den ny kontrakt kan træde i kraft fra 1. april d.å., såfremt de endnu uafklarede punkter falder på plads.

I refererende stund har bestyrelsen endnu ikke modtaget oplysning om det fremtidige honorar, og der er fremkommet yderligere, men relativt uvæsentlige punkter, der skal indskri-

ves i kontrakten.             

Punkt 2

Bestyrelsen orienterer sig, hvad angår oplysningerne i de 2 modtagne tilbud om elektronisk administration af Foreningens vaskeindtægter. De 2 tilbud angående fra henholdsvis Laundry Cat og FlexTouch genomdeles sammen med denne indkaldelse.

Info:

Mødets målsætning er, at bestyrelsen danner sig overblik over fordele og ulemper, såvel administrative, tekniske og økonomiske, ved det mest hensigtsmæssige af disse mulige tiltag, herunder også hvordan det kan indpasses i viceværtens arbejdsopgaver.

Der skal ikke tages endelig stilling til sagen på mødet.

Referat:

Der blev taget endelig stilling til sagen på mødet, idet bestyrelsen besluttede, at Foreningen indtil videre beholder den nuværende vaskeordning uden nogen praktiske forandringer.

Eneste forandring bliver, at viceværtens administration af ordningen nu indskrives og honoreres i den ny kontrakt, der er under forhandling, jf. referatets punkt 1.

Årsagen til denne bestyrelsesbeslutning er, at uanset hvilket af de 2 tilbud, der valgtes, vil-le investeringen overstige væsentligt mere end et helt års vaskeindtægt. Desuden er hvert tilbud forbundet med ikke ubetydelige løbende udgifter.

Bestyrelsen understreger, at vores nuværende ordning er midlertidig, fordi der ikke mere findes den nødvendige support til den teknik, vi anvender. Når lageret af reservedele slipper op, bliver vi nødt til at overgå til moderne elektronisk teknik.

Bestyrelsen er blevet gjort opmærksom på, at der til de 2 foreliggende tilbud findes fornuftige alternativer, som nu vil blive undersøgt.

Bestyrelsen har af den grund foreløbigt besluttet at se tiden an.

Punkt 3

Opdatering af løbende igangværende sager, herunder deres aktuelle stadie og forventede afslutning.

Info:

Overordnet henvises der til de sager, der blev gennemgået på bestyrelsesmødet den 10. december sidste år, jf. mødereferatet.

Som supplement er der 2 nye punkter, bestyrelsen bør overveje:

En modtaget mail i brandsagen angående skader, der endnu ikke er udbedret.               En væsentlig regning angående udbedring af defekter på elevatoren i nr. 2.

Mailen og regningen omdeles sammen med denne indkaldelse.

Referat:

Ny udvikling i de sager, der er oplistet i referatet af bestyrelsesmødet den 10. december 2014, refereres nedenfor:

Istandsættelse af ejendommens 2 trappeopgange og 2 elevatorstole:

Angående montering af "hjørneskånere" på samtlige elevatorskakthjørner har bestyrelsen besluttet, at "skånerne" skal males i samme farve, "brækkethvid", som opgangene.

Arbejderne er allerede principielt besluttet iværksat, men bestyrelsen afventer for god orden skyld malerfirmaets kalkulation af den samlede pris på arbejdet, inkl. de nye arbejdsopgaver, inden der gives grønt lys for projektets opstart.

Vandskader i ejendommens kældre og undermineringsskader:

I refererende stund er samtlige arbejder afsluttet, dvs. reparation af den defekte dykpumpe i kloakken i til nr. 2, installation i kloakken, både i nr. 2 og 4, af sensorer til konstatering af - og straksudbedring af fremtidige pumpedefekter, jordarbejde og asfaltering.

Angående jordarbejdet og asfalteringen har Foreningen modtaget og betalt en faktura på i alt kr. 72.450,00 fra M.S. Anlæg ApS.

Branden i en 4.-salslejlighed kort før nytår 2012:

Bestyrelsen besluttede, at de sidste følgeskader, både i den brandramte lejlighed og i nabolejligheden, skal udbedres og forhåbentlig forsikringsdækkes.

Bestyrelsen afventer endelige skadeslister fra de berørte ejere, inden arbejderne iværksættes.

Øvrig vedligeholdelse:

Herudover gennemgik bestyrelsen de på mødet forelagte punkter, men enedes om, at der ikke forelå nogen egentlige dramatiske sager.

Modtagne fakturaer besluttedes betalt, ligesom det besluttedes med assistance fra både rådgivere og vicevært fortsat løbende at være opmærksom på udviklingen i ejendommens vedligeholdelsestilstand.

Punkt 4

Info:

Til mødet foreligger følgende emner til behandling under dette punkt:

Aktuel ByggeRådgivning ApS (ABR)'s månedsrapporter.

Opdatering angående de uaflåste kælderrum.

En 4.- salsejer, der har lejlighed på altangangen, har henvendt sig til bestyrelsen om "krad-selyde" i faldstammen på badeværelset: Mistanke om rotter.

Referat:

Bestyrelsen besluttede, at ABR's månedsrapporter er et betydningsfuldt supplement til den

løbende overvågning af ejendommens vedligeholdelsestilstand. Modtagelsen af rapporterne bibeholdes.

Angående de uaflåste kælderrum besluttedes det som supplement til beslutningen ifølge referatet til mødet af 10. december 2014, at de berørte ejere af administrator tilskrives om, at Foreningens udlæg for låsen opkræves sammen med fællesudgifterne for marts måned 2015. Når denne skrivelse er afsendt, afleverer bestyrelsen nøgler til låsene i ejernes brev-sprækker/postkasser.

Angående rottemistanken har den pågældende ejer 2 gange hørt de nævnte lyde, men har ikke fysisk observeret rotter.

Bestyrelsen har rådført sig med ingeniør Yvonne Schack Barding, ABR, der oplyste, at det er overordentligt sandsynligt, at der kan være tale om en rotte, der er blevet forstyrret af jordarbejderne i kloakken, jf. ovenfor, og derfor er søgt op i vores faldstammer. Der kan være tale om en såkaldt "strejfer".

Også Københavns Kommune er blevet kontaktet om vejledning i sagen. Resultatet er blevet, at bestyrelsen har besluttet at lade en rottespærre installere i hver af de 5 faldstammer, der betjener den berørte del af ejendommen, således at vi kan påregne at være på den sikre side. Foreningens VVS-mand har endnu ikke nået at afslutte arbejdet.

Der ikke indløbet meddelelser om yderligere mulig rotteaktivitet.

Der forelå herefter ikke flere punkter til behandling på mødet.

Dato for mødeindkaldelsen:

Den 18. januar 2015

Dato for referatet:

Den 8. februar 2015

Referent, Carsten Fogt

080215 Mødereferat 200115