INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE I EF HALSSKOVGADE 2 – 4
Dato og tidspunkt:
Torsdag den 1. september 2016, kl. 19.00.
Inviteret til at deltage:
Carsten Fogt (bestyrelsesmedlem)
Claus Holmer (bestyrelsesmedlem)
Børge Kristensen (bestyrelsesmedlem)
Peter Vestergaard (bestyrelsesmedlem).
Startinfo:
Mødet er beregnet til overordnet at følge op på de væsentligste af de igangværende sager, der er oplistet i referatet af bestyrelsesmødet den 16. august d.å., idet dog periodeaktuelle sager er udeladt. Disse sager refereres, når de genoptages.
På mødet behandles desuden punkter og sager, der er fremkommet siden den 16. august.
DAGSORDEN
Punkt 1
Opfølgning på nedenstående igangværende sager:
1.1, Ventilationssagen, Halsskovgade nr. 2
1.2, Bakteriesagen
1.3, Brandsagen
1.4, Spildvandsfaldstammerne
1.5, Lyset på 5.- sals fællesterrasserne
1.6, Kanylesagen.
Info:
Bestyrelsens opfølgning og beslutninger fremgår af referatets punkter.
Referat:
1.1, Bestyrelsen kan oplyse, at sagen planmæssigt skrider frem som oplyst i referatet af bestyrelsesmødet den 16. august d.å.
1.2, Bestyrelsen henviser til referatet af bestyrelsesmødet den 16. august d.å. Sagen er endnu ikke afsluttet.
1.3, Bestyrelsen har modtaget oplysning om, at Gensidige Forsikring har ladet de sidste mangler i de 2 berørte lejligheder udbedre.
Bestyrelsen har derfor i en e-mail af 3. september d.å. anmodet administrator om at aftale afleveringsforretning med forsikringsselskabets taksator. Afleveringsforretningens dato er herefter tidspunktet, hvor Foreningen kan erklære brandsagen for endeligt afsluttet.
1.4, Anmeldelsesfristen, den 1. september d.å., af tæringsskader på spildvandsfaldstammerne er nu udløbet.
Bestyrelsen har derfor opstartet gennemgangen af de modtagne anmeldelser med henblik på at indhente tilbud fra både rådgiver og flere VVS-firmaer.
Det må påregnes, at skaderne skal besigtiges i forbindelse med tilbudsgivningen.
1.5 og 6, Bestyrelsen henviser til referatet af bestyrelsesmødet den 16. august d.å. Sagerne står umiddelbart foran deres afslutning.
Punkt 2
Behandling af nedenstående nye sager:
2.1, Opfølgning på diverse mangler og skader oplyst i ABR's løbende månedsrapporter
2.2, Storskrald i gården bag containerne til elektronik, metal og plast
2.3, Vandbruddet ud for Halsskovgade nr. 4
2.4, Mulig ny skade på dykpumpen i elevatorbrønden i Halsskovgade nr. 2
2.5, Bortfald af Foreningens kassekredit på max.1 mio. kr.
Info:
Bestyrelsens opfølgning og beslutninger fremgår af referatets punkter.
Referat:
2.1, Bestyrelsen gennemgik sagerne, der for størstedelens vedkommende ikke er væsentlige, og konstaterede, at de fleste allerede er udført eller sat i værk. Færdiggørelsen af væ-sentlige arbejder oplyses i senere referater.
2.2, Siden sidste bestyrelsesmøde har bestyrelsen modtaget en del klager over, at der er blevet anbragt storskrald, herunder også byggeaffald, på flisearealet bag containerne. Også personer udefra er set anbringe sådant affald på vores område.
Bestyrelsen har såvel på opslagstavlerne i opgangene som bag containerne ladet opsætte opslag, der opfordrer beboerne til at følge anvisningerne i ejendommens husorden angående håndtering af denne type affald.
Det ser glædeligvis ud til at have hjulpet. Siden opslagene er der ikke observeret storskrald på det nævnte fliseareal.
Bestyrelsen er ved at få undersøgt, hvorvidt vi kan reducere antallet af pap- og papircontainere under ejendommen, sådan at de 3 containere til elektronik, metal og plast også kan flyttes derind.
Det burde yderligere reducere incitamentet til at anbringe storskrald på flisearealet.
2.3, Sagen, der er afsluttet og nu kan opgøres endeligt, er sidst behandlet i referatet af bestyrelsesmødet den 28. april d.å., hvori det oplystes, at Foreningen vil modtage 60 % forsikringsdækning i sagen.
Foreningens samlede udlæg til udbedring kan opgøres til 75.771 kr., hvoraf 60 % eller 45.462 kr. forsikringsdækkes. Foreningens samlede omkostning til skadens udbedring beløber sig således til 30.308 kr., hvilket er indregnet som udgift i foreningsregnskabet for 2015/16.
Bestyrelsen tager hånd om de sidste ekspeditioner i sagen.
2,4, Der er konstateret nye "vandlyde" fra under elevatoren i Halsskovgade nr. 2, når den standser i kælderen.
Bestyrelsen har anmodet Aktuel ByggeRådgivning ApS om at undersøge sagen, herunder om dykpumpen, der tidligere er repareret, bør udskiftes, inden garantiperioden udløber.
2.5, I et brev af 22. juni d.å. har bestyrelsen af Nordea fået oplyst, at Foreningens kassekredit på max. 1 mio. kr. vil blive pålagt en løbende provision på 2,0 % årligt fra 1. oktober d.å., selv om den ikke anvendes. Det vil sige mindst 20.000 kr. årligt.
Foreningen har anvendt kreditten som en likviditetsreserve, det indtil videre har været u-nødigt at trække på, hvilket heller ikke påregnes at blive nødvendigt i mindst 1 år endnu.
Efter samråd med administrator, der har oplyst dels, at bankgebyret for oprettelse af en ny kredit vil være mindre end den nævnte årlige provision på mindst 20.000 kr., og dels, at Foreningen ikke vil få problemer med etablering af en ny kredit, når det bliver nødvendigt, besluttede bestyrelsen at opsige den nuværende kredit.
Punkt 3
Emner, der vedrører Foreningens interne forhold, herunder bestyrelsens arbejdsgang:
Info:
Bestyrelsens håndtering af disse emner fremgår delvis af referatet af bestyrelsesmødet den 16. august d.å. Udviklingen i sagerne siden da fremgår af referatet nedenfor.
3.1, Foreningens regnskab for 2015/16 budget for 2016/17
3.2, Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter på den kommende generalforsam-
ling/fremtidig fordeling af arbejds- og ansvarsområder
3.3, Ændring af Foreningens vedtægter og af ejendommens husorden
3.4, Ordrehåndtering/bestilling af - og igangsætning af arbejder/sagsafslutninger
3.5, Istandsættelse af kælderlokalet i nr. 2 til brug for afholdelse af foreningsmøder m.m.
3.6, Forsættelse med opdatering af bestyrelsens forretningsorden, kommunikation internt,
med ejerkredsen, med eksterne samarbejdspartnere samt med arkivering af væsentli-
ge foreningsdokumenter og -oplysninger.
Referat:
3.1, Bestyrelsen kan oplyse, at regnskabsarbejderne planmæssigt skrider frem som oplyst
i referatet af bestyrelsesmødet den 16. august d.å.
3.2, Der skal på den kommende generalforsamling vælges mindst 2 nyt bestyrelsesmed-lemmer og 2 nye suppleanter. Generalforsamlingsdatoen er som tidligere oplyst fastlagt til mandag den 31. oktober d.å.
Der er allerede opsat opslag herom på ejendommes 2 opslagstavler, herunder at forslag til forelæggelse på generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest 15. september.
3.3, Siden sidste bestyrelsesmøde den 16. august d.å. har Foreningens administrator anbefalet bestyrelsen at udskyde eventuelt påtænkte vedtægtsændringer i et års tid, fordi der er ved at blive udarbejdet helt nye standardvedtægter for ejerforeninger
3.4, Angående dette punkt henviser bestyrelsen til referatet af bestyrelsesmødet den 16. august d.å.
3.5 og 6, Bestyrelsen har endnu ikke afsluttet sit arbejde, hvad angår disse 2 punkter. Resultaterne vil løbende blive refereret i den takt, de foreligger.
Punkt 4
Eventuelt:
Info:
Et bestyrelsesmedlem gjorde under mødet opmærksom på, at der er klaget over uorden i ejendommens cykelkældre. Bl.a. er cykler fra den seneste cykeloprydning endnu ikke bort-kørt, der er stillet bildæk i cykelkælderen i stedet for i ejerens egen kælder, og man risikerer at få snavset sit tøj til som følge af de forringede pladsforhold.
Referat:
Bestyrelsen besluttede at konferere med viceværten om at få reetableret ordnede forhold i cykelkældrene.
Da der herefter ikke fremkom yderligere punkter til behandling på mødet, afsluttedes det.
Punkt 5
Sager, der ikke er endeligt afsluttet. Der tale om følgende punkter og underpunkter:
1.1, 2, 3, 4, 5, 6
2.1,2, 4,5
3.1, 2, 3, 4, 5, 6.
Ordnede forhold i cykelkældrene.
Dato for mødeindkaldelsen:
Den 31. august 2016
Dato for referatet:
Den 11. september 2016
Dagsorden og referat, Carsten Fogt
Referatet er udlagt på Foreningens hjemmeside.
010916 Bestyrelsesmøde referat